5.3.4.2 Wijze waarop de informatie dient te worden verstrekt

De Ondernemingskamer stelt centraal dat de aandeelhouder in staat moet worden gesteld om een behoorlijk beeld te vormen over de gang van zaken of de aangelegenheid waarop het informatierecht ziet.1 Dat kan met zich meebrengen dat informatie op schrift beschikbaar wordt gesteld,2 zoveel mogelijk in kopie of digitaal.3 Hieruit blijkt wederom de pragmatische opstelling van de Ondernemingskamer, waarmee onnodige obstructie wordt voorkomen.

Indien de aandelen zijn gecertificeerd zal de vraag rijzen aan wie de informatie dient te worden verstrekt: is dat de STAK of de achterliggende certificaathouder? In de rechtspraak lijkt veelal te worden verwezen naar de certificaathouder als informatiegerechtigde,4 of lijkt dit in het midden te worden gelaten.5 Ik meen dat een pragmatische benadering hier op zijn plaats is. Denkbaar is bijvoorbeeld dat de vennootschapsleiding de informatieverstrekking zoveel mogelijk via de STAK zal willen kanaliseren met het verzoek om onnodige logistieke belasting te voorkomen. Zij zal zich daarin echter niet te formalistisch mogen opstellen en dient ook open te staan voor bilateraal contact met certificaathouders.

Dan de timing van de informatieverstrekking. Ook dit wordt bepaald door de redelijkheid en billijkheid met inachtneming van de omstandigheden van het geval.6 Informatie moet in ieder geval ‘tijdig’ worden verstrekt,7 waarbij de aandeelhouder – indien mogelijk – de tijd moet worden gegund om op behoorlijke wijze kennis te kunnen nemen van die informatie. Hoewel de zorgplicht uit Zwagerman niet strekt tot een consultatieplicht of goedkeuringsrecht, kunnen zich omstandigheden voordoen die nopen tot voorafgaande informatieverstrekking. Aangezien het informatierecht buiten vergadering (mede) dient om de belangen van de betrokken aandeelhouders te beschermen, zal het veelal voor de hand liggen dat zij zoveel mogelijk van tevoren worden geïnformeerd. Op die manier worden zij in staat gesteld tijdig voor hun belangen op te komen. De vennootschapsleiding zal er over het algemeen verstandig aan doen om niet onnodig te wachten met het verstrekken van informatie aan haar aandeelhouders.