7.4.6 Zorgvuldige verslaglegging van besluiten: notuleren

Het doel van het opmaken van notulen is dat, op hoofdlijnen, komt vast te liggen wat is besproken tijdens de vergadering. Notulen van vergaderingen van de raad van toezicht hebben dus primair een interne functie: in de notulen wordt de interne besluitvorming vastgelegd. Daarin kan tevens inzichtelijk worden gemaakt hoe het besluit tot stand is gekomen, wat de inhoudelijke afwegingen waren om tot het besluit te komen en wat de discussiepunten waren. Daarnaast hebben notulen een bewijsfunctie, bijvoorbeeld in het kader van procedures,1 maar ook eventueel toekomstig due diligence onderzoek en externe audits. Delen van notulen of uittreksels uit de notulen kunnen ook via de website van de stichting openbaar gemaakt worden, teneinde de werkwijze ten aanzien van en besluitvorming over bepaalde onderwerpen binnen de stichting inzichtelijk te maken. Vanwege de belangrijke functie van notulen is van belang dat op accurate en, zo mogelijk, onpartijdige wijze wordt vastgelegd wat er is besproken en besloten tijdens een vergadering.2

De wijze van notuleren en de notuleerstijl zijn mede afhankelijk van de aard, werkzaamheden en omvang van de rechtspersoon. Bovendien hangt de wijze van notuleren af van de specifieke taak van de raad van toezicht en (het belang van) de onderwerpen die besproken worden. De raad van toezicht maakt zelf een keuze over de wijze van notuleren en de gedetailleerdheid van de notulen. In dat verband is mede van belang in welke sector de stichting opereert, de eisen die sectorregels stellen en hetgeen gebruikelijk is in die sector. Notulen zeggen veel over de cultuur van een organisatie.3 De notulen dienen in ieder geval inzicht te geven in de belangrijkste discussiepunten, de genomen besluiten, in sommige gevallen de overwegingen die aan de besluiten ten grondslag lagen en eventuele actiepunten die opgevolgd moeten worden. Notulen hoeven geen letterlijke weergave van de vergadering te zijn, maar zijn een samenvatting van de belangrijkste discussiepunten. Van belang is dat geen belangrijke zaken weggelaten worden die wel besproken zijn en andersom mogen geen punten toegevoegd worden die tijdens de vergadering niet aan de orde zijn gekomen.

Mede gelet op de hiervoor genoemde mogelijk aanvullende functie van notulen (in het kader van procedures, maar ook eventueel toekomstig due diligence onderzoek en externe audits), is het van belang dat ook de niet-aanwezige leden, toekomstige leden van de raad van toezicht en in enkele gevallen buitenstaanders de besluitvorming in de notulen kunnen volgen en begrijpen. In sommige gevallen is het belangrijk dat notulen meer gedetailleerd zijn, bijvoorbeeld om inzicht te geven in de dissenting opinions. Zorgvuldige notulering kan een tijdrovend proces zijn. Het feit dat anderen dan de leden van de raad van toezicht zelf de notulen onder ogen (kunnen) krijgen, kan er echter ook toe leiden dat juist minder gedetailleerde notulen worden opgesteld. Bijvoorbeeld notulen die zijn voorbereid en opgesteld door juristen of adviseurs in het kader van een transactie, zullen minder gedetailleerd zijn omdat de beslissing daarover feitelijk al eerder genomen was en de vastlegging van (opvolgende) besluiten slechts nog een juridische formaliteit is.

Indien er een secretaris is, kan aan hem de taak worden toebedeeld om de notulen op te stellen. Deze secretaris kan een lid van de raad van toezicht zijn, maar bijvoorbeeld ook een werknemer van de stichting kan als notulist fungeren. Vaak zal dit laatst de voorkeur hebben, als daartoe ten minste de mogelijkheid bestaat, aangezien het lastig zal zijn om zowel actief aan de vergadering deel te nemen als vast te leggen wat er tijdens de vergadering is besproken.

De raad van toezicht is als geheel eindverantwoordelijk voor de inhoud van de notulen van zijn vergadering. De notulen kunnen in concept aan de raad van toezicht worden toegestuurd voordat ze, al dan niet met wijzigingen of aanvullingen door leden van de raad van toezicht, formeel worden goedgekeurd of vastgesteld, bijvoorbeeld in de eerstvolgende vergadering. Ten blijke van het feit dat de notulen zijn vastgesteld, kunnen deze ondertekend worden door de voorzitter en de secretaris.

Als de vergaderingen van de verschillende stichtingen gecombineerd worden, bijvoorbeeld indien sprake is van stichtingen die gelieerd zijn door een personele unie, is van belang dat duidelijk wordt aangegeven in welke hoedanigheid (bij welke stichting) wordt vergaderd en in welke hoedanigheid (voor welke stichting) een besluit wordt genomen.

In de notulen wordt vastgelegd welke leden van de raad van toezicht aanwezig waren tijdens de vergadering en wie zich afgemeld hadden. Aangegeven wordt of het eventueel noodzakelijke quorum behaald is. Voorts wordt vermeld wie er buiten de leden van de raad van toezicht aanwezig waren op de vergadering (bestuurders, deskundigen, etc). Van belang is om uitdrukkelijk vast te leggen welke leden van de raad van toezicht vanwege een tegenstrijdig belang bij een of meer onderwerpen niet aanwezig waren bij de behandeling van één of meer agendapunten. Eventueel kan een lijst (opsomming) van stukken, die voorafgaand aan de vergadering aan de leden van de raad van toezicht zijn toegestuurd, bij de notulen worden gevoegd. Ook kunnen kopieën van presentaties die tijdens de vergadering zijn gegeven als bijlage bij de notulen worden gevoegd.

Wat betreft besluitvorming zal in de notulen vastgelegd worden op welke wijze besluiten zijn genomen, wie voor en wie tegen het voorstel waren, wat de argumenten voor en tegen waren en wat de doorslag heeft gegeven. Een tegenstemmend lid kan verzoeken zijn tegenstem vast te laten leggen, bijvoorbeeld omdat hij in verband met mogelijke (aansprakelijkheids-)procedures wil kunnen aantonen dat hij het niet met het voorstel eens was.

Aangezien de opzet van de notulen, met inachtneming van de hiervoor genoemde punten, doorgaans hetzelfde zal zijn, kan de stichting gebruik maken van een eigen model waarin een aantal juridische standaardbepalingen is opgenomen. Een model of instructie voor de notulen kan een handvat en een controlemiddel zijn in verband met zuivere besluitvorming. De wijze van vergaderen, het tot stand komen en vastleggen van besluiten en de kwaliteit van de notulen zijn punten die in de in hierna te noemen (zelf)evaluatie van de raad van toezicht terug kunnen komen.

De raad kan besluiten om (delen van) de notulen openbaar te maken, bijvoorbeeld op een website van de stichting. Hierbij dient echter bedacht te worden dat het openbaar maken van de (volledige) notulen er toe kan leiden dat een ander soort vergadering wordt gehouden. De vergadering, waarvan de notulen gepubliceerd worden, wordt bijvoorbeeld een meer formele vergadering, terwijl de werkelijke discussie en positieneming verschuift naar een “voorvergadering”. Hoewel het van belang is dat discussie wordt gevoerd en dat dit in de notulen inzichtelijk wordt gemaakt, is het niet altijd in het belang van de stichting om volledige openheid te bieden over discussies binnen de raad van toezicht. Twijfel aan de eensgezindheid van de raad van toezicht ten aanzien van het bestuursbeleid kan de stichting en de daarmee verbonden onderneming juist schaden.4