3.4 Regulering van de informatieverstrekking in de voorfase

Dat een aandeelhouder in de voorfase van de besluitvorming toegang dient te krijgen tot bepaalde relevante informatie van de vennootschap is onomstreden. Zoals ik hiervoor heb betoogd, is geïnformeerde en weloverwogen besluitvorming zowel in het belang van de aandeelhouder als in het belang van de vennootschap. In zoverre lopen hun belangen parallel. Dit rechtvaardigt dat de aandeelhouder ruime toegang krijgt tot informatie van de vennootschap. De eerste stap om te komen tot een informatierecht voor de betrokken aandeelhouders is daarmee genomen. De regulering van de informatieverstrekking in de voorfase ziet met name op de reikwijdte en inhoud van de te verstrekken informatie. Het inzichtelijkheidsvereiste is een open norm en bij de toepassing daarvan dienen alle omstandigheden van het geval te worden meegewogen. Ik formuleer hieronder een drietal gezichtspunten die in dit verband richtinggevend kunnen zijn.

Bij het voorgaande moet worden bedacht dat informatieverstrekking in de voorfase collectief van aard is. Zij dient immers ter bevordering van het functioneren van de algemene vergadering, die hierdoor tot geïnformeerde en weloverwogen overleg en besluitvorming kan komen. Ten aanzien van ieder van de vergadergerechtigden dient aan het inzichtelijkheidsvereiste te zijn voldaan, en alle opgeroepenen zullen in beginsel over dezelfde informatie moeten (kunnen) beschikken.

Het eerste gezichtspunt is de aard van het samenwerkingsverband. Hoe meer besloten het samenwerkingsverband, en hoe meer betrokken de aandeelhouders zijn, des te eerder aan het inzichtelijkheidsvereiste zal zijn voldaan. In besloten verhoudingen met betrokken aandeelhouders is de te overbruggen informatieasymmetrie tussen de aandeelhouders en de vennootschapsleiding veelal kleiner dan in open verhoudingen met een gespreid aandelenkapitaal. Betrokken aandeelhouders staan immers dichter bij de vennootschap en zullen in het algemeen beter bekend zijn met de onderwerpen die binnen de vennootschap spelen. Zij hebben daardoor ook minder informatie nodig om de agenda of voorstellen te kunnen doorgronden en een eigen, geïnformeerd standpunt ter zake te bepalen. Aandeelhouders die op meer afstand staan van de vennootschap zullen daarentegen juist meer informatie nodig hebben om hetzelfde inzicht te krijgen. Hierin ligt de verklaring voor de ogenschijnlijke inconsistentie in de rechtspraak over de formulering van de agenda die ik hiervoor aanhaalde in paragraaf 3.3.2.1.

Het voorgaande laat zich het duidelijkst illustreren door een vergelijking tussen enerzijds een familiebedrijf en anderzijds een klassieke beursvennootschap met een gespreid aandelenkapitaal. De aandeelhouders in het familiebedrijf zullen ‘hun’ vennootschap en haar onderneming veelal door en door kennen. Informatieverstrekking geschiedt dan in de praktijk op informele wijze van tijd tot tijd. Dat is anders voor de aandeelhouders van beursvennootschappen, die slechts beschikken over de gereguleerde informatie die de vennootschap aan de markt verstrekt. Deze veelal anonieme aandeelhouders – of beter: investeerders – zijn minder bekend met het reilen en zeilen van de vennootschap en hebben daardoor meer informatie nodig om het vereiste inzicht in de agendapunten te kunnen krijgen. Dit verschil komt tot uiting in de aanvullende voorschriften die voor beursvennootschappen volgen uit de Corporate Governance Code en, in ieder geval voor zover de vennootschap is genoteerd aan een gereglementeerde markt, uit artikel 5:25ka Wft.

Het voorgaande komt ook tot uiting in de wijze waarop die informatie wordt verstrekt. Betrokken aandeelhouders hoeven zich in het algemeen minder ‘in te lezen’ dan aandeelhouders die op meer afstand staan om op geïnformeerde wijze deel te kunnen nemen aan de vergadering. Ook dit kan rechtvaardigen dat in besloten verhoudingen meer nadruk ligt op de toelichting en gedachtewisseling ter vergadering dan in beursvennootschappen, waar de nadruk meer zal liggen op de informatieverstrekking in de voorfase van de algemene vergadering. Daarmee raakt het voorgaande ook aan de timing van de informatieverstrekking.

Als tweede gezichtspunt wijs ik op de organisatie en inrichting van de vennootschap. Naarmate de organisatie van de vennootschap meer door transparantie wordt gekenmerkt, dient eerder en ruimhartiger informatie te worden verstrekt in de voorfase van de aandeelhoudersvergadering om te voldoen aan het inzichtelijkheidsvereiste. De gedachte achter dit gezichtspunt is dat de vennootschap tegemoet dient te komen aan de redelijke verwachtingen van aandeelhouders en de gebruiken binnen de vennootschap. De organisatie van de vennootschap is hiervoor bepalend. Dit gezichtspunt ziet dus niet slechts op gevallen waarin uit de statuten, een reglement of een aandeelhoudersovereenkomst uitdrukkelijk volgt dat bepaalde informatie dient te worden verstrekt.1 In die gevallen zal de informatieverstrekking hoofdzakelijk worden gereguleerd door de specifieke regeling waaruit de informatieplicht volgt. De redelijkheid en billijkheid speelt dan een rol bij het invullen van open normen uit die regeling.

Ten slotte is relevant de professionaliteit en deskundigheid van de aandeelhouders. Naarmate de betrokken aandeelhouders professioneler en deskundiger zijn, kunnen zij geacht worden sneller complexere informatie tot zich te nemen. Een analist van een grote investeringsmaatschappij zal doorgaans sneller en beter in staat zijn een complex financieel overzicht te doorgronden dan de gemiddelde particuliere belegger. De informatieverstrekking dient kortom te worden aangepast aan het beoogde publiek. Dit kan bijvoorbeeld meebrengen dat er minder behoefte is aan een vereenvoudigde toelichting op het agendapunt en de achterliggende documentatie, en dat die informatie op kortere termijn vóór de vergadering nog kan worden verstrekt aan deskundige partijen. Zij hoeven minder bij de hand te worden genomen om de verstrekte informatie te kunnen begrijpen.