Opmaken en vaststellen jaarrekening

Onder jaarrekening moet worden verstaan: de enkelvoudige jaarrekening die bestaat uit de balans, de winst- en verliesrekening met de toelichting, en de geconsolideerde jaarrekening indien de rechtspersoon een geconsolideerde jaarrekening opstelt; art. 2:361. Het bestuur dient tevens een jaarverslag op te stellen. Aan de jaarrekening en het jaarverslag moet een aantal ‘overige gegevens’ worden toegevoegd, waaronder de accountantsverklaring en een opgave van gebeurtenissen met belangrijke financiële gevolgen die na het einde van het boekjaar zijn voorgevallen; art. 2:392 lid 1. Het geheel wordt ook wel aangeduid met ‘jaarstukken’.

Binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar van de BV maakt het bestuur een jaarrekening op. Deze termijn kan door de AV eenmalig met ten hoogste zes maanden worden verlengd op grond van bijzondere omstandigheden. Wanneer de jaarrekening niet binnen twee maanden na afloop van de voor het opmaken ervan voorgeschreven termijn is vastgesteld door de AV, moet het bestuur onverwijld de opgemaakte jaarrekening openbaar maken, dit onder vermelding dat de jaarrekening nog niet is vastgesteld; art. 2:394 lid 2. In ieder geval moet de BV uiterlijk dertien maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening openbaar maken; art. 2:394 lid 2 en 3. Het niet (tijdig) openbaar maken van de jaarrekening kan in geval van faillissement van de BV leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid; art. 2:248 lid 2. Voor de beantwoording van de vraag of tijdig aan de publicatieverplichting is voldaan, is in dit kader volgens de Hoge Raad niet van belang, of de termijn voor het opmaken van de jaarrekening op formeel juiste wijze is verlengd. Crediteuren moeten er rekening mee houden dat door de AV tot de door de wet toegestane verlenging is besloten. De in art. 2:210 lid 1 genoemde termijnen zijn slechts van belang voor de taakverdeling binnen de vennootschap; HR 11 juni 1993, LJN ZC0994, NJ 1993/713 (Kempers en Sarper).

Ten gevolge van de invoering van de Wijzigingswet financiële markten 2014 (Stb. 2013, 487), geldt met ingang van 1 januari 2014 een afwijking voor BV's waarvan de effecten zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt als bedoeld in de Wft. Overeenkomstig het bepaalde in art. 5:25c lid 1 Wft dienen beurs-BV's binnen vier maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening en het jaarverslag op te maken en openbaar te maken. Een verlenging van deze termijn is niet mogelijk. Ten gevolge van de Wijzigingswet financiële markten 2015 (Stb. 2014, 472), geldt met ingang van 1 januari 2015 een uitzondering op de termijn van vier maanden voor de in art. 5:25g lid 2 en 3 Wft bedoelde uitgevende instellingen. Dit zijn instellingen die uitsluitend obligaties of andere effecten zonder aandelenkarakter hebben uitgegeven met een nominale waarde van ten minste € 100.000. Is de instelling al vóór 31 december 2010 toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt in de EU dan volstaat een nominale waarde van ten minste € 50.000.

De jaarrekening moet voor de aandeelhouders ter inzage liggen op het kantoor van de BV. Hiervan zijn uitgezonderd de van de publicatieplicht vrijgestelde vennootschappen; art. 2:396 lid 6 en art. 2:403. In geval van een structuur-BV zendt het bestuur de jaarrekening toe aan de in art. 2:268 lid 11 bedoelde ondernemingsraad.

Bij het ontbreken van een handtekening van een bestuurder of commissaris, is de BV verplicht de reden daarvan op te nemen in de jaarrekening. Deze redengeving is vooral ten behoeve van de AV die goed geïnformeerd de jaarrekening dient vast te stellen (NMvA EK, Kamerstukken I 2011/12, 31 058, E, p. 19). Is de reden voor de niet-ondertekening dat de functionaris zich niet met de inhoud van de jaarrekening kan verenigen, dan draagt hij daarvoor geen verantwoordelijkheid. Bij een eventuele aansprakelijkstelling uit hoofde van art. 2:249-2:260 kan hij zich disculperen; vgl. art. 2:249, aant. 4. Voor het overige kan slechts een wezenlijke reden de functionaris ontslaan van de ondertekeningsplicht. Mogelijke voorbeelden zijn: het aantreden na afloop van het boekjaar, belet: ziekte of verblijf in het buitenland, en het voorkomen van een vereenvoudigde vaststelling en decharge ex art. 2:210 lid 5. Zie Hezer/De Vries, Ondernemingsrecht 2019/13, in hoeverre hierbij sprake is van een geldige reden om af te zien van ondertekening.

Vaststelling van de jaarrekening leidt niet automatisch tot decharge van bestuurders en commissarissen voor het desbetreffende boekjaar. Daartoe is een expliciete agendering en besluitvorming inzake decharge vereist; zie echter art. 2:224 lid 2. Dit bevordert het afleggen van verantwoording door bestuurders en commissarissen aan de AV (MvT, Kamerstukken II 2000/01, 27483, 3, p. 2/3). Een decharge strekt zich niet verder uit dan tot wat uit de stukken blijkt of anderszins aan de AV bekend is gemaakt. Het moet dus gaan om informatie die in het verband van de AV ter kennis is gebracht. De Hoge Raad verwierp de zienswijze dat de decharge zich ook zou uitstrekken tot dat wat de aandeelhouders redelijkerwijze konden weten dan wel tot dat wat waarop zij, mede gelet op de hun verstrekte informatie, beducht konden zijn; HR 10 januari 1997, LJN ZC2243, NJ 1997/360 (Staleman/Van de Ven). Decharge strekt zich niet uit tot informatie waarover een individuele aandeelhouder buiten de AV om de beschikking heeft gekregen (Winter, Wezeman & Schoonbrood, Van de BV en de NV 2022/111).

Op de regel dat vaststelling van de jaarrekening niet automatisch leidt tot decharge van bestuurders en commissarissen voor het desbetreffende boekjaar is door de Invoeringswet vereenvoudiging en flexibilisering bv-recht in lid 5 een uitzondering aangebracht, indien alle aandeelhouders tevens bestuurder van de BV zijn. Zie hierna aant. 6.

De alternatieve wijze van vaststelling van de jaarrekening strekt tevens tot decharge van bestuurders en commissarissen voor het desbetreffende boekjaar. Hiermee wordt een uitzondering op de regel in lid 3 aangebracht. Dit acht de wetgever niet bezwaarlijk, omdat het gaat om de situatie waarin alle aandeelhouders tevens bestuurder zijn. Omdat die aandeelhouders samen met de commissarissen zelf de jaarrekening ondertekenen, heeft het voorschrijven van een afzonderlijke beslissing over de decharge, waarbij bestuurders en commissarissen verantwoording afleggen aan de AV, weinig meerwaarde (NEV, Kamerstukken II 2008/09, 31058, nr. 6, p. 39). Dit brengt mee dat een aandeelhouder/bestuurder die geen decharge wil verlenen aan medebestuurders van ondertekening van de jaarrekening moet afzien. Daarnaast biedt art. 2:210 lid 5 de mogelijkheid om deze alternatieve wijze van vaststelling van de jaarrekening in de statuten van de BV uit te sluiten. Hierdoor wordt de ondertekening van de jaarrekening losgekoppeld van de vaststelling van de jaarrekening, waarmee tegelijkertijd ook de koppeling met het verlenen van decharge wordt losgelaten. Niet is voorzien in de mogelijkheid in de statuten op te nemen dat ondertekening van de jaarrekening wel leidt tot haar vaststelling, maar niet tot het verlenen van decharge (NMvA, Kamerstukken I 2011/12, 31058, E, p. 19/20).

Er zij op gewezen dat de reikwijdte van een art. 2:210 lid 5 BW-decharge beperkt is. Zij strekt zich niet uit tot onbehoorlijke taakvervulling die niet kenbaar is uit de jaarrekening. Hiervoor moeten de bestuurders en commissarissen te biecht gaan bij de AV. De AV moet (alsnog) een expliciet dechargebesluit nemen waarbij de onbehoorlijke handelingen waarvoor wordt gedechargeerd, schriftelijk moeten worden vastgelegd.

Per 1 januari 2014 is de ontheffingsmogelijkheid voor beurs-BV’s vervallen door de invoering van de Wijzigingswet financiële markten 2014 (Stb. 2013, 487). Door de toevoeging van de tweede zin aan lid 8 is de bepaling nu gelijkluidend aan art. 2:101 lid 7 BW geldend voor de NV. Ook hier geldt dat een ontheffing wel kan worden verleend ten aanzien van de vaststelling van de jaarrekening door een beurs-BV.

De omstandigheid dat aan de BV (voorlopige) surseance van betaling is verleend, laat de verplichting tot het opmaken, vaststellen en publiceren van de jaarrekening onverlet (De Jong/Nieuwe Weme, Publicatie van de jaarrekening 2006, p. 33). Verdedigd wordt dat de in art. 2:210 neergelegde verplichtingen niet gelden tijdens faillissement (o.a. De Jong/Nieuwe Weme, Publicatie van de jaarrekening 2006, p. 36/37). Anders Winter, Wezeman & Schoonbrood, Van de BV en de NV 2022/112 met betrekking tot het opmaken, vaststellen en publiceren van de jaarrekening over de boekjaren die zijn verstreken vóór het uitspreken van het faillissement.