6.3.5.5 Eerbiedigen (afgeleid) verschoningsrecht

Documenten die de onderzoekers willen raadplegen zijn soms zijn opgesteld door adviseurs met een verschoningsrecht of vormen de weerslag van een mondeling advies van een verschoningsgerechtigde. Dit laatste kan zich bijvoorbeeld voordoen indien de verschoningsgerechtigde aanwezig is geweest bij een vergadering en aldaar mondeling advies heeft uitgebracht, dat in de notulen van de vergaderingen is weergegeven. Verschoningsgerechtigd zijn adviseurs met een wettelijke geheimhoudingsplicht, zoals advocaten en notarissen, of een van hen afgeleid verschoningsrecht, zoals van door hen bij de uitvoering van hun werkzaamheden ingeschakelde hulppersonen. Accountants, belastingadviseurs, bankiers, organisatie- en communicatieadviseurs en dergelijke hebben geen verschoningsrecht. Wel kunnen zij, indien zij zijn ingeschakeld door een verschoningsgerechtigde, een afgeleid verschoningsrecht hebben. Dat zij contractuele geheimhouding van de rechtspersoon hebben bedongen met betrekking tot de inhoud van door hen uitgebrachte adviezen brengt niet mee dat de rechtspersoon afgifte van die adviezen aan de onderzoekers kan weigeren. De contractuele verplichting tot geheimhouding kan wel een omstandigheid zijn die ertoe leidt dat een verzoek tot inzage in strijd komt met het evenredigheidsbeginsel.1 De onderzoekers hebben geen recht op raadpleging van documenten (adviezen, correspondentie) die zijn opgesteld door een verschoningsgerechtigde.2 De rechtspersoon kan ook op dit verschoningsrecht een beroep doen.3 Voor zover het gaat om in notulen weergegeven mondelinge adviezen van een verschoningsgerechtigde meen ik dat de rechtspersoon gerechtigd is de desbetreffende passages onleesbaar te maken in de kopie van de notulen die aan de onderzoekers wordt verstrekt. Als de rechtspersoon aan ziet komen dat de notulen van een bestuursvergadering weleens opgevraagd zouden kunnen worden in een eventueel onderzoek in een enquêteprocedure (of door een toezichthouder), kan de hij overwegen om juridisch advies van een verschoningsgerechtigde niet op te nemen in de notulen van de bestuursvergadering zelf, maar in een afzonderlijk document. In de notulen van de bestuursvergadering kan worden vermeld dat er door de verschoningsgerechtigde juridisch advies is uitgebracht, zonder dat op de inhoud daarvan behoeft te worden ingegaan. In de praktijk blijkt echter dat rechtspersonen en hun (voormalige) functionarissen er soms helemaal geen belang bij hebben om een beroep op het verschoningsrecht te doen, omdat zij zich juist ter rechtvaardiging van hun handelwijze op uitgebrachte adviezen willen beroepen.

Gelet op het bovenstaande is het voor de rechtspersoon en zijn adviseurs verstandig om in de aanloop naar een enquête, die doorgaans niet uit de lucht komt vallen, goed na te denken over de wijze waarop zij in de enquête willen omgaan met adviezen van adviseurs.