Rb. Den Haag, 08-04-2025, nr. NL24.23552

2. Verzoeker heeft op 15 oktober 2024 verzocht om een veroordeling van de minister in de proceskosten. Verzoeker heeft dit verzoek gedaan bij de intrekking van zijn beroep tegen het niet op tijd nemen van een besluit op zijn asielaanvraag.

De rechtbank heeft het beroep tegen het niet op tijd nemen van een besluit eerder, op 30 juli 2024, op een enkelvoudige zitting behandeld. Hieraan hebben de gemachtigde van verzoeker en de gemachtigde van de minister deelgenomen. Het onderzoek is op die zitting gesloten. Op 8 augustus 2024, dus voor inwilliging van de asielaanvraag, heeft de rechtbank het onderzoek heropend en het beroep voor nadere behandeling verwezen naar de meervoudige kamer.

Op 26 augustus 2024 heeft de rechtbank partijen vragen gesteld over de elektronische indiening van een ingebrekestelling. De minister heeft op 9 september 2024 hierop gereageerd. Verzoeker heeft op 2 september 2024 en 17 september 2024 zijn reactie ingediend.

Na inwilliging van de asielaanvraag op 19 september 2024, de intrekking van het beroep en de indiening van het verzoek om een proceskostenveroordeling, heeft de rechtbank besloten dat verzoek wegens de voorliggende rechtsvraag ook in meervoudige samenstelling te behandelen.

De minister heeft op 27 september 2024 en 24 oktober 2024 op het verzoek gereageerd en aangegeven dat hij de proceskosten niet wil vergoeden, omdat het beroep volgens hem niet-ontvankelijk was. Verzoeker heeft op 30 september 2024 een reactie toegezonden.

De zitting van de meervoudige kamer heeft plaatsgevonden op 30 januari 2025. Hieraan hebben de gemachtigde van verzoeker en de gemachtigde van de minister deelgenomen.

3. Als een beroep wordt ingetrokken omdat het bestuursorgaan geheel of gedeeltelijk aan de indiener van het beroepschrift is tegemoetgekomen, kan de bestuursrechter op verzoek van de indiener dat bestuursorgaan bij afzonderlijke uitspraak veroordelen in de proceskosten.2.

Met het alsnog nemen van een besluit is de minister aan verzoeker tegemoet gekomen. Dat is echter niet voldoende voor een proceskostenveroordeling op grond van artikel 8:75a, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Daarvoor moet ook zijn voldaan aan de voorwaarden voor het instellen van beroep tegen het niet tijdig nemen van een besluit.3.Eén van die voorwaarden is dat aan dat beroep een geldige ingebrekestelling moet zijn voorafgegaan.

Wat zijn de feiten en wat is het procesverloop geweest?

4. Verzoeker is afkomstig uit Eritrea. Op 13 juni 2022 heeft hij in Nederland een asielaanvraag ingediend. De minister heeft deze aanvraag op 6 januari 2023 niet in behandeling genomen, omdat Italië hiervoor verantwoordelijk was. Bij uitspraak van 1 maart 2023 heeft deze rechtbank, zittingsplaats ’s-Hertogenbosch4., het hiertegen ingediende beroep gegrond verklaard en het besluit van 6 januari 2023 vernietigd. De minister heeft verzoeker op 27 maart 2023 bericht zijn asielaanvraag alsnog te behandelen in de nationale procedure, omdat verzoeker niet binnen de overdrachtstermijn is overgedragen aan Italië, waardoor Nederland vanaf 16 maart 2023 verantwoordelijk is geworden voor de behandeling van de asielaanvraag. Verzoeker heeft de minister op 15 mei 2024 via het digitaal portaal in gebreke gesteld wegens het niet tijdig nemen van een beslissing. Vervolgens heeft hij op 6 juni 2024 een beroep ingediend wegens het niet tijdig nemen van een beslissing.

Wat is het standpunt van de minister?

5. De minister stelt zich op het standpunt dat het beroep niet-ontvankelijk is, omdat de ingebrekestelling niet geldig is. De ingebrekestelling is langs elektronische weg, via het Portaal voor Advocaten, bij hem ingediend, terwijl die weg op dat moment niet langer openstond voor ingebrekestellingen. Daarnaast is de ingebrekestelling van 15 mei 2024 volgens de minister prematuur ingediend, omdat de beslistermijn met het Wijzigingsbesluit Vreemdelingencirculaire (WBV) 2023/3 met negen maanden is verlengd en daardoor pas op 16 juni 2024 is geëindigd.

Afsluiting elektronische weg voor ingebrekestellingen

6. De IND heeft voor het uitwisselen van dossierstukken in asielzaken het Portaal voor Advocaten ontwikkeld. De minister heeft naar aanleiding van de vragen van de rechtbank toegelicht dat het voor advocaten tussen juni 2022 en mei 2024 mogelijk was om dit portaal in asielzaken te gebruiken voor de indiening van ingebrekestellingen. Deze wijze van indiening van een ingebrekestelling is vanaf mei 2024 beëindigd, omdat volgens de minister ingebrekestellingen niet als zodanig werden onderkend. Het niet langer openstellen van deze elektronische weg voor het indienen van ingebrekestellingen is bedoeld voor een bepaalde duur. Vanaf 1 januari 2026, na inwerkingtreding van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, komt de elektronische weg weer open te staan, aldus de minister.

Wettelijke kader

7. Op grond van artikel 2:15, eerste lid, van de Awb kan een bericht elektronisch naar een bestuursorgaan worden verzonden voor zover het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend. Het bestuursorgaan kan nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg.

Artikel 2:15 van de Awb maakt onderdeel uit van afdeling 2.3 over verkeer met bestuursorganen langs elektronische weg. Deze afdeling is met de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer op 1 juli 2004 aan de Awb toegevoegd.5.

Rechtsvraag

8. Niet in geschil is dat tussen juni 2022 en mei 2024 sprake was van een bestendige bestuurspraktijk,6.die inhield dat het voor alle advocaten mogelijk was in lopende asielzaken ingebrekestellingen in te dienen via het Portaal voor Advocaten en dat op die manier aan advocaten kenbaar is gemaakt dat de elektronische weg is geopend. De minister stelt echter dat hij bevoegd is een opengestelde elektronische weg ook weer te sluiten. De rechtbank ziet zich voor de vraag gesteld hoe dat standpunt zich verhoudt tot artikel 2:15, eerste lid, van de Awb.

Kan een opengestelde elektronische weg weer worden gesloten?

9. Op grond van artikel 2:15 van de Awb is elektronisch verkeer met een bestuursorgaan alleen mogelijk als het bestuursorgaan kenbaar heeft gemaakt dat deze weg openstaat. Uit de totstandkomingsgeschiedenis van artikel 2:15 van de Awb volgt dat deze openstelling van facultatieve aard is. Een bestuursorgaan kan niet gedwongen worden om van de elektronische weg gebruik te maken.7.Uit de facultatieve aard van artikel 2:15 van de Awb vloeit logischerwijs ook voort dat niet gezegd kan worden dat een bestuursorgaan niet bevoegd zou zijn om een geopende elektronische weg weer te sluiten. Dat artikel 2:15 van de Awb deze situatie niet expliciet regelt, maakt dat niet anders.

De rechtbank merkt hierbij op dat een sluiting van een eerder opengestelde elektronische weg niet zondermeer voor de hand ligt. De wetgever heeft bij de totstandkoming van de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer bij herhaling gewezen op het belang van de mogelijkheid van elektronisch verkeer. Dit kan, aldus de memorie van toelichting van deze wet, tussen bestuursorganen en burgers een belangrijke bijdrage leveren aan het streven naar een toegankelijke en beter presterende overheid.8.Ook heeft de regering aangegeven het bestuurlijke verkeer langs elektronische weg te stimuleren.9.Het is de bedoeling de elektronische bereikbaarheid stap voor stap uit te bouwen.10.Het sluiten van de elektronische weg is daarentegen juist een stap terug.

Daarnaast volgt uit de memorie van toelichting dat de openstelling van de elektronische weg facultatief is om te voorkomen dat een bestuursorgaan via de elektronische weg wordt benaderd, terwijl deze daar nog niet klaar voor is. Het bestuursorgaan moet de gelegenheid hebben elektronische berichten eerst in behandeling te nemen, als deze in staat is ze op een ordelijke en efficiënte wijze te behandelen met voldoende waarborgen voor de betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid van de uitgewisselde berichten. Zoals volgt uit de overwegingen hiervoor onder 6 heeft de minister de elektronische weg voor ingebrekestellingen in 2022 opengesteld en twee jaar lang digitaal ingediende ingebrekestellingen geaccepteerd. Deze langdurige openstelling is naar het oordeel van de rechtbank een duidelijke aanwijzing dat de minister in staat is gebleken digitaal ingediende ingebrekestellingen te behandelen.

De rechtbank acht het in het licht van het voorgaande in strijd met de strekking11.van artikel 2:15 van de Awb als de minister de opengestelde elektronische weg zondermeer weer kan sluiten en op die manier een hogere drempel opwerpt voor correspondentie. De minister dient daarvan naar het oordeel van de rechtbank terughoudend gebruik te maken en kan daartoe uitsluitend overgaan als daaraan een deugdelijke motivering ten grondslag ligt. De rechtbank zal hierna beoordelen of daaraan in dit geval is voldaan.

De minister heeft in het bericht van 9 september 2024 toegelicht waarom het volgens hem noodzakelijk was de elektronische weg voor het indienen van ingebrekestellingen te sluiten. Volgens de minister werden ingebrekestellingen gemist als gevolg van de vele verschillende kanalen waarop deze werden ingediend. Ingebrekestellingen werden, aldus de minister, ingediend via het Portaal voor Advocaten, e-mail, in gronden of bezwaren, MijnOverheid, per post en fax. Deze veelheid aan kanalen vereiste aanzienlijke aandacht en de medewerkers moesten voortdurend alert zijn op ingebrekestellingen. Door deze werkwijze kwamen ingebrekestellingen soms niet tijdig onder ogen van de minister. Specifiek bij het Portaal voor Advocaten is het voorgekomen dat ingebrekestellingen samen met andere stukken in grote berichten werden verzonden en daardoor niet werden opgemerkt. Daarbij zijn er in het portaal verschillende poststromen die automatisch in het systeem van de IND worden opgenomen. Wanneer een ingebrekestelling wordt ingediend samen met stukken in een dergelijke poststroom, wordt deze pas opgemerkt wanneer een medewerker de zaak in behandeling neemt.

Bovendien wordt volgens de minister niet uitsluitend het formulier ‘Ingebrekestelling bij niet tijdig beslissen’ ingediend; soms bevat een brief slechts een fragment van tekst dat moet worden aangemerkt als een ingebrekestelling. Dergelijke brieven worden door de minister dan eveneens pas ontdekt zodra het dossier in behandeling is genomen.

De rechtbank is van oordeel dat de minister hiermee niet deugdelijk heeft gemotiveerd waarom het noodzakelijk was tot sluiting van de elektronische weg over te gaan. Zoals verzoeker terecht heeft gesteld, kan zich ook met fax- of postverkeer de situatie voordoen dat ingebrekestellingen samen met andere stukken worden verzonden en daardoor moeilijk kunnen worden opgemerkt. Dat geldt ook voor het niet gebruiken van het formulier ‘Ingebrekestelling bij niet tijdig beslissen’. De rechtbank acht ook van belang dat de minister, zoals op de zitting is erkend, niet is nagegaan of minder verstrekkende maatregelen dan sluiting van de elektronische weg mogelijk waren om het missen van ingebrekestellingen te voorkomen. De minister had bijvoorbeeld, gelet op artikel 2:15, eerste lid, tweede zin, van de Awb de mogelijkheid om nadere eisen te stellen aan het gebruik van de elektronische weg.12.De minister had met het oog op de ordelijke behandeling voorwaarden kunnen verbinden aan de wijze van indiening van digitale ingebrekestellingen om op die manier de herkenbaarheid daarvan te vergroten. Maar dat is niet gebeurd.

Al het voorgaande betekent dat de omstandigheid dat verzoeker de ingebrekestelling via het Portaal voor Advocaten heeft ingediend niet maakt dat deze niet aangemerkt kan worden als geldige ingebrekestelling. De rechtbank komt daarom niet toe aan een bespreking van het betoog van verzoeker dat andere vanaf 1 mei 2024 uitsluitend via het portaal ingediende ingebrekestellingen wel als geldig zijn geaccepteerd.

Heeft de minister niet op tijd beslist?

10. De minister acht de ingebrekestelling om nog een andere reden niet rechtsgeldig. De minister stelt dat de ingebrekestelling van 15 mei 2024 prematuur is ingediend, omdat de beslistermijn met WBV 2023/3 met negen maanden is verlengd en daardoor pas op 16 juni 2024 is geëindigd.

Verzoeker heeft op 13 juni 2022 zijn asielaanvraag ingediend. Bij besluit van 6 januari 2023 heeft de minister deze aanvraag niet in behandeling genomen. Dat besluit is met de uitspraak van de rechtbank van 1 maart 2023 vernietigd. Bij brief van 27 maart 2023 is verzoeker toegelaten tot de nationale asielprocedure, omdat Nederland sinds 16 maart 2023 wegens niet tijdige overdracht verantwoordelijk is geworden. Uit de uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 4 maart 202413.volgt dat de minister alsnog definitief op de aanvraag van 13 juni 2022 moet beslissen.

Deze rechtbank en zittingsplaats heeft in haar uitspraak van 6 december 2023 geoordeeld dat de maximale beslistermijn van 21 maanden, zoals bedoeld in artikel 31, vijfde lid, van de Procedurerichtlijn, begint te lopen vanaf het indienen van de asielaanvraag, dus óók in de situatie zoals hier dat na die aanvraag onderzoek in het kader van de Dublinverordening heeft plaatsgevonden.14.Dat de minister tegen die uitspraak hoger beroep heeft ingesteld, leidt niet tot een ander oordeel. In het geval van verzoeker is de termijn van 21 maanden dus aangevangen op 14 juni 2022. Hierdoor is die maximale beslistermijn geëindigd op 13 maart 2024. Verzoeker heeft de minister na het verstrijken van de beslistermijn in gebreke gesteld. Verzoeker heeft meer dan twee weken na de ingebrekestelling beroep ingesteld tegen het niet tijdig beslissen op de aanvraag. Het beroep was dus ontvankelijk en gegrond.

11. Omdat het beroep gegrond was, wijst de rechtbank het verzoek om vergoeding van de proceskosten toe. Deze vergoeding bedraagt € 1.360,50 (1 punt voor het beroepschrift, 1 punt voor de eerdere zitting, 0,5 punt voor de nadere reactie en 0,5 punt voor de nadere zitting, met een waarde per punt van € 907 en wegingsfactor licht). Verder zijn er geen kosten gemaakt die vergoed kunnen worden.

De rechtbank:

- wijst het verzoek toe;

- veroordeelt de minister in de proceskosten van verzoeker tot een bedrag van € 1.360,50.

Deze uitspraak is gedaan door mr. I.A.M. van Boetzelaer - Gulyas, voorzitter, en mr. G.J.H. Boerhof en mr. B. Koopman, rechters, in aanwezigheid van mr. R Barzilay, griffier.

De uitspraak is uitgesproken in het openbaar en bekendgemaakt op:

Informatie over hoger beroep

Een partij die het niet eens is met deze uitspraak, kan een hogerberoepschrift sturen naar de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State waarin wordt uitgelegd waarom deze partij het niet eens is met de uitspraak. Het hogerberoepschrift moet worden ingediend binnen 4 weken na de dag waarop deze uitspraak is verzonden. Kan de indiener de behandeling van het hoger beroep niet afwachten, omdat de zaak spoed heeft, dan kan de indiener de voorzieningenrechter van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State vragen om een voorlopige voorziening (een tijdelijke maatregel) te treffen.