Gewone openbaarmaking bij het handelsregister

Nederlandse rechtspersonen moeten de jaarrekening en het bestuursverslag in het Nederlands openbaar maken, maar mogen, als er geen Nederlands stuk is, Frans, Duits of Engels gebruiken. Art. 31a lid 2 WOR schrijft voor dat jaarrekening en bestuursverslag aan de ondernemingsraad in het Nederlands worden verstrekt, maar dat sluit gebruik van een andere taal niet uit, mits ieder lid van de ondernemingsraad dat aanvaardt. Lid 4 sluit voor het bestuursverslag en de overige gegevens op het taalvoorschrift van lid 1 aan, eist wel gebruik van één zelfde taal, maar staat (anders dan art. 2:403 lid 1 onderdeel e) afwijking ten gunste van het Nederlands toe. Art. 5.25o Wft kent voor de in die wet geregelde gereglementeerde informatie, waaronder de jaarrekening, weer een ander regime, dat mede afhangt van de markten waarop de effecten van de uitgevende instelling worden verhandeld, maar in het algemeen leidt tot Nederlands, Engels en/of de taal van de buitenlandse toezichthouder.

Hoofdregel is dat het bestuursverslag en de overige gegevens niet bij het handelsregister behoeven te zijn gedeponeerd, als men er ten eigen kantore inzage en tegen kostprijs of minder afschriften van geeft. Slechts de nauw bij de jaarrekening of winstbestemming aansluitende overige gegevens zoals opgesomd moeten steeds bij het handelsregister zijn gedeponeerd. Kleine rechtspersonen behoeven geen bestuursverslag en geen overige gegevens te publiceren (art. 2:396 lid 7), middelgrote behoeven niet op te geven wie bijzondere zeggenschapsrechten hebben, zoals priors, noch het aantal of de rechten van winstbewijzen en dergelijke (art. 2:397 lid 6). In een flex-BV voorkomende winst- of stemrechtloze aandelen (art. 2:392 lid 1 onderdeel h) behoeven dan ook niet te worden vermeld.

Een verleende (hoogst zeldzame) ontheffing van de plicht een jaarrekening op te maken (ex art. 2:49 lid 6, art. 2:58 lid 5, art. 2:101 lid 4, art. 2:210 lid 4, art. 2:300 lid 5) stelt ook vrij van openbaarmaking. Men denke aan overmacht, zoals verlies van de gehele boekhouding of door oorlog afgesneden verbindingen met de plaats van werkzaamheid. Een ingetreden faillissement is geen afdoende reden voor het verlenen van de ontheffing, omdat juist in faillissement behoefte is aan inzicht in de financiële handel en wandel van de rechtspersoon. De ontheffingsmogelijkheid geldt niet voor uitgevende instellingen die onder de Wft vallen, omdat de Transparantierichtlijn, gewijzigd bij Richtlijn 2013/50/EU, verplicht tot openbaarmaking van financiële informatie, waaronder de jaarrekening, binnen vier maanden na afloop van het boekjaar. Zie ook art. 2:101 BW. De ontheffing moet worden gedeponeerd; zodra de ontheffing is verleend, handelt de rechtspersoon niet (langer) in strijd met de deponeringsverplichting.

De Kamer van Koophandel mag volstaan met digitale bewaring en, anders dan voor de inschrijvingen van statuten en handtekeningen, met zeven jaar bewaartermijn.

De strafbepaling is art. 1 onderdeel 4° WED. Belangrijker sanctie is het rechtsvermoeden van onbehoorlijk bestuur in art. 2:50a, 2:138, 2:149, 2:248, 2:259 en 2:300a. Dit alles is ook van belang voor de feitelijke bestuurder, omdat ook op hem de verplichtingen van art. 2:394 rusten (HR 23 november 2001, NJ 2002/95), een en ander wordt de bestuurder meer aangerekend naarmate de termijnoverschrijding langer is (HR 12 juli 2013, ECLI:NL:HR:2013:BZ7189) en de Hoge Raad pleegt de bestuurder die enkele dagen te laat is met een ruimhartiger uitleg van het begrip onbelangrijk verzuim meer tegemoet te komen, zie ECLI:NL:HR:2013:1079. In lid 2 wordt ook de bekendmaking geregeld van een (gedeeltelijke) vernietiging van de jaarrekening door de ondernemingskamer; art. 2:362 lid 6 regelt bekendmaking van de désaveuverklaring. Zie bij art. 2:393 over deze dagvaarding voor de rechtbank van de woonplaats van de rechtspersoon.

Een uitgevende instelling (zie voor de definitie art. 1:1 Wft) moet de financiële informatie algemeen verkrijgbaar stellen en aan de AFM toezenden. Art. 5.25o Wft verplicht verder tot deponeren van de vastgestelde jaarrekening bij de AFM. Om de administratieve lasten die met dergelijke informatieverplichtingen zijn gemoeid zo beperkt mogelijk te houden, is bij de implementatie van de Transparantierichtlijn (Kamerstukken 31093) bepaald dat toezending aan de AFM volstaat; de AFM zendt de stukken dan door naar het Handelsregister. Ook de mededeling over het in ernstige mate tekortschieten van het inzicht, die is geregeld in art. 2:362 lid 6, behoeft uitsluitend aan de AFM ter kennis te worden gebracht.

In afdeling 16 titel 9 is de verzoekschriftprocedure voor de Ondernemingskamer geregeld tot verbetering van een jaarrekening die niet aan de eisen der wet voldoet. Een wijzigingsverzoek moet door de AFM worden ingediend binnen negen maanden na de deponering bij het handelsregister (of als dat niet hoeft of later volgt: na vaststelling) dan wel na ontdekking van een gebrek dat niet uit de jaarrekening blijkt, mits ontdekt binnen twee jaar na de aanvang van de eerste termijn. Voor rechtspersonen waarvan effecten niet genoteerd zijn, is de termijn twee maanden. Zie verder het commentaar op afdeling 16 van titel 9.

Gelet op de gevolgen van de uitbraak van het zogenoemde ‘corona-virus’ in Nederland in het voorjaar van 2020, is bij de Wet van 22 april 2020, Stb. 124, (Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid) een aantal tijdelijke uitzonderingen op in Boek 2 BW genoemde termijnen tot stand gekomen. Het gaat met name om bepalingen die voor besluitvorming het samenkomen van de algemene vergadering vereisen. Op grond van de Tijdelijke wet kunnen de termijnen voor het opstellen van de jaarrekening en het houden van de algemene vergadering worden verlengd. Vooralsnog is de termijn van neerlegging in art. 2:394 BW niet verlengd (zie evenwel lid 7, aant. 7). De regeling geldt niet voor beursvennootschappen (waarop de art. 5:25c en 5:25d Wft van toepassing blijven). Zie Kamerstukken II 35434, nr. 3. De regeling is in werking getreden op 24 april 2020 en werkt terug tot en met 16 maart 2020, en verviel op 1 september 2020. Zie Stb. 2020, 126. De vervaldatum kan op grond van art. 35 van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid iedere twee maanden worden aangepast. De laatste verlenging van de voor Boek 2 BW relevante artikelen geldt tot 1 februari 2023 (Stb. 2022, 477).

Wordt door uitstel van een algemene vergadering of door andere oorzaken die een gevolg zijn van COVID-19, de termijn voor het deponeren van de vastgestelde jaarrekening niet gehaald, of kan de jaarrekening niet worden opgesteld of gecontroleerd door een accountant, dan geldt ingevolge de artikelen 15 en 22 van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid het niet-tijdig deponeren niet als een bewijsvermoeden voor bestuurdersaansprakelijkheid in geval van faillissement. Het niet (tijdig) openbaar maken van de vastgestelde jaarrekening geldt dan niet als kennelijk onbehoorlijke taakvervulling. Het bestuur dient aan te tonen dat het verzuim van de publicatieplicht te wijten is aan de gevolgen van het COVID-19-virus. Het bestuur wordt wel geacht aan de boekhoudplicht van artikel 2:10 BW te kunnen voldoen, zodat daarvoor het bewijsvermoeden blijft gelden. Zie Kamerstukken II 35434, nr. 3. De regeling geldt (anders dan de overige bepalingen uit de tijdelijke wet) tot 1 september 2023, omdat de vordering onbehoorlijke taakvervulling ziet op taakvervulling in de periode van drie jaar voorafgaande aan het faillissement. Zie art. 2:138 BW en art. 35 van de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid.