13.6.5 Administratie- en bewaarplicht

Administratieplichtigen zijn gehouden van hun vermogenstoestand en van alles betreffende hun bedrijf, zelfstandig beroep of werkzaamheid, naar de eisen van dat bedrijf, dat zelfstandig beroep of die werkzaamheid een administratie te voeren en het geadministreerde zodanig te bewaren dat uit de administratie op elk moment de rechten en plichten van de administratieplichtige blijken, evenals de gegevens die overigens voor de belastingheffing van belang zijn.2 Het begrip ‘administratie’ wordt niet in de AWR of enige andere belastingwet gedefinieerd.3 Uit de wetsgeschiedenis volgt dat deze term is bedoeld een open norm te zijn, in de zin dat bij de toepassing daarvan in voorkomende gevallen de nodige flexibiliteit in acht wordt genomen.4 De administratieplichtige heeft aldus een zekere vrijheid om zijn administratie naar eigen inzicht in te richten en te voeren, terwijl aard, omvang, complexiteit e.d. van een bedrijf medebepalend zijn voor de eisen die aan een administratie worden gesteld.5

Uit art. 52, lid 1 AWR volgt dat de administratieplichtige in ieder geval gehouden is te administreren ‘de gegevens betreffende zijn vermogenstoestand en alles betreffende zijn bedrijf, zelfstandig beroep of werkzaamheid, naar de eisen van dat bedrijf, dat zelfstandige beroep of die werkzaamheid’. Een administratie omvat dan ook meer dan alleen een boekhouding waaruit de financiële resultaten van de administratieplichtige blijken. Elk gegeven dat de administratieplichtige heeft ontvangen, verzonden of vastgelegd, valt daaronder, mits – en dat is tegelijk de grens van deze informatieverplichting –dat gegeven voor de belastingheffing van belang is. Tot de administratie behoren ook de vastlegging van bestuurs- en beheersdaden, de beschrijving van de interne organisatie, het interne berichtenverkeer en al wat daarmee samenhangt en overigens de inhoud van archieven, zowel als een beschrijving van de organisatie en de inhoud daarvan.6 Onjuiste of valse stukken zijn niet van de bewaarplicht uitgezonderd.7

Voor zover bij of krachtens de belastingwet niet anders is bepaald, is de bewaartermijn van de tot de administratie behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers zeven jaar.8 Niet duidelijk is wanneer de bewaartermijn precies begint te lopen. In de literatuur is bepleit dat bepalend is de actuele waarde van de gegevensdragers voor de bedrijfsvoering.9 Vooral bij houdsterstructuren en zogenoemde vaste inrichtingen en vertegenwoordigers komt de vraag aan de orde op welke plaats de administratie bewaard moet worden. art. 52 AWR legt geen beperkingen op, anders dan dat de administratie op zodanige wijze moet worden bewaard dat uit de administratie op elk moment de rechten en plichten van de administratieplichtige blijken, en de gegevensdragers zodanig worden bewaard dat controle daarvan binnen redelijke termijn mogelijk is (art. 52, lid 6 AWR). De invulling hiervan is casusspecifiek.