V.6 Taakverdeling tussen de niet-uitvoerende bestuurders en de vorming van commissies

In de vorige paragrafen lag de focus op de taakverdeling tussen de uitvoerende bestuurders enerzijds en de niet-uitvoerende bestuurders anderzijds. Dit is niet de enige taakverdeling die voorkomt binnen de one tier board. Ook op het niveau van de uitvoerende bestuurders en de niet-uitvoerende bestuurders worden de taken verdeeld. De taakverdeling tussen de niet-uitvoerende bestuurders onderling uit zich doorgaans in de vorming van commissies. Dit verschijnsel verdient een nadere beschouwing.

Uit art. 2:129a/239a lid 1 BW volgt dat iedere niet-uitvoerende bestuurder is belast met het houden van toezicht op de taakuitoefening door de bestuurders. De toezichthoudende taak kan dus niet bij één niet-uitvoerend bestuurder of een deel van de niet-uitvoerende bestuurders worden gelegd.1 Wel kan de taak worden verdeeld over de niet-uitvoerende bestuurders.2 De verdeling van de toezichtstaak laat de collectieve verantwoordelijkheid uiteraard onverlet.3

In de praktijk is een taakverdeling tussen de niet-uitvoerende bestuurders onderling een must om effectief toezicht te kunnen houden. Volgens art. 2:129a/239a lid 1 BW houden de niet-uitvoerende bestuurders toezicht op ‘de taakuitoefening door de bestuurders’. Dat is een breed aandachtsveld. Het toezicht ziet niet alleen op de dagelijkse gang van zaken, maar bijvoorbeeld ook op de financiële verslaggeving. Kersten wijst er terecht op dat voor dit laatste specialistische kennis nodig is.4 Bij de samenstelling van de groep niet-uitvoerende bestuurders moet er rekening mee worden gehouden dat deze kennis bij ten minste een van hen aanwezig is.5 Het verbaast dan ook niet dat niet-uitvoerende bestuurders tegenwoordig steeds vaker vanwege hun specialistische kennis en expertise worden benoemd.6

De verdeling van de taken van de niet-uitvoerende bestuurders manifesteert zich doorgaans in de vorming van commissies met ieder een eigen aandachtsgebied.7 Te denken valt aan de auditcommissie, de remuneratiecommissie en de selectie- en benoemingscommissie.8 De instelling van deze commissies is in beginsel niet verplicht. Dit is anders wanneer de statuten de instelling van een auditcommissie, een remuneratiecommissie en/of een selectie- en benoemingscommissie voorschrijven. De instelling van een auditcommissie is bovendien verplicht voor beursvennootschappen en andere organisaties van openbaar belang in de zin van art. in art. 1 lid 1 onderdeel l Wet toezicht accountantsorganisaties.9 Dat beursvennootschappen een auditcommissie moeten instellen, volgt ook uit de Code. De Code schrijft de instelling van een auditcommissie, een remuneratiecommissie en een selectie- en benoemingscommissie voor wanneer de one tier board uit meer dan vier niet-uitvoerende bestuurders bestaat. Althans, zo interpreteer ik best practice bepaling 2.3.2.10 Deze bepaling is echter voor meer dan één uitleg vatbaar.

Bij beurs-NV’s mogen enkel niet-uitvoerende bestuurders zitting nemen in de auditcommissie, de remuneratiecommissie en de selectie- en benoemingscommissie. Mijns inziens volgt dat al uit best practice bepaling 2.3.2, maar de Code schrijft dat nog een keer expliciet voor in best practice bepaling 5.1.4.14 Uit laatstgenoemde bepaling volgt bovendien dat het voorzitterschap van de auditcommissie en de remuneratiecommissie niet kan worden vervuld door de voorzitter of een voormalig uitvoerend bestuurder van de vennootschap. De Code verlangt tot slot dat meer dan de helft van de commissieleden onafhankelijk is in de zin van best practice bepaling 2.1.8.15 Voor de samenstelling van de auditcommissie van beursvennootschappen en andere organisaties van openbaar belang bevat het Besluit instelling auditcommissie nog een aanvullende eis. Ten minste één lid van de auditcommissie moet deskundig zijn op het gebied van financiële verslaggeving of de controle van de jaarrekening.16 Voor niet-beursgenoteerde vennootschappen gelden deze beperkingen niet. Daar kunnen de commissies zelfs worden bemand door uitvoerende bestuurders. Art. 2:129a/239a lid 1 BW mag evenwel niet uit het oog worden verloren. Dit brengt mee dat uitvoerende bestuurders geen zitting mogen hebben in een commissie die belast is met het doen van voordrachten voor de benoeming van een bestuurder of het vaststellen van de bezoldiging van uitvoerende bestuurders.17