4.4.3.6 Letter of representation

De bevestiging bij de jaarrekening (ook wel management representation letter of letter of representation, hierna: ‘LOR’, genoemd) is van belang in het kader van de controleverklaring. Bij het afronden van de controle van de jaarrekening vraagt de accountant namelijk voordat hij zijn verklaring afgeeft standaard naar een door de opdrachtgever ondertekende LOR.1 Met behulp van de LOR verzekert de accountant zich ervan dat de uiteindelijke jaarrekening een getrouwe weergave is van de feitelijkheden.2 De LOR wordt de bevestiging bij de jaarrekening genoemd, omdat de opdrachtgever met deze brief bevestigt dat hij verantwoordelijk is voor het getrouw opmaken van de jaarrekening in overeenstemming met het van toepassing zijnde verslaggevingsstelsel (zoals IFRS of Dutch Gaap).3

Ten aanzien van de inhoud van de LOR bepaalt NV COS 580 (schriftelijke bevestigingen) dat de opdrachtgever schriftelijk dient te bevestigen dat:

Daarnaast worden de gemaakte afspraken (nogmaals) bevestigd, om duidelijk aan te geven wat de verantwoordelijkheden zijn van de opdrachtgever en van de accountant.6 Verder verklaart de opdrachtgever dat hij zijn verantwoordelijkheden is nagekomen met betrekking tot het opstellen van de financiële overzichten.7 Tot slot kan de accountant andere schriftelijke bevestigingen noodzakelijk achten of kunnen schriftelijke bevestigingen vereist zijn op basis van andere standaarden.8 Bijvoorbeeld een bevestiging dat ongecorrigeerde fouten niet van materieel belang zijn voor de financiële overzichten als geheel.9

De LOR borduurt voort op de opdrachtbevestiging. Nadat de verantwoordelijkheden van de accountant en het management in een opdrachtbevestiging10 zijn vastgelegd, voert de accountant de controle van de jaarrekening uit. Bij het afronden van de controle van de jaarrekening vraagt de accountant, voordat hij zijn verklaring afgeeft, naar de LOR. Hierin laat hij de opdrachtgever onder andere bevestigen dat hij zijn verantwoordelijkheden uit de opdrachtbevestiging is nagekomen. De afspraken in de LOR zijn voor het overgrote deel gestandaardiseerd en niet onderhandelbaar. In de praktijk wordt de LOR door de accountant opgesteld en dient deze slechts nog door de opdrachtgever te worden ondertekend en daarna aan de accountant te worden geretourneerd.11 De LOR wordt alleen door de accountant gebruikt en niet door derden. De LOR wordt niet openbaar gemaakt12.

Voordat ik de standpunten van de voor- en tegenstanders van de LOR bespreek, is het mijns inziens goed stil te staan bij de geschiedenis van de LOR. Volgens Van der Zanden13 is het gebruik van de LOR overgenomen uit de VS. Vóór de Sarbanes Oxley Wet in de VS in 200214 werd aangenomen, werd de jaarrekening namelijk niet ondertekend door het bestuur. Daarom bevestigde het bestuur schriftelijk aan de accountant dat zij alle relevante feiten heeft meegedeeld. Na de invoering van de Sarbanes Oxley Wet wordt de jaarrekening weliswaar nog steeds niet ondertekend door het bestuur, maar zijn in Amerika beursgenoteerde bedrijven wel verplicht een tweetal verklaringen te deponeren bij de Securities and Exchange Commission (SEC). Dit betreft de 302-verklaring en de 404-verklaring, genoemd naar de sectie waarin deze verklaringen zijn opgenomen in de Sarbanes Oxley Wet. Deze verklaringen worden afgegeven door het management (CEO en CFO). De verklaringen strekken verder dan de ondertekening van een jaarrekening, zoals in Nederland het geval is.15

In Nederland moeten bestuurders en commissarissen de opgemaakte jaarrekening wél ondertekenen. Met de ondertekening verklaren zij dat zij de jaarrekening hebben opgemaakt in overeenstemming met het van toepassing zijnde verslaggevingsstelsel. Zij accepteren met de ondertekening de verantwoordelijkheid voor de juistheid.18 Dit maakt de LOR eigenlijk overbodig, aldus tegenstanders van de LOR19. Tegenstanders van de LOR merken verder op dat de accountant niet meer verplicht zou zijn de controle-informatie te verifiëren doordat de accountant het bestuur laat verklaren dat alle verkregen controle- informatie juist en volledig is. De LOR wordt daarom ook wel een ‘verklaring van volledigheid’ genoemd. De accountant zou zijn taak als zelfstandig en onafhankelijk onderzoeker miskennen door een ‘dekkingsverklaring’ van het bestuur te verlangen.20 Opdrachtgevers stellen zich de vraag waarom zij van alles en nog wat moeten bevestigen als de accountant juist is gevraagd te controleren. De LOR heeft alsdan ‘een hoge cover-your-ass-factor’.21 Beckman 22 heeft zelfs in het verleden opgemerkt: ‘De ‘lor’ wordt ook wel -enigszins spottend- genoemd het briefje waarmee de leiding moet bevestigen dat de accountant zijn werk goed heeft gedaan”. De zeer uitvoerige inhoud van de LOR wordt eveneens bekritiseerd. Bordewijk23 stelt dat een verklaring van de ondernemingsleiding, die aangeeft dat men niet opzettelijk de accountant informatie heeft onthouden die relevant is voor de beoordeling van de juistheid van de jaarrekening, voldoende zou moeten zijn.

Voorstanders, zoals de NBA,24 Dieleman 25 en Van Amsterdam, 26 merken op dat de LOR niet betekent dat de accountant minder hoeft te controleren. De LOR bevestigt slechts de wettelijke verantwoordelijkheid van het bestuur. De LOR ontslaat de accountant niet op enigerlei wijze van zijn verantwoordelijkheid. Er is ook geen sprake van beperking van zijn aansprakelijkheid. De LOR is geen ‘con- trolemiddel’. Een door de opdrachtgever ondertekende LOR ‘kan nooit dienen ter vervanging van enige door de accountant uit te voeren controlehandeling’27. Dit oordeel lijkt te worden bevestigd door het CBB in de hierna onder ‘Jurisprudentie LOR’ te bespreken tuchtzaak tegen de accountant van DSB.28 Mede door deze uitspraak komt bij mij de vraag op wat de LOR dan wel precies is en waarom de LOR nodig is, naast de opdrachtbevestiging en de ondertekening van de jaarrekening door het bestuur?

Van Dellen, Van Klinken en Majoor stellen dat het uiteindelijk minder van belang is in welke vorm de accountant de bevestiging krijgt ‘als hij maar op een of andere manier een schriftelijke bevestiging ten aanzien van specifieke zaken van de ondernemingsleiding krijgt’. Dit zou ook in de vorm van notulen van een eindbespreking kunnen zijn. Een ondertekening van de jaarrekening moet volgens hen echter niet als ‘vervanger’ van de LOR dienen. Ondertekening dient een ander doel en behoeft ook geenszins de volledigheid weer te geven.

Naar mijn mening ligt de waarheid in het midden. Gezien de mogelijke aansprakelijkheid van de accountant jegens derden en het risico van fraude, begrijp ik dat accountants niet willen en kunnen volstaan met de ondertekening van de jaarrekening door het bestuur. Het ligt voor de hand dat er ook sprake is van een gerichte bevestiging door het bestuur aan de accountant dat het bestuur zijn verantwoordelijkheden is nagekomen. Ik denk echter ook dat men ten aanzien van de inhoud van de LOR is ‘doorgeslagen’ waardoor de indruk wordt gewekt dat de accountant aansprakelijkheid van zich ‘afschuift’. Ik sluit me dan ook aan bij de suggestie van Bordewijk om te volstaan met een verklaring van het bestuur, die aangeeft dat men niet opzettelijk de accountant informatie heeft onthouden die relevant is voor de beoordeling van de juistheid van de jaarrekening. De accountant heeft echter alsdan nog steeds een onderzoeksplicht. Hij kan niet aan aansprakelijkheid ontkomen door zich te beroepen op de LOR.29 Zoals in het voorgaande beschreven, vereist NV COS 580 (Schriftelijke bevestigingen) dat een uitvoerige LOR wordt gevraagd aan de opdrachtgever. Ik zou er voor willen pleiten dat de inhoud van deze NV COS wordt aangepast aan de suggestie van Borderwijk. Er is dan wel sprake van een schriftelijke bevestiging van het bestuur, zonder dat de indruk wordt gewekt van een dekkingsverklaring.

De reikwijdte van de LOR is aan de orde gekomen in de tuchtzaak tegen de accountant van DSB. Het CBB overweegt:30‘Met betrekking tot de grief van AFM gericht tegen het oordeel van de accountantskamer dat de bevestiging bij de jaarrekening (de Letter of representation) voldoende is om de juistheid en de volledigheid van de toelichting op de transacties met verbonden partijen vast te stellen overweegt het College als volgt. Uit NVCOS 550.2 en 550.7 volgt naar het oordeel van het College niet dat de externe accountant mag volstaan met het verkrijgen van een bevestiging van het bestuur. In NVCOS 550.7 en 550.8 is naar het oordeel van het College nu juist bepaald, dat gecontroleerd dient te worden of de van het bestuur verkregen informatie volledig en toereikend is. Voorts volgt uit het bepaalde in NVCOS 550.13 in verbinding met 550.14, dat de externe accountant met betrekking tot de geïdentificeerde transacties met verbonden partijen toereikende controle-informatie dient te verkrijgen teneinde vast te stellen dat deze transacties op een juiste wijze zijn vastgelegd en toegelicht. Bovendien volgt uit de verbondenheid van DSB en DSB Beheer en de omstandigheid dat een directeur enig aandeelhouder beide vennootschappen bezit en bestuurt, dat de externe accountant alert had moeten zijn op transacties die in de gegeven omstandigheden ongebruikelijk lijken (NVCOS 550.11)’.