Hof Amsterdam, 17-12-2024, nr. 200.336.703/01

Xlab leverde een softwareapplicatie aan Contourdetwern. Na verlenging van de overeenkomst heeft Contourdetwern de overeenkomst opgezegd. Xlab betwist dat er tijdig en rechtsgeldig is opgezegd, omdat Contourdetwern volgens haar niet heeft voldaan aan het schriftelijkheidsvereiste dat was overeengekomen. Zij vordert nakoming van de betalingsverplichting. De rechtbank heeft de vordering afgewezen. Het hof oordeelt dat de opzegging tijdig schriftelijk is gedaan en, bovendien, dat een beroep op het schriftelijkheidsvereiste in de gegeven omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is. Het vonnis van de rechtbank wordt bekrachtigd.

Xlab is bij dagvaarding van 4 januari 2024 in hoger beroep gekomen van een vonnis van 4 oktober 2023 van de rechtbank Amsterdam, onder bovenvermeld zaak-/rolnummer gewezen tussen Xlab als eiseres en Contourdetwern als gedaagde. De appeldagvaarding bevat de grieven tegen het bestreden vonnis, en producties.

Partijen hebben daarna de volgende stukken ingediend:

- memorie van antwoord met producties

- akte van Xlab met producties

- akte nadere producties van Xlab

- antwoordakte van Contourdetwern.

Ten slotte is arrest gevraagd.

Xlab heeft geconcludeerd dat het hof het bestreden vonnis zal vernietigen en - uitvoerbaar bij voorraad - alsnog de vorderingen van Xlab in eerste aanleg zal toewijzen, met veroordeling van Contourdetwern tot restitutie van wat Xlab uit hoofde van het bestreden vonnis aan haar heeft voldaan met rente, en met veroordeling van Contourdetwern in de kosten van het geding in beide instanties met nakosten en rente.

Contourdetwern heeft geconcludeerd tot bekrachtiging van het bestreden vonnis, met - uitvoerbaar bij voorraad - veroordeling van Xlab in de kosten van het geding in hoger beroep met rente.

Xlab heeft in hoger beroep bewijs van haar stellingen aangeboden.

De rechtbank heeft in 2.1 tot en met 2.11 van het bestreden vonnis de feiten vastgesteld die zij tot uitgangspunt heeft genomen. Met grief 1 bestrijdt Xlab de volledigheid van de overweging in 2.5. Het hof verwerpt die grief en ziet geen reden tot aanvulling van die rechtsoverweging. De nuancering die Xlab bepleit is reeds verdisconteerd in het gebruik van de woorden ‘zou moeten’. Voor het overige is in hoger beroep niet in geschil dat de feiten juist zijn weergegeven, zodat ook het hof daarvan uitgaat. Samengevat en waar nodig aangevuld, komen de feiten neer op het volgende.

Op 22 augustus 2016 hebben Xlab en Contourdetwern een overeenkomst (hierna: de hoofdovereenkomst) gesloten met een looptijd tot en met 30 juni 2021 op grond waarvan Xlab aan Contourdetwern kort gezegd een softwareapplicatie (hierna: BLIK) levert. In de overeenkomst staat, voor zover van belang:

(…) Bijlage 2: Aanvullende bepalingen

(…) De ingangsdatum van dit contract is 1 juli 2016 en loopt tot en met 30 juni 2021. Opzegging van het contract dient, drie kalendermaanden voor het einde van de contractperiode, schriftelijk te geschieden. Behoudens opzegging wordt dit contract telkens met 5 jaar verlengd. (…)

Medio 2020 heeft Contourdetwern besloten en aan Xlab kenbaar gemaakt dat zij op zoek ging naar een nieuwe softwareapplicatie.

Op 16 oktober 2020 is de hoofdovereenkomst schriftelijk verlengd (hierna: de verlengingsovereenkomst) voor zes maanden van 1 juli 2021 tot en met 31 december 2021. In de verlengingsovereenkomst staat, voor zover van belang:

(…) Naar aanleiding van het gesprek (…) bevestig ik dat (…) Xlab (…) akkoord is met een (eenmalige) korte termijn verlenging van het contract (de hoofdovereenkomst) (…) van 6 (zes) maanden. (…)

De eenmalige korte verlengingstermijn van 6 maanden zal ingaan op 1 juli 2021 en eindigen op 31 december 2021. De overeenkomst eindigt op 31 december 2021 met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden. Wanneer deze overeenkomst niet tijdig (voor 1 oktober 2021) wordt opgezegd loopt deze automatisch door voor de overeengekomen periode in de hoofdovereenkomst.

Het doel van de kortstondige verlenging van de overeenkomst is om CdeT [Contourdetwern, toevoeging hof] extra tijd te gunnen om tot een gedegen afweging te komen voor een strategische keuze voor een organisatie brede applicatie welke toekomstbestendig is. (…)

Op deze aanbieding zijn de Algemene Voorwaarden Xlab en Licentievoorwaarden KeDo (maart 2020) van toepassing. (…)

Op de verlengingsovereenkomst zijn algemene voorwaarden van toepassing verklaard. Daarin staat, voor zover van belang:

De Overeenkomst wordt aangegaan voor de duur zoals genoemd in de offerte en/of Overeenkomst. De Overeenkomst wordt daarna, zonder opzegging, steeds stilzwijgend verlengd met eenzelfde duur als initieel overeengekomen, tenzij uit de offerte een afwijkende termijn voortkomt.

(…)

De Overeenkomst kan door een Partij schriftelijk dan wel per e-mail worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van drie (3) kalendermaanden, welke opzegging zonder redenen en motivering mag plaatsvinden. De opzegging door Klant is pas definitief als deze door Leverancier per e-mail is bevestigd. (…)

Na het sluiten van de verlengingsovereenkomst is Contourdetwern een selectietraject gestart om een geschikte kandidaat te vinden voor het ontwikkelen van een nieuwe softwareapplicatie die per 1 januari 2022 zou moeten functioneren. Hierbij waren meerdere marktpartijen betrokken, waaronder Xlab.

Op 4 juni 2021 heeft de directeur bedrijfsvoering van Contourdetwern de directeur van Xlab, [Persoon 1] , telefonisch meegedeeld dat de keuze niet op Xlab is gevallen, maar op een andere marktpartij. Hij heeft daarna aan zijn collega’s intern een e-mail gestuurd met de volgende tekst:

Vandaag uitgebreid gesproken met [Persoon 1] en ook nog kort een keer met [Persoon 2] . Beide pakken het sportief op en begrijpen de argumenten waarom we een andere keuze maken. Desondanks geven beide aan dat ze graag met ons verder hadden willen gaan. Omdat we met beide nog lopende zaken hebben, heb ik afgesproken de komende maand nog met hen in gesprek te gaan, hoe we een en ander gaan continueren de komende periode en specifiek met Xlab dat we tijdig met hen de conversie kunnen voorbereiden. (…)

In een e-mail van 8 juni 2021 schrijft Contourdetwern aan Xlab:

(…) We willen dan het traject afhechten van het keuzeproces voor onze applicatie voor het primaire proces. En we willen dan graag met jullie vooruitkijken hoe we de overgang naar een andere applicatie voor gaan bereiden en hoe we kunnen komen tot een conversie van data die we over willen nemen in de nieuwe applicatie. Wat hebben we daarvoor van elkaar nodig? (…)

Op 7 juli 2021 heeft een Teams-vergadering plaatsgevonden, waarbij onder meer Xlab en Contourdetwern aanwezig waren. In de handgeschreven gespreksnotities hiervan van de directeur bedrijfsvoering van Contourdetwern staat, voor zover van belang:

(…) Hulpaanbod vanuit Xlab om zacht mee te landen evt. in connectie met de andere partij (lees de nieuwe leverancier). (…) Read only data bestand tegen X bedrag voor hosting en Escrow (bv 3 maanden inzien). (Toev CdT: Xlab zou hierover documentatie sturen) (…)

In de periode juli 2021 tot eind 2021 heeft Xlab Contourdetwern geholpen met de voorbereiding op de conversie naar de nieuwe applicatie.

In een e-mail van 2 september 2021 van Contourdetwern aan Xlab staat:

Ter voorbereiding op de conversie straks, heeft de nieuwe leverancier een aantal vragen over op welke wijze straks de data ontsloten wordt. Via webservice, datadump of vanuit exports. Kunnen zij met jou hierover contact opnemen?

Op 3 september 2021 heeft Xlab die vraag bevestigend beantwoord.

In een e-mail van 4 november 2021 van Contourdetwern aan Xlab staat:

(…) wij beeindigen het contract met de reguliere dienstverlening van Xlab dat verlengd is tot 1-1-2022 middels het document “KeDO BLIK verlenging 6 maanden”” (…) De beëindiging heb ik op 4 juni telefonisch aangekondigd en is verder besproken in onze Teamsvergadering op 7 juli. lk zal dit aanstaande maandag ook nog per brief bevestigen zoals vandaag afgesproken. (…)

In een e-mail van 6 november 2021 schrijft Xlab aan Contourdetwern, voor zover van belang:

(…) 3. De offerte voor de nieuwe read-only infrastructuur komt uiterlijk maandag 8 november jouw kant op. (…)

Xlab heeft een beroep gedaan op nakoming van een betalingsverplichting en (samengevat) gevorderd om bij vonnis uitvoerbaar bij voorraad Contourdetwern te veroordelen tot betaling van € 190.130,15 aan hoofdsom.

De rechtbank heeft op basis van door haar geschetste omstandigheden overwogen dat het beroep van Xlab op het schriftelijkheidsvereiste naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is. Volgens de rechtbank heeft Contourdetwern de verlengingsovereenkomst op 4 juni 2021 rechtsgeldig (mondeling) opgezegd. Daarom is geen sprake van verlenging van die overeenkomst en is Contourdetwern geen betaling verschuldigd aan Xlab. Om die reden heeft de rechtbank de vordering van Xlab afgewezen.

Xlab betoogt dat de verlengingsovereenkomst is doorgelopen voor de in de hoofdovereenkomst overeengekomen periode van vijf jaar, omdat de verlengingsovereenkomst niet is opgezegd conform het schriftelijkheidsvereiste. Het hof volgt Xlab daarin niet en verwerpt daarom de grieven 2 tot en met 4 die daarop zien. Het hof licht dat als volgt toe.

Het hof gaat er bij de beoordeling van uit dat de overeenkomst moest worden opgezegd en niet van rechtswege zou eindigen. De verlengingsovereenkomst kon rechtsgeldig worden opgezegd als dat schriftelijk gebeurde vóór 1 oktober 2021 en Xlab dat per e-mail bevestigde (zie de verlengingsovereenkomst in samenhang met artikel 6.3 van de algemene voorwaarden). Een dergelijk schriftelijkheidsvereiste heeft tot doel om te voorkomen dat bij partijen onduidelijkheid bestaat over de vraag of en zo ja op welke datum is opgezegd.

Van belang is dat de verlengingsovereenkomst was aangegaan met als doel om Contourdetwern eenmalig extra tijd te geven om te komen tot een keuze voor een nieuwe applicatie, al dan niet van een andere aanbieder, en dat deze liep tot 31 december 2021. Door in het kader van dat selectieproces mondeling op 4 juni 2021 aan Xlab mee te delen dat zij niet de partij zou zijn die de nieuwe applicatie mocht gaan leveren en daarna op 8 juni 2021 een e-mail te sturen over de gewenste samenwerking met Xlab voor de overgang naar de nieuwe applicatie van een andere partij, heeft Contourdetwern er geen twijfel over laten bestaan wat haar bedoeling was. Contourdetwern wilde vanaf 1 januari 2022 niet langer gebruik maken van de door Xlab geleverde applicatie, maar van de applicatie van een andere aanbieder. De e-mail van 8 juni 2021 kwalificeert dan ook als schriftelijke opzegging van de verlengingsovereenkomst.

Dat Xlab ook heeft, althans moet hebben begrepen dat de verlengingsovereenkomst was opgezegd, volgt uit het feit dat zij tijdens de looptijd van de verlengingsovereenkomst heeft meegewerkt aan de conversie naar de nieuwe applicatie. Het in gebruik nemen van de nieuwe applicatie betekende immers automatisch het einde van het gebruik van de oude applicatie. Dat was ook de achtergrond van de verlengingsovereenkomst. Het hof volgt Xlab niet in haar betoog dat het voor haar niet duidelijk was dat sprake was van opzegging, omdat – kort gezegd – niet vast stond dat Contourdetwern de streefdatum voor een geslaagde conversie op 1 januari 2022 zou halen en zij daarom het risico liep om zonder werkende applicatie te zitten als Xlab haar diensten per die datum zou staken. Contourdetwern heeft er terecht op gewezen dat die situatie haar eigen verantwoordelijkheid was en voor haar rekening en risico kwam. Dat kon voor Xlab dus geen reden zijn om er vanuit te gaan dat Contourdetwern de diensten van Xlab langer wilde behouden, laat staan voor een nieuwe periode van vijf jaar. Daar komt bij dat Xlab in de e-mail van 6 november 2021 (3.12.) heeft aangegeven dat zij conform het verzoek van Contourdetwern een offerte voor een read only-infrastructuur van haar applicatie aan Contourdetwern zal sturen. Een read only versie was alleen nodig voor de overgang naar de nieuwe applicatie, zodat ook daaruit volgt dat de oude applicatie van Xlab zou worden stopgezet en die diensten van Xlab niet langer gewenst waren. Als Xlab al twijfelde over de opzegging en zij aansprakelijkstelling door Contourdetwern vreesde als zij de applicatie mogelijk ten onterechte stop zou zetten op 1 januari 2022, had het op haar weg gelegen om bij Contourdetwern om opheldering te vragen. Xlab heeft dat niet gedaan, zodat eventuele onduidelijkheid voor haar rekening komt.

Gelet op hetgeen hiervoor is overwogen, is het beroep van Xlab op het schriftelijkheidsvereiste voor opzegging en bevestiging (bovendien) naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar, zodat die regel hier niet van toepassing is. De kern van dat vereiste is immers dat het Xlab duidelijk moet zijn dat en wanneer er is opgezegd. Daarvan is in dit geval sprake. De e-mail van 8 juni 2021 is tijdig door Xlab ontvangen, te weten vóór 1 oktober 2021. Daarnaast heeft Xlab de opzegging weliswaar niet per e-mail bevestigd, zoals vereist op grond van artikel 6.3 van de algemene voorwaarden, maar uit haar handelwijze na 8 juni 2021 blijkt dat zij heeft begrepen dat Contourdetwern had opgezegd en uitging van het eindigen van de overeenkomst op 1 januari 2022. Xlab heeft dan ook geen redelijk belang bij haar beroep op het schriftelijkheidsvereiste.

Dat betekent dat de verlengingsovereenkomst tijdig is opgezegd en is geëindigd op 1 januari 2022, en dat Xlab geen vordering meer op Contourdetwern heeft. De rechtbank heeft deze terecht afgewezen.

De grieven treffen geen doel. Het vonnis waarvan beroep zal worden bekrachtigd. Xlab is in het hoger beroep in het ongelijk gesteld en zal daarom worden veroordeeld in de proceskosten in hoger beroep. Het hof stelt deze kosten als volgt vast:

- griffierecht € 6.561,-

- salaris advocaat € 6.642,-(tarief VI € 4.428,-, 1,5 punt)

Totaal € 13.203,-

Het hof:

bekrachtigt het vonnis waarvan beroep;

veroordeelt Xlab in de kosten van het geding in hoger beroep, tot op heden aan de zijde van Contourdetwern vastgesteld op € 13.203,- te vermeerderen met de wettelijke rente, indien niet binnen veertien dagen na dit arrest aan de kostenveroordeling is voldaan;

verklaart deze veroordeling uitvoerbaar bij voorraad.

Dit arrest is gewezen door mrs. E.M. de Stigter, S.C.H. Molin en M.M. Kruithof en door de rolraadsheer in het openbaar uitgesproken op 17 december 2024.