3.2.1 Bijeenroeping van, en oproeping tot, de aandeelhoudersvergadering

De algemene vergadering dient ten minste eenmaal tot besluitvorming over te gaan.1 Van oudsher geschiedt dit tijdens de zogeheten jaarvergadering.2 Daarnaast kunnen van tijd tot tijd zogenoemde buitengewone algemene vergaderingen worden gehouden. Behoudens andersluidende statutaire bepalingen, gelden voor zowel de ‘gewone’ algemene vergadering als de buitengewone algemene vergaderingen dezelfde formaliteiten en eisen omtrent het beschikbaar stellen van informatie.

Een onderscheid wordt gemaakt tussen de bijeenroeping van, en de oproeping tot de algemene vergadering. De bijeenroeping is het besluit van de vennootschap dat de algemene vergadering kan worden opgeroepen.3 Tot bijeenroeping van de algemene vergadering zijn bevoegd het bestuur, de raad van commissarissen en anderen die daartoe krachtens de statuten bevoegd zijn.4 In bepaalde gevallen kunnen een of meer aandeelhouders gezamenlijk handelend een rechterlijke machtiging krijgen tot bijeenroeping van een algemene vergadering.5 Het bijeenroepingsbesluit wordt vervolgens uitgevoerd door de vergadergerechtigden op te roepen tot de algemene vergadering.6 Dit is – zoals iedere uitvoering van een besluit van de vennootschap – een taak van het bestuur.7 Iedere bestuurder is tot oproeping bevoegd; hoewel de oproeping namens de vennootschap geschiedt, is dit gezien het voorgaande geen vertegenwoordigingshandeling. Bij een geautoriseerde oproeping kan oproeping geschieden door ieder van de aldus gemachtigde aandeelhouders.8

Voor de NV geschiedt de oproeping tot de algemene vergadering door aankondiging van de vergadering in een landelijk verspreid dagblad.9 Indien de statuten daarin voorzien, kunnen de houders van aandelen op naam worden opgeroepen door middel van het versturen van oproepingsbrieven aan de adressen van die aandeelhouders zoals vermeld in het aandeelhoudersregister.10 Indien de statuten daarin voorzien, of indien het een beursvennootschap betreft met een notering aan een gereglementeerde markt, kan oproeping geschieden door middel van “een langs elektronische weg openbaar gemaakte aankondiging die tot de dag van de algemene vergadering rechtstreeks en permanent toegankelijk is”.11 In de praktijk betekent dit dat een aankondiging zal worden geplaatst op de website van de vennootschap, waarbij het oproepingsbericht en eventuele begeleidende documenten algemeen beschikbaar worden gesteld. Oproeping bij de BV geschiedt door middel van het versturen van oproepingsbrieven aan de adressen van de aandeelhouders zoals vermeld in het aandeelhoudersregister12 of per e-mail.13

Bij de oproeping tot de algemene vergadering dient een wettelijke minimumtermijn in acht te worden genomen. Bij de NV vindt de oproeping plaats uiterlijk op de vijftiende dag vóór de dag van de algemene vergadering,14 bij de BV uiterlijk op de achtste dag vóór de dag van de algemene vergadering15 en bij de beursvennootschap met een notering aan een gereglementeerde markt uiterlijk op de tweeënveertigste dag vóór de dag van de vergadering.16 Wordt deze termijn niet nageleefd, dan zijn de ter vergadering genomen besluiten in beginsel vernietigbaar.17 Het belang van een tijdige oproeping is met name erin gelegen om de vergadergerechtigden de gelegenheid te bieden om na te gaan of zij wensen deel te nemen aan de algemene vergadering en, zo ja, om zich voor te bereiden op het overleg en de besluitvorming aldaar.18

Onduidelijkheid bestaat over de vraag of de oproeping heeft plaatsgevonden op het moment dat het oproepingsbericht is verzonden aan de aandeelhouder (de verzendtheorie) of op het moment dat de aandeelhouder het oproepingsbericht heeft ontvangen (de ontvangsttheorie). Uitgaande van de ontvangsttheorie van artikel 3:37 lid 3 BW, zou het oproepingsbericht de aandeelhouder moeten hebben bereikt om werking te hebben.19 In die zin oordeelde ook het Hof Amsterdam in 2009.20 De Rechtbank Arnhem overwoog daarentegen in 2011 dat uit het bijzondere karakter van de oproeping van een algemene vergadering volgt dat onder ‘oproeping’ moet worden verstaan het versturen van het oproepingsbericht.21 Met Van Solinge en Nieuwe Weme22 en Groffen23 meen ik dat de pragmatische benadering van de Rechtbank Arnhem juist en wenselijk is. Door het moment van verzending als uitgangspunt te gebruiken, is eenvoudiger vast te stellen of de algemene vergadering inderdaad tijdig is opgeroepen en wordt discussie achteraf voorkomen. Voor alle aandeelhouders kan dan eenvoudig bij één moment van oproeping worden aangesloten. Daardoor is eenvoudiger vast te stellen of de ter vergadering genomen besluiten kunnen worden aangetast, wat de rechtszekerheid ten goede komt. Niettemin kan het in uitzonderlijke omstandigheden zo zijn dat, zelfs indien alle formele vereisten rondom de oproeping in acht zijn genomen, het bestuur extra maatregelen zal moeten treffen om te waarborgen dat aandeelhouders wiens belangen in het bijzonder worden geraakt door de voorgenomen besluitvorming voldoende in de gelegenheid zijn gesteld om kennis te nemen van de oproeping.24

De wet zwijgt over de taal waarin de oproeping en eventuele begeleidende documenten luiden.25 Ik meen dat moet worden aangesloten bij de beoogde voertaal voor de algemene vergadering waarop de oproeping ziet.26 Doorgaans zal worden gekozen voor de Nederlandse of de Engelse taal. In algemene zin meen ik dat mag worden aangenomen dat aandeelhouders van Nederlandse vennootschappen de Nederlandse en de Engelse taal voldoende beheersen om in die taal kennis te kunnen nemen van de vergaderstukken en aan de algemene vergadering te kunnen deelnemen. Indien een of meer vergadergerechtigden de aldus gekozen voertaal niet (voldoende) machtig is, kan dit nopen tot het treffen van extra voorzieningen.27 Daarbij kan worden gedacht aan het verstrekken van vertaalde versies van de vergaderstukken en simultaanvertaling.