2.4.2 De raad van commissarissen

De informatiepositie van de raad van commissarissen ligt genuanceerder. Anders dan het bestuur, beschikt de raad van commissarissen niet over het vermogen van de vennootschap en dus ook niet over de informatie van de vennootschap. Het zal echter tot weinig discussie leiden dat de raad van commissarissen niet goed in staat zal zijn zijn toezichthoudende en raadgevende rol binnen de vennootschap te vervullen zonder toegang tot informatie van de vennootschap. Een behoorlijk functioneren van de vennootschap vergt derhalve dat de raad van commissarissen voldoende informatie ontvangt van de vennootschap.

Op het bestuur rust de verplichting om de raad van commissarissen tijdig de gegevens te verschaffen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van diens taak.1 Het wettelijk uitgangspunt is daarmee dat de raad van commissarissen wordt geïnformeerd door het bestuur,2 hetgeen een zekere afhankelijkheid impliceert. Voorts kan de informatievoorziening aan de raad van commissarissen in de statuten of in een reglement nader worden geregeld, bijvoorbeeld door de raad van commissarissen aldus het recht toe te kennen op toegang tot de administratie en de gebouwen, kantoren en archieven van de vennootschap.3 Net als op het bestuur, rust op de raad van commissarissen een eigen verantwoordelijkheid om de informatie in te winnen die van belang is voor de uitoefening van zijn taak.4 Deze ‘haalplicht’ nuanceert de hiervoor genoemde afhankelijkheid van het bestuur. In de praktijk heeft de raad van commissarissen toegang tot verscheidene informatiebronnen zowel binnen als buiten de onderneming.5

Doordat de raad van commissarissen in beginsel geen toegang heeft tot informatie van de vennootschap, ligt aan zijn toegang tot informatie niettemin strikt genomen steeds een belangenafweging ten grondslag. Die belangenafweging is onder meer kenbaar uit artikel 2:141/251 lid 1 BW, waarin wordt verwezen naar informatie die ‘noodzakelijk’ is voor de uitoefening van de taak van de raad van commissarissen. Die bewoording impliceert dat de raad van commissarissen niet zonder meer toegang heeft tot alle informatie van de vennootschap; kennelijk wordt de mogelijkheid opengehouden van ‘niet-noodzakelijke’ informatie die dus in principe niet hoeft te worden verstrekt. In de praktijk zal het in beginsel aan de raad van commissarissen zijn om te beoordelen of bepaalde informatie noodzakelijk is voor de uitoefening van zijn taak.6 Mede gezien de complexiteit van zijn taak en het daarvoor vereiste inzicht in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming, zal het over het algemeen noodzakelijk zijn dat de raad van commissarissen over verstrekkende en gedetailleerde informatie beschikt. De raad van commissarissen is voorts gehouden te handelen in het belang van de vennootschap en gebonden aan een functionele geheimhoudingsplicht (waarover par. 2.4.3 hierna). Het is daarom lastig voor te stellen dat zich gevallen kunnen voordoen waarin een zwaarwichtig belang van de vennootschap zich verzet tegen informatieverstrekking aan de raad van commissarissen als orgaan.

Het uitgangspunt van de belangenafweging zal derhalve zijn dat de raad van commissarissen toegang dient te krijgen tot alle informatie die hij noodzakelijk acht om zijn taak behoorlijk te kunnen vervullen; het is moeilijk denkbaar dat de belangenafweging niet in het voordeel van de raad van commissarissen zal uitvallen.7 In de praktijk heeft de raad van commissarissen als gevolg van het voorgaande nagenoeg onverkorte toegang tot informatie van de vennootschap, vergelijkbaar met die van het bestuur.8 Dat is ook het uitgangspunt dat ik zal hanteren in dit onderzoek, reden waarom ik in algemene zin zal spreken over de informatiepositie van de vennootschapsleiding als geheel. Daarbij wil ik niettemin de kanttekening plaatsen dat deze toegang tot informatie niet zonder meer betekent dat commissarissen ook even goed zullen zijn geïnformeerd als bestuurders. Uit de aard van de toezichthoudende en raadgevende taak van de commissaris volgt nu eenmaal dat hij in het algemeen minder informatie nodig zal hebben om zijn taak te vervullen dan een bestuurder. In het algemeen zal de raad van commissarissen een aantal keer per jaar samenkomen volgens een vastgesteld schema,9 en is zijn taak minder intensief dan die van het bestuur, waaronder ook de dagelijkse leiding valt. Uiteindelijk zal de intensiteit van het toezicht en de betrokkenheid van de raad van commissarissen echter afhangen van de situatie waarin de vennootschap zich bevindt en de aard van die vennootschap.