9.2.2 Toegang tot informatie in de voorfase van de besluitvorming

Het is in het belang van de vennootschap dat de algemene vergadering behoorlijk functioneert. Daarnaast is in het belang van de aandeelhouders dat zij hun rechten en bevoegdheden op geïnformeerde wijze kunnen uitoefenen. Behoorlijke informatieverstrekking in de voorfase van de besluitvorming draagt bij aan het functioneren van de algemene vergadering en waarborgt de kwaliteit van haar besluitvorming. De belangen van de vennootschap en haar aandeelhouders bij die informatieverstrekking lopen derhalve in belangrijke mate parallel. Dit rechtvaardigt een ruim informatierecht in de voorfase van de besluitvorming.

Informatieverstrekking in deze voorfase van de besluitvorming ter vergadering vangt aan met het oproepingsbericht en geschiedt hoofdzakelijk aan de hand van de agenda, de toelichting daarop en achterliggende documenten, en eindigt in beginsel ter vergadering. Buiten vergadering vindt informatieverstrekking op meer informele wijze plaats. In de meeste gevallen wordt de informatieverstrekking in de voorfase van de besluitvorming gereguleerd via artikel 2:8 BW. In bepaalde gevallen volgt evenwel uitdrukkelijk uit de wet of statuten dat bepaalde documenten moeten worden verstrekt of mededelingen moeten worden gedaan.

De aldus verstrekte informatie dient te voldoen aan het zogeheten ‘inzichtelijkheidsvereiste’. Dit betekent dat de aandeelhouder redelijkerwijs in staat moet zijn om, op basis van de beschikbare informatie, (i) te bepalen of een agendapunt of voorstel zijn belangen raakt; en (ii) een eigen, verantwoord en geïnformeerd standpunt te bepalen over dat agendapunt. Op die manier wordt de aandeelhouder in staat gesteld om te beslissen of hij deelneemt aan de besluitvorming en, zo ja, om op geïnformeerde wijze deel te nemen aan het besluitvormingsproces. De benodigde informatie dient zodanig tijdig aan de aandeelhouders te worden verstrekt dat zij in redelijkheid voldoende tijd hebben om een geïnformeerd standpunt te kunnen vormen over een gegeven agendapunt en die informatie te kunnen gebruiken ter vergadering.

Of het vereiste inzicht voldoende is gewaarborgd, is afhankelijk van alle omstandigheden van het geval. Het voornaamste gezichtspunt daarbij is de beslotenheid van de vennootschap. Hoe meer besloten het samenwerkingsverband, des te eerder aan het inzichtelijkheidsvereiste zal zijn voldaan. Betrokken aandeelhouders in besloten verhoudingen staan immers dichter bij de vennootschap en zullen in het algemeen beter bekend zijn met hetgeen binnen de vennootschap speelt. Zij hebben daardoor ook minder informatie nodig in de voorfase om de agenda te kunnen doorgronden en een eigen, geïnformeerd standpunt te bepalen over de geagendeerde onderwerpen. Aandeelhouders die op meer afstand staan van de vennootschap zullen daarentegen juist meer informatie nodig hebben om hetzelfde inzicht te krijgen. Relevant is voorts welke redelijke verwachtingen de aandeelhouders hebben op basis van de gebruiken en afspraken binnen de vennootschap, alsmede de deskundigheid en professionaliteit van die aandeelhouders.