4.3.4 Logistieke aspecten van informatieverstrekking

Het is aan de vennootschapsleiding om de verlangde inlichtingen te verstrekken. De vennootschapsleiding kan daarmee in beginsel ook bepalen op welke wijze die inlichtingen worden verstrekt. Van belang is dat de algemene vergadering redelijkerwijs kennis kan nemen van de verstrekte inlichtingen. Doordat het recht op inlichtingen ter vergadering – en daarmee in beginsel mondeling – wordt uitgeoefend, zullen de verlangde inlichtingen in het algemeen mondeling ter vergadering worden verstrekt. De vennootschapsleiding kan in bepaalde gevallen echter ook ervoor kiezen de informatie schriftelijk te verstrekken, al dan niet achteraf. Ik gaf hiervoor het voorbeeld van BAM, die – geheel onverplicht – ervoor kiest schriftelijk antwoord te geven op vragen die ter vergadering niet konden worden beantwoord. Dit getuigt van openheid, maar beperkt tegelijkertijd ook de waarde van die informatie, nu deze niet meer ter vergadering kan worden gebruikt. Om die reden zou de vennootschapsleiding mijns inziens niet te lichtvaardig ervoor moeten kiezen om vragen achteraf te beantwoorden, te meer indien de antwoorden relevant zijn voor voorliggende stempunten of indien dit de verantwoordingsplicht van het bestuur zou uithollen.

Aangezien het recht op inlichtingen toekomt aan de algemene vergadering, worden de verzochte inlichtingen ook verstrekt aan de algemene vergadering en niet slechts aan de individuele aandeelhouder(s) die daarom verzocht(en).1 Dat betekent dat alle aandeelhouders – ook zij die niet op de betreffende vergadering aanwezig waren – in beginsel recht hebben om kennis te nemen van de inlichtingen die ter vergadering zijn verstrekt.2 Daarmee is de gelijke toegang tot informatie optimaal gewaarborgd3 en komt ook de verantwoordingsfunctie van het recht op inlichtingen zoveel mogelijk tot zijn recht. Wanneer de verslaglegging van de vergadering verder strekt dan het houden van aantekening van de genomen besluiten,4 meen ik dat uit die verslaglegging – notulen, een notarieel proces-verbaal of een (band)opname – ook kenbaar zou moeten zijn dat bepaalde inlichtingen zijn verstrekt. Zo kan bij de verslaglegging een (zakelijke) weergave worden opgenomen van de gestelde vragen en de daarop gegeven antwoorden.