9.2.4 Toegang tot informatie buiten vergadering

Op grond van artikel 2:8 BW rust op de vennootschap een zorgplicht jegens haar aandeelhouders, die onder omstandigheden kan nopen tot informatieverstrekking. De betreffende zorgplicht, waarvoor het fundament is gelegd in Linders/Hofstee en Zwagerman, dient ter bescherming of bevordering van de belangen van aandeelhouders. Veelal noopt die zorgplicht tot informatieverstrekking, bijvoorbeeld in verband met een bijzondere zorgvuldigheidsplicht. Een belangrijke katalysator voor de ontwikkeling van dit leerstuk is de rechtspraak van de Ondernemingskamer over tegenstrijdig belang. Dat is niet verwonderlijk, nu de gedragsnorm die in dergelijke gevallen op de vennootschapsleiding van toepassing is zo’n sterke nadruk legt op het belang van transparantie jegens aandeelhouders.

Het informatierecht buiten vergadering heeft een turbulente ontwikkeling doorgemaakt. In een reeks uitspraken van eind 2019 en begin 2020 heeft de Ondernemingskamer echter een bestendige lijn gevonden. Zij neemt daarbij als uitgangspunt dat aandeelhouders buiten de algemene vergadering geen recht hebben op het verstrekken van door hen afzonderlijk verlangde informatie. In besloten verhoudingen kunnen bijzondere omstandigheden echter maken dat de vennootschap, op grond van haar zorgplicht jegens de (minderheids)aandeelhouder uit hoofde van artikel 2:8 BW, gehouden is uit eigen beweging en desgevraagd ook buiten het verband van een aandeelhoudersvergadering transparantie te betrachten over een gegeven onderwerp, tenzij een zwaarwichtig belang van de vennootschap zich daartegen verzet. De ontwikkeling van deze lijn zet zich nog steeds voort.

De regulering van dit informatierecht geschiedt, als gezegd, aan de hand van artikel 2:8 BW. Zo bepaalt de redelijkheid en billijkheid de hoeveelheid en gedetailleerdheid van de te verstrekken informatie in de gegeven omstandigheden, waarbij onder meer gewicht toekomt aan het onderwerp waarop de te verstrekken informatie betrekking heeft. Verstrekking van relevante informatie kan (slechts) achterwege blijven of worden geweigerd indien een zwaarwichtig belang van de vennootschap zich daartegen verzet. Dit is dezelfde norm als hiervoor besproken in het kader van het recht op inlichtingen, en geldt overigens ook ter begrenzing van transparantieplichten van de vennootschap. De betreffende informatie dient de aandeelhouder in staat te stellen zich een behoorlijk beeld te vormen – een informed judgment – over de aangelegenheid waarop het informatierecht ziet. Daarbuiten blijft het uitgangspunt gelden dat een aandeelhouder geen toegang heeft tot informatie van de vennootschap bij gebrek aan een voldoende en redelijk belang.

In de meeste gevallen is sprake van concrete situaties of gebeurtenissen die aanleiding hebben gegeven tot een ad hoc informatierecht. Het informatierecht ziet dan op situaties of gebeurtenissen die invloed kunnen hebben op de aard van de vennootschap, de financiële of zeggenschapsrechtelijke belangen van de aandeelhouder en/of zijn positie binnen de vennootschap. Dit zal in de regel vergen dat de vennootschap de aandeelhouder proactief vooraf informeert, zodat de aandeelhouder zo nodig maatregelen kan treffen om zijn belangen te beschermen. Daarnaast kan, in vennootschappen met een zeer zwakke scheiding tussen kapitaal en leiding, sprake zijn van een doorlopend informatierecht. In die gevallen heeft de aandeelhouder in algemene zin, binnen redelijke grenzen, recht op verstrekking van door hem afzonderlijk verlangde informatie, ook als die geen verband houdt met een specifieke bijzondere situatie of gebeurtenis. Dit zal met name aan de orde zijn in quasi-VOFs en concernverhoudingen met een sterke centrale leiding.

Bij de regulering van het informatierecht buiten vergadering zijn in de rechtspraak zes gezichtspunten relevant gebleken. Ook hier komt het grootste belang toe aan de aard van de vennootschap: hoe meer besloten de vennootschap, des te meer ruimte bestaat voor een informatierecht buiten vergadering. Dit past bij de meer informele informatiedialoog die besloten verhoudingen kenmerkt. In het verlengde hiervan dient ook te worden gekeken naar de hoedanigheid, rol en positie van de betrokken kapitaalverschaffer. Naarmate kapitaalverschaffers meer betrokken zijn bij de vennootschap, wordt de informatieverstrekking informeler van aard en zal de drempel voor toegang tot informatie lager liggen. Betrokken kapitaalverschaffers zullen daardoor beter op de hoogte zijn van wat er speelt in hun vennootschap en zullen vaker op informele wijze op de hoogte worden gehouden. Daardoor is er meer ruimte voor dialoog tijdens en buiten vergadering. Dat is ook gerechtvaardigd gezien hun belang voor de vennootschap. Doordat in besloten verhoudingen ook geen (reële) mogelijkheid bestaat voor een exit, zijn aandeelhouders in die gevallen ook meer aangewezen op hun voice-rechten, waardoor zij meer belang hebben bij toegang tot informatie van de vennootschap.

Zoals bij iedere zorgplicht, is voorts relevant de afhankelijkheid van de aandeelhouder. Naarmate een aandeelhouder in staat moet worden geacht zijn eigen belang behoorlijk te behartigen, heeft hij minder belang bij ‘extra’ rechtsbescherming in de vorm van een (aanvullend) informatierecht buiten vergadering. Daarnaast is relevant de organisatie van de vennootschap. Hoe meer transparantie binnen die organisatie is beoogd en wordt betracht, des te eerder zal ook een (aanvullend) informatierecht buiten vergadering worden aangenomen. Voorts dient te worden gekeken of de aandeelhouder ook op een andere, minder belastende wijze de verlangde informatie had kunnen verkrijgen. Hierin komt tot uiting dat het informatierecht buiten vergadering een uitzondering vormt op het uitgangspunt dat aandeelhouders buiten vergadering geen recht hebben op verstrekking van door hen afzonderlijk verlangde informatie. Ten slotte is relevant de eigen opstelling van de aandeelhouder. Indien de aandeelhouder schadelijk of verstorend gedrag vertoont, kan bescherming van het vennootschappelijk belang rechtvaardigen dat maatregelen worden getroffen om de impact daarvan zoveel mogelijk te beperken.