3.2.4 Besluitvorming buiten vergadering

De algemene vergadering kan ook buiten vergadering besluiten nemen.1 De wettelijke regeling voor dergelijke besluitvorming buiten vergadering is overzichtelijk. Voor de NV is bepaald dat besluiten buiten vergadering slechts met algemene stemmen kunnen worden aangenomen.2 Voor de BV geldt sinds de inwerkingtreding van de Wet Flex-BV dat voor besluitvorming buiten vergadering is vereist dat alle vergadergerechtigden met die wijze van besluitvorming instemmen,3 maar gelden geen bijzondere quorum- of meerderheidseisen. In beide gevallen worden stemmen schriftelijk uitgebracht.4 Doordat bij besluitvorming buiten vergadering geen oproeping plaatsvindt, wordt dit gezien als een praktisch en snel alternatief voor de aandeelhoudersvergadering.

In besloten verhoudingen, waaronder concernverhoudingen, wordt regelmatig gebruikgemaakt van de mogelijkheid om aandeelhoudersbesluiten buiten vergadering te nemen. In de praktijk vormt besluitvorming buiten vergadering bovendien vaak het sluitstuk van een langer proces waarin de aandeelhouders zijn betrokken, zoals een structuurwijziging of beursgang. Het voorgenomen besluit is dan ‘voorgekookt’ doordat de aandeelhouders reeds nauw bij de voorbereiding daarvan zijn betrokken. Ook andere niet-controversiële onderwerpen worden veelal via besluitvorming buiten vergadering afgedaan. Doordat bij besluitvorming buiten vergadering de medewerking vereist is van alle individuele aandeelhouders, leent dit zich niet goed voor toepassing in open verhoudingen of in geschilsituaties. Zowel bij de NV als de BV kan een aandeelhouder het besluitvormingsproces buiten vergadering immers blokkeren door ofwel tegen het voorstel te stemmen (bij de NV) ofwel te weigeren zijn instemming te geven voor de besluitvorming buiten vergadering (bij de BV).