De civiele zitting centraal: informeren, afstemmen en schikken (BPP nr. VIII) 2010/10.1:10.1 Informatievoorziening

De civiele zitting centraal: informeren, afstemmen en schikken (BPP nr. VIII) 2010/10.1

10.1 Informatievoorziening

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

1. Op welk moment geeft de rechter/rechtbank informatie aan de procesdeelnemers over de zitting?

Voorstel 1:

De rechter/rechtbank geeft de procesdeelnemers zoveel mogelijk informatie voorafgaand aan de zitting. De rechter overlaadt procesdeelnemers ter zitting niet met informatie en hij spreidt de informatie zoveel mogelijk over de zitting.

Toelichting:

De ervaren (informatieve) rechtvaardigheid zal hoger zijn als partijen informatie over de zitting reeds voorafgaand aan de zitting ontvangen, omdat zij deze informatie dan rustig thuis kunnen bekijken in plaats van aan het begin van de zitting overladen te worden met informatie. Als zij ter zitting te veel informatie in één keer krijgen, zullen zij moeite hebben dit te verwerken en te onthouden. Dat geldt zeker aan het begin van een zitting, omdat partijen dan vaak zenuwachtig zijn. De ervaren (informatieve) rechtvaardigheid zal waarschijnlijk ook hoger zijn als de rechter de informatie die hij tijdens de zitting geeft, zoveel mogelijk over die zitting spreidt.

Ook zullen de wettelijke doelen waarschijnlijk in hogere mate gerealiseerd worden als de procesdeelnemers reeds voorafgaand aan de zitting horen wat de bedoeling van de zitting is en waarover gesproken zal worden. Zij hebben door de ontvangen uitleg en informatie immers de mogelijkheid om beter voorbereid ter zitting te verschijnen. Bovendien vergroot die informatie de kans op een schikking en voelen partijen zich minder snel gedwongen tot een schikking (Wissler, 2002).

Partijen en advocaten kunnen verder al voorafgaand aan de zitting persoonlijke doelen formuleren (of bijstellen) die beter aansluiten bij wat er gaat gebeuren op de zitting, waardoor deze waarschijnlijk in hogere mate bereikt worden.

Bron:

Een aantal auteurs heeft verbetervoorstellen gedaan die gaan over het geven van uitleg en informatie voorafgaand aan de zitting (Barendrecht en Van BeukeringRosmuller, 2000; Denlow, 2006; Gottwald & Treuer, 2005; de Handleiding regie vanaf de conclusie van antwoord; Pel, 2008; Tyler, 2006a; Wissler, 2002). Er zijn geen verbetervoorstellen gedaan die specifiek betrekking hebben op gedoseerde informatievoorziening (niet overladen met informatie). Er wordt echter bij een aantal verbetervoorstellen wel gewezen op het belang van het aanbrengen van structuur, omdat mensen nu eenmaal niet veel structuurelementen tegelijkertijd kunnen verwerken (geïntegreerde mediation; Gottwald & Treuer, 2005; het Haagse letsel-schadeproject; de Handleiding regie vanaf de conclusie van antwoord). Uit deze voorstellen zou kunnen worden afgeleid dat het belangrijk is niet te veel informatie in één keer te geven, maar deze gedoseerd (en gestructureerd) op de aanwezigen over te brengen.

Concrete uitwerking:

Dit voorstel zou kunnen worden uitgewerkt door partijen en advocaten enkele weken voorafgaand aan de zitting informatie te geven over de bedoeling/gang van zaken op de zitting en de onderwerpen die aan de orde zullen komen. Daarbij is de manier waarop de informatie gegeven wordt, van belang. Er zou door de rechtbanken bekeken kunnen worden hoe informatie het beste bij partijen en advocaten terecht komt: via een brief met bijlage, een mail, een folder, een internetverwijzing, een filmpje van een zitting en/of op een andere manier.

Bij binnenkomst in de rechtszaal is het goed om kort terug te grijpen naar die eerdere informatie (check of die gelezen is en stem af aan welke informatie nog behoefte bestaat) en kort te recapituleren wat de bedoeling en de gang van zaken is. Het uitgebreid geven van veel nieuwe informatie, direct aan het begin van de zitting is weinig zinvol, omdat partijen hier waarschijnlijk maar weinig van opnemen. Informatie die specifiek betrekking heeft op let verkrijgen van inlichtingen’ of ‘het beproeven van een schikking’ kan tijdens de zitting worden gegeven op het moment dat een aanvang wordt gemaakt met de desbetreffende fase. De rechter kan aan het begin van de zitting wel vast aankondigen dat hij hierover later in de zitting nog wat uitleg zal geven.

2. Over welke onderwerpen geeft de rechter/rechtbank informatie aan de procesdeelnemers?

Voorstel 2:

De rechter/rechtbank geeft de procesdeelnemers algemene informatie over de bedoeling van de zitting en de gebruikelijke gang van zaken tijdens de zitting. Daarnaast laat de rechter de procesdeelnemers weten welke onderwerpen hij wil bespreken tijdens de zitting en vraagt hen of zij nog andere onderwerpen ter sprake willen brengen. Ook geeft de rechter aan partijen vast een aantal vragen om over na te denken. De rechter/rechtbank geeft al deze informatie en vragen zoveel mogelijk voorafgaand aan de zitting (zie voorstel 1).

Toelichting:

Als de rechter de procesdeelnemers goede informatie over de gebruikelijke gang van zaken geeft en (meer toegespitste) informatie geeft over de te bespreken onderwerpen, zal de ervaren informatieve rechtvaardigheid hoger zijn. Doordat de procesdeelnemers ook de mogelijkheid krijgen om onderwerpen op de agenda te zetten, kan de ervaren procedurele rechtvaardigheid hoger zijn (zij hebben invloed/voice).

Daarnaast kan goede informatie en uitleg van de rechter ervoor zorgen dat het bereik van de wettelijke doelen hoger is, omdat de procesdeelnemers van tevoren weten waarover gesproken zal worden. Partijen en advocaten kunnen hier dan voorafgaand aan de zitting over nadenken, eventueel nog zaken/punten terugzoeken en relevante stukken bij de rechtbank indienen. Zij hebben een betere mogelijkheid om goed voorbereid ter zitting te verschijnen.

Bovendien zijn partijen en advocaten beter in staat om persoonlijke doelen te formuleren (of bij te stellen) die aansluiten bij wat er gaat gebeuren op de zitting, waardoor deze doelen waarschijnlijk in hogere mate bereikt worden.

Bron:

Uit tabel 74 volgt dat partijen en advocaten graag informatie willen over de doelen van de zitting, de gang van zaken (wie krijgt wanneer de mogelijkheid om zijn verhaal te doen, de tijdsduur van de zitting, de gebruiken tijdens de zitting, de mogelijkheid dat de zitting even geschorst wordt, de rol van de rechter en de griffier, het opstellen van het proces-verbaal) en de onderwerpen die tijdens de zitting besproken zullen worden. Er zijn in het binnen- en buitenland verschillende verbetervoorstellen gedaan die betrekking hebben op het geven van meer algemene informatie over de zitting, de te bespreken onderwerpen/een agenda of vragen waarover partijen vast kunnen nadenken (Barendrecht & Van Beukering-Rosmuller, 2000; Denlow, 2006; Gottwald & Treuer, 2005; Greacen, 2008; het Haagse letsel-schadeproject; de Handleiding regie vanaf de conclusie van antwoord; Pel, 2008; Steenberghe, in: Verschoof e.a., 2008; Tyler, 2006a; Van der Linden e.a., 2009).

Concrete uitwerking:

De rechter/rechtbank zou de procesdeelnemers over de volgende onderwerpen kunnen informeren:

—

de plaats van de zitting in de totale civiele procedure;

—

de bedoeling (doelen) van de zitting. Daarbij wordt ook vermeld wanneer vonnis wordt gewezen;

—

de concrete werkwijze/gang van zaken, een agenda: wanneer wordt gesproken over belangen, feitelijke inlichtingen en de mogelijke wijzen van afdoening?;

—

de spelregels die tijdens de zitting gelden (bijvoorbeeld de aspecten in box 26 zoals het geven van een hand aan de rechter is niet de bedoeling, het meebrengen van toehoorders is toegestaan, er bestaat de mogelijkheid om de rechter om een korte schorsing te verzoeken zodat partijen en advocaten kunnen overleggen);

—

uitleg over het verkrijgen van inlichtingen. Hierbij kan de rechter bijvoorbeeld uitleggen dat de inhoud van eerder ingediende stukken niet opnieuw wordt besproken (maar dat de rechter die stukken wel gezien heeft), of en wanneer partijen en advocaten de kans krijgen hun verhaal te vertellen, of er door advocaten gepleit mag worden of niet, op welke manier de rechter vragen zal stellen (een snelle afwisseling tussen partijen of ten aanzien van elk onderdeel wat langer stilstaan bij ieder van hen) en dat de verklaringen van partijen zullen worden opgenomen in een proces-verbaal;

—

de onderwerpen die de rechter voorstelt om ter zitting te bespreken (bijvoorbeeld het verloop van het herstelproces van eiser, de exacte toedracht van het ongeval, de mogelijkheden die er zijn om deze toedracht verder op te helderen, het eigen schuld verweer en schadepost X);

—

uitleg over het beproeven van een schikking Hierbij kan de rechter bijvoorbeeld uitleggen (1) dat schikken een vrije keuze van partijen is en dat zij altijd kunnen kiezen voor een vonnis van de rechter, (2) dat het vonnis niet anders zal zijn als één of beide partijen liever niet schikt, (3) dat de rol van de rechter in deze fase faciliterend is en hij partijen slechts helpt voor zover zij dat willen en (4) dat partijen een voorlopig oordeel kunnen krijgen;

—

de waarschijnlijke duur van de zitting (dit is niet hetzelfde als standaardduur) en — voor zover mogelijk — een inschatting van de duur per onderdeel/agendapunt;

—

het vervolg van de procedure. Hierbij kan de rechter bijvoorbeeld informatie geven over de vervolgstappen, de waarschijnlijke duur daarvan en wat daarbij van partijen wordt verwacht. Als de rechter na de zitting vonnis gaat wijzen, kan hij partijen uitleggen, dat zij daarvoor niet naar de rechtbank hoeven komen;

—

het voorstellen van de rechter en de griffier en een korte toelichting op hun rol en — als de griffier tijdens de zitting vertrekt — een uitleg daarover. Verder kan de rechter de procesdeelnemers voorafgaand aan de zitting vragen om — naast de onderwerpen die de rechter zelf aan de orde wil stellen — vast na te denken over aanvullende onderwerpen die zij ter zitting zouden willen bespreken en die aan hem toe te sturen/mailen of aan het begin van de zitting aan hem kenbaar te maken. Ook kan de rechter partijen (en advocaten) voorafgaand aan de zitting een aantal — bij voorkeur: open en in neutrale bewoordingen geformuleerde — vragen geven om vast over na te denken. Deze vragen kunnen zowel betrekking hebben op ‘het verkrijgen van inlichtingen’ (Wie waren er precies bij die onderhandelingen aanwezig? Wat is er precies gezegd over de prijs?) als op ‘het beproeven van een schikking’ of wat breder: op de verschillende afdoeningswijzen (Is uw probleem opgelost met een vonnis? Zou u graag een oplossing met de andere partij willen vinden’? Wat zouden voor u de voordelen van een schikking kunnen zijn? Wat zou voor u bij een schikking belangrijk zijn? Hoe zou een redelijke oplossing er volgens u uit kunnen zien? Ziet u oplossingen waarmee de belangen van beide partijen gediend zouden zijn? Zou u van de rechter willen horen wat zijn eerste indruk van de zaak is?).

Voor alle duidelijkheid: de zeer summiere informatie, die momenteel vaak in een comparitievonnis staat, volstaat niet. Het gaat erom, advocaten en (met name) partijen écht een idee te geven van hoe de zitting ongeveer zal verlopen, zodat de betrokkenen weten wat zij kunnen verwachten. De enkele mededeling dat de rechter geïnformeerd wil worden over de zaak en dat er een schikking beproefd gaat worden met vermelding van een standaardduur van zittingen in een comparitie-vonnis, werkt niet echt verhelderend.

Voor wat betreft het moment waarop de rechter deze informatie naar de procesdeelnemers communiceert, verwijs ik naar voorstel 1. Het is in ieder geval niet de bedoeling om al deze informatie pas aan het begin van de zitting over te brengen. Meer algemene informatie over de zitting, die op vrijwel iedere zitting van toepassing is, kan voorafgaand aan de zitting in de vorm van een folder, internet-verwijzing, enzovoort (zie de eerste alinea van de concrete uitwerking bij voorstel 1) overgebracht worden. Informatie die meer zaakspecifiek is, waarbij ik met name denk aan een (van de algemene informatie) afwijkende gang van zaken op de zitting, de onderwerpen die de rechter tijdens de zitting wil bespreken en de vragen waarover de partijen vast kunnen nadenken, kan bijvoorbeeld in een afzonderlijke brief of mail (die tegelijk met de algemene informatie verstuurd wordt) medegedeeld worden.

Ten slotte nog een opmerking over de rol van de advocatuur in dit kader. Het lijkt niet onredelijk om te verwachten dat ook advocaten aan hun cliënt uitleggen wat er op de zitting gaat gebeuren. Dat blijkt echter soms moeilijk te zijn voor advocaten omdat zij ook niet altijd weten hoe de rechter precies te werk zal gaan. Uit mijn empirisch onderzoek (zie tabel 74) volgt dat advocaten graag informatie van de rechter willen over onder meer wie op welk moment zijn verhaal kan doen, welke stukken de rechter nog nodig heeft, over welke onderwerpen de rechter nog vragen heeft en hoe lang de zitting gaat duren. Advocaten lijken hun cliënt mogelijk (mede) als gevolg hiervan — niet altijd even goed te informeren. Een (klein) aantal partijen van de onderzochte zittingen heeft namelijk opmerkingen gemaakt waaruit blijkt dat zij niet alles op de zitting even goed begrepen had (zie box 6). Het zou ook om die reden niet van een zeer klantgerichte benadering getuigen om er als rechter vanuit te gaan dat de partijen al geïnformeerd zijn door hun advocaat en om die reden geen informatie meer te geven aan partijen en advocaten.

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.