7.4.3 Vergaderen

Boek 2 BW kent, afgezien van algemene besluitvormingsregels, waaronder tegenstrijdig belangregels, nauwelijks regels over vergaderen en besluitvorming door het bestuur of de raad van toezicht. Anders dan bij vergaderingen van aandeelhouders, ontbreken in Boek 2 BW regels over de oproeping van een vergadering van de raad van toezicht, de gang van zaken tijdens de vergadering en het vastleggen van besluiten. In sommige governancecodes zijn enkele regels neergelegd over vergaderingen van de raad van toezicht, zoals de minimale vergaderfrequentie. De statuten en reglementen van een stichting kunnen meer uitgewerkte bepalingen over vergaderingen en besluitvorming door de raad van toezicht bevatten.

Mijns inziens zouden brancheorganisaties handreikingen kunnen opstellen, waarin aanwijzingen gegeven worden over effectief vergaderen, over de rol van de (vergader)voorzitter en over evenwichtige besluitvorming en zorgvuldige notulering.

De raad van toezicht kan apart maar ook gezamenlijk met het bestuur vergaderen. Het voordeel van een gezamenlijke vergadering is dat de raad van toezicht tijdens de vergadering kan worden geïnformeerd door het bestuur over bepaalde onderwerpen. Voor NV’s en BV’s wordt de gezamenlijke vergadering apart genoemd in Boek 2 BW en voor de werking van bepaalde wetsartikelen als orgaan aangemerkt. Voor de stichting is dit niet geregeld, maar dat betekent niet dat gezamenlijk vergaderen niet toelaatbaar is.

Van belang is echter dat de raad van toezicht ook zonder bestuurders vergadert.1 Het belang van zelfstandig vergaderen, zonder het bestuur, wordt onder meer benadrukt door de parlementaire enquêtecommissie Woningcorporaties.2

Aparte vergaderingen dienen mijns inziens in ieder geval plaats te vinden als het gaat om het (her)benoemen of ontslaan van een bestuurder, als sprake is van tegenstrijdig belang van bestuurders of wanneer vergaderd wordt over goedkeuring van het beleid van de stichting. Onderwerpen die het eigen functioneren van de raad van toezicht betreffen lenen zich evenmin voor een vergadering waarbij het bestuur aanwezig is. Het gaat immers over de kwaliteit van toezicht, welk toezicht gehouden wordt op datzelfde bestuur. Echter, ook voor andere onderwerpen is het van belang dat de raad van toezicht vergadert zonder het bestuur, mede vanwege het de mogelijkheid dat leden van de raad van toezicht (onbewust) worden beïnvloed door bestuurders (groepsdenken). Indien reeds een gezamenlijke vergadering gepland is, is het mogelijk om een voor- of nabespreking te houden zonder het bestuur.

Voor een vruchtbare vergadering en een inhoudelijk goede besluitvorming tijdens de vergadering is het essentieel dat de leden van de raad van toezicht goed voorbereid en goed ingelicht zijn.3 Van belang is dat vooraf voldoende informatie ter beschikking is gesteld en dat leden van de raad van toezicht zich hebben kunnen voorbereiden, bijvoorbeeld door het houden van commissievergaderingen, gesprekken met bestuurders, maar bijvoorbeeld ook met de ondernemingsraad of met externe experts (zie ook par. 5.6). Hierna komt het onderwerp taakverdeling en het instellen van commissies aan de orde. Commissies kunnen een belangrijke rol spelen bij het voorbereiden van besluiten. Door ondersteunende processen goed te regelen kan de raad van toezicht tijdens de vergadering optimale besluiten nemen.

Zoals eerder werd opgemerkt, draagt het nemen van besluiten op basis van onvolledige of onjuiste informatie het risico in zich dat de verkeerde besluiten worden genomen. Bovendien werd opgemerkt dat, hoe complexer en omvangrijker de stichting en de groep waartoe zij behoort is, hoe groter het risico is dat de informatie onvoldoende is om een weloverwogen besluit te kunnen nemen. Dat betekent niet dat hoe groter de stichting is hoe meer informatie ter beschikking gesteld moet worden. Van belang is dat de informatie kwalitatief goed is, dat wil zeggen: actueel, begrijpelijk en to the point. Bij een grote, complexe stichting zal dan ook een filtering, samenvatting en voorselectie van de belangrijkste informatie plaatsvinden, bijvoorbeeld door de verantwoordelijke divisiedirecteuren, de ingestelde commissie of door hoger management. Indien de stichting een bestuurssecretaris heeft, dan kan deze een belangrijke rol vervullen bij de informatievoorziening.

Het ter beschikking stellen van relevante en betrouwbare informatie is dus essentieel in het kader van goede besluitvorming. Door de stichting zou inzichtelijk gemaakt kunnen worden welke informatie van tevoren is toegestuurd; bijvoorbeeld door een lijst van informatie die ter beschikking is gesteld bij de notulen te voegen. Bovendien kan in (een bijlage bij) de notulen vermeld worden welke vooroverleggen of informatiebijeenkomsten er over bepaalde onderwerpen hebben plaatsgevonden.

Vergaderingen kunnen plaatsvinden aan de hand van een agenda die van tevoren aan de leden van de raad van toezicht is toegestuurd. De voorzitter van de raad van toezicht zal doorgaans tijdens de vergadering optreden als vergadervoorzitter. In verband met besluitvorming en het al dan niet behalen van vereiste quora en meerderheden, zal hij vaststellen wie van de leden van de raad van toezicht bij de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Overigens kan de raad van toezicht in zijn jaarlijkse verslag een overzicht geven van de aanwezigheid van de verschillende leden tijdens de vergaderingen die zijn gehouden.

Hiervoor werd de rol van de voorzitter genoemd in verband met tegenstrijdig belang. Indien er tijdens de vergadering een voorstel aan de orde komt waarbij een lid van de raad van toezicht een tegenstrijdig belang heeft, kan de voorzitter het desbetreffende lid bijvoorbeeld verzoeken de vergadering tijdelijk te verlaten. De voorzitter leidt de discussie over verschillende agendapunten. Van belang is hoe een agendapunt of voorstel geformuleerd en gepresenteerd wordt. Als een voorstel of een vraag aan de raad van toezicht neutraal geformuleerd wordt, is het risico kleiner dat door de bewoording van het voorstel al richting wordt gegeven aan de discussie.4

De voorzitter dient er voor te zorgen dat degenen die een stem hebben tijdens de vergadering – de leden van de raad van toezicht of hun vertegenwoordigers – in de gelegenheid worden gesteld hun zienswijze naar voren te brengen. Hij bepaalt hoeveel tijd en ruimte er is voor discussie. Indien nodig, bijvoorbeeld indien het risico van groepsdenken zich voordoet, kan hij er voor kiezen om de discussie “uit te lokken”, bijvoorbeeld door een “advocaat van de duivel” aan te wijzen. Als er over bepaalde voorstellen formeel besloten moet worden, kan de voorzitter de wijze van besluitvorming bepalen (hand opsteken, wie zwijgt stemt toe, etc) en vaststellen wat de uitslag van de stemming is. De voorzitter heeft dus een belangrijke rol bij de formele gang van zaken rond het besluitvormingsproces.

Sommige governancecodes bevatten specifieke bepalingen over de taak van de voorzitter van de raad van toezicht. Zo bepaalt de Governancecode woningcorporaties 2015 (GCW 2015) dat de voorzitter er op toe ziet dat de raad als een team goed kan functioneren.5