4.3.3.2 Uitoefening voorafgaand aan de aandeelhoudersvergadering

Aandeelhouders kunnen reeds voorafgaand aan een algemene vergadering hun vragen indienen, zodat die vragen ter vergadering kunnen worden beantwoord. Dit volgt ook uit de beschikking van de Ondernemingskamer inzake Delta Lloyd:

Ik meen dat het de vennootschapsleiding in beginsel ook vrijstaat de aldus gestelde vragen voorafgaand aan de vergadering te beantwoorden. Indien daartoe wordt besloten, is het wel van belang dat aandeelhouders de mogelijkheid hebben om tijdig kennis te nemen van die informatie.

In artikel 11 en 18 van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid2 was voorzien in de mogelijkheid dat individuele aandeelhouders vragen konden indienen voorafgaand aan een volledig digitale aandeelhoudersvergadering.3 Die vragen zouden uiterlijk ter vergadering, al dan niet thematisch, worden beantwoord.4 De antwoorden dienden op de website van de vennootschap te worden geplaatst of5 via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk te worden gemaakt voor de aandeelhouders.6 Deze regeling is op 1 februari 2023 vervallen.7

De regeling uit de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid bevatte een aantal interessante aspecten. Ten eerste heeft de wetgever kennelijk beoogd het recht op inlichtingen ook toe te kennen aan collectieve belangenorganisaties die de belangen van aandeelhouders vertegenwoordigden.8 Die keuze is overigens niet nader toegelicht en kan ik ook niet goed plaatsen. Ik heb niet de indruk dat in de praktijk op dit punt problemen worden ervaren.

Ten tweede valt op dat de antwoorden op de gestelde vragen uiterlijk tijdens de vergadering dienden te worden gegeven. Hiermee werd beoogd te waarborgen dat aandeelhouders in staat zouden zijn om de antwoorden te betrekken bij het uitoefenen van hun stemrecht ter vergadering.9 Het bestuur kon bijvoorbeeld vóór de vergadering een e-mail sturen met de gestelde vragen en antwoorden.10 Ik kan mij niet aan de indruk onttrekken dat de wetgever aanstuurde op beantwoording van de vragen vóór de vergadering, terwijl dat niet het wettelijke uitgangspunt is en ook niet goed is in te zien waarom dit bij een digitale vergadering anders zou zijn dan bij een fysieke vergadering. Mogelijk houdt dit verband met het gegeven dat de mogelijkheid om ter vergadering vragen te stellen niet in alle gevallen was verzekerd.11 Indien vragen vóór vergadering zouden worden beantwoord, geeft dat aandeelhouders meer gelegenheid om nog op die antwoorden te kunnen reageren. Zo zouden wellicht vervolgvragen kunnen worden gesteld die bijvoorbeeld ter vergadering dienden te worden beantwoord.

Ten slotte wijs ik erop dat aandeelhouders tot in ieder geval 72 uur vóór de aanvang van de digitale vergadering de tijd kregen om hun vragen op te sturen,12 tenzij de vennootschap een kortere termijn hanteerde. De keuze voor deze termijn is niet nader toegelicht, maar lijkt te zijn bedoeld om de vennootschapsleiding in staat te stellen zich voor te bereiden op de gestelde vragen en – zo mogelijk – nog vóór de vergadering de antwoorden te delen met de aandeelhouders. Een dergelijke regeling is niet overgenomen in het momenteel voorliggende Wetsvoorstel voor de Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen. Dit lijkt een bewuste keuze te zijn geweest, nu in de memorie van toelichting wel wordt verwezen naar het recht op inlichtingen en de hiervoor besproken regeling uit de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid, al wordt dit niet nader toegelicht.13 Zelf meen ik dat een wettelijke regeling voor het indienen van vragen voorafgaand aan de algemene vergadering overbodig zou zijn. Het huidige artikel 2:107/217 lid 2 BW laat ruimte om voorafgaand aan de algemene vergadering vragen te stellen en onduidelijk is aan welke behoefte een nadere regeling tegemoet zou komen. In ieder geval zie ik geen reden om op dit punt een onderscheid te maken tussen enerzijds de digitale vergadering en anderzijds de fysieke of hybride vergaderingen, mits aandeelhouders die een vergadering digitaal bijwonen daar het woord kunnen voeren. Dit is gewaarborgd onder het huidige consultatievoorstel.

In de praktijk komt het regelmatig voor dat aandeelhouders voorafgaand aan een aandeelhoudersvergadering vragen indienen.14 Koninklijke BAM Groep N.V. is een voorbeeld van een Nederlandse beursvennootschap die haar aandeelhouders uitnodigt om voorafgaand aan de algemene vergadering schriftelijk vragen in te dienen. In de oproepingsberichten voor haar jaarvergaderingen is de volgende paragraaf opgenomen:

Het verdient opmerking dat BAM heeft aangegeven dat vragen die niet reeds ter vergadering kunnen worden beantwoord, nadien zullen worden beantwoord via de website van de vennootschap.16 Een dergelijke verplichting volgt niet uit artikel 2:107/217 lid 2 BW noch uit de Corporate Governance Code.

Ik acht het wenselijk dat vragen voorafgaand aan de algemene vergadering worden gesteld, zodat de vennootschapsleiding de gelegenheid krijgt zich behoorlijk voor te bereiden. Dat geldt te meer voor vragen die verband houden met de verantwoordingsplicht van de vennootschapsleiding en mogelijk minder verband houden met de agenda zelf. De wet lijkt hier ook ruimte voor te laten. Ik meen echter dat het recht op inlichtingen ook dan strikt genomen pas ter vergadering – en niet reeds daarvoor – wordt uitgeoefend,17 aangezien (i) het recht op inlichtingen toekomt aan de algemene vergadering; (ii) algemene vergadering als orgaan (pas) wordt ‘geactiveerd’ met de opening van de vergadering;18 en (iii) de relevante vragen pas ter vergadering worden behandeld. Deze juridische duiding heeft overigens geen praktische gevolgen.