7.3.3 De stand van zaken

Het Communicatiekanaal is vanaf het begin geconfronteerd met een groot aantal juridische en praktische problemen. Een aantal is, al dan niet met behulp van de wetgever, opgelost.1 In de tijd dat het Communicatiekanaal werd opgezet was het uitsluitend mogelijk op papier te communiceren met en tussen aandeelhouders Inmiddels is het Communicatiekanaal volledig aangepast aan de elektronische omgeving, mede met behulp van nieuwe regelgeving. In dit verband belangrijker nog dan de invoering van de Wet elektronische communicatiemiddelen in 2007, is de implementatie van de Europese richtlijn inzake elektronische handel in 2004, waarin expliciet werd gemaakt dat een elektronisch, via internet, afgegeven volmacht (steminstructie) geldig is, zie art. 2: 117 lid 6 BW. Hiermee werd de deur voor het Communicatiekanaal open gezet voor elektronische volmachten. De stemprocedure werd hierop aangepast en met ingang van het vergaderseizoen 2005 was het voor aandeelhouders mogelijk om hun volmacht via internet af te geven. Ook het protocol is aan de elektronische omgeving aangepast. Als gevolg hiervan is het Communicatiekanaal in toenemende mate nog slechts infrastructuur. Er worden steminstructieformulieren verstuurd (per e-mail of per post) en de overige informatie staat op internet. Van de aandeelhouders die hun volmacht via internet afgeven worden e-mail adressen verzameld; indien gewenst, krijgen zij voortaan alle informatie per e-mail (met relevante links) toegestuurd, waardoor geen fysieke stukken meer behoeven te worden rondgestuurd. Dit scheelt druk- en verzendkosten. Bovendien zijn de kosten van het systeem fors lager. In deze volledig elektronische omgeving verschuift het systeem van push: het actief verzenden van informatie aan aandeelhouders, naar pull: de vennootschap stelt alle informatie beschikbaar op haar website en aandeelhouders halen de voor hen relevante informatie zelf van deze site.

De infrastructuur van het Communicatiekanaal biedt goede mogelijkheden voor een efficiënt systeem van stemmen op afstand. Desondanks wordt van deze faciliteit relatief weinig gebruik gemaakt. Dit komt door een aantal problemen, die niet alleen het Communicatiekanaal treffen, maar in algemene zin een efficiënt internationaal werkend systeem van stemmen op afstand in de weg staan. De meest belangrijke zijn het feit dat maar een beperkt aantal aandeelhouders via het systeem wordt bereikt en het probleem van grensoverschrijdend stemmen.2 Deze problemen vloeien voornamelijk voort uit het gegeven dat aandelen in de praktijk op grote schaal worden aangehouden via ketens van effectenintermediairs. Zeker indien de ketens van effectenintermediairs grensoverschrijdend zijn kunnen er conflicterende rechtsregels zijn, waardoor onduidelijk is wie stemgerechtigd is. Bij grensoverschrijdend stemmen op afstand nemen de juridische en praktische complicaties exponentieel toe.3 Aangezien inmiddels 80% van de aandelen in Nederlandse beursvennootschappen in buitenlandse handen zijn, staan deze complicaties een effectief systeem van proxy voting in de weg. Deze problematiek vereist een integrale internationale aanpak teneinde duidelijkheid te scheppen in de verschillende regels van vennootschapsrecht, effectenrecht en internationaal privaatrecht.4 Er is ten minste een Europese aanpak nodig. Men moet duidelijk maken wie in internationale ketens mag bepalen hoe er wordt gestemd. Hierbij is het wenselijk dat men in Europa, net als in de VS, op de een of andere manier uitkomt bij een regeling waarbij de uiteindelijke beleggers, de economische belanghebbenden, stemgerechtigd zijn. Men zal dan tegelijkertijd moeten bewerkstelligen dat deze stemgerechtigden ook daadwerkelijk worden bereikt en hun stem kunnen uitbrengen.

Helaas is op dit terrein een kans gemist. De noodzaak van een internationale aanpak is onderkend. Dit probleem was, mede dankzij de oratie van Jaap Winter in 2000, onderdeel van het mandaat van de in 2001 door de Europese Commissie in het leven geroepen High Level Group of Company Law Experts, die zich moest buigen over de modernisering van het vennootschapsrecht in Europa. Gezien de omvang en aard van dit probleem, is besloten dat het element van het grensoverschrijdend stemmen zou worden bekeken door een aparte internationale deskundigengroep. Dit op initiatief van de Nederlandse Minister van Justitie. Er is een Expert Group on Cross-Border Voting ingesteld. Ook deze groep stond onder voorzitterschap van Winter en ook een ander lid van de High Level Group maakte deel uit van deze groep die zich specifiek zou richten op grensoverschrijdend stemmen. De groep heeft eind 2002 een rapport uitgebracht over de problematiek, met daarin enkele concrete voorstellen voor oplossingen.5 De High Level Group of Company Law Experts heeft deze voorstellen integraal ondersteund en opgenomen in zijn eigen rapport over de modernisering van het Europese vennootschapsrecht dat eveneens eind 2002 is verschenen.6 Helaas heeft de Europese wetgever de aangedragen oplossingen niet overgenomen. Het begon veelbelovend, doordat de Europese Commissie dit onderwerp in haar Action Plan uit 2003 uitdrukkelijk noemde als een onderwerp dat op korte termijn moest worden opgelost.7 Dit zou in de Richtlijn Aandeelhoudersrechten moeten gebeuren. Uiteindelijk zijn echter alle echte oplossingen, na drie consultatierondes, in het Europese politieke krachtenveld gesneuveld. Een aantal landen heeft zich tegen het opnemen van verdergaande bepalingen op dit terrein verzet. De Richtlijn bevat derhalve geen dwingende bepalingen over het oplossen van het probleem van grensoverschrijdend stemmen.8 Dit tot spijt van de Nederlandse wetgever, die inmiddels zelf probeert een oplossing dichterbij te brengen.9