Stewardshipverplichtingen in tijden van corona

Door de coronacrisis ziet een groot aantal beursvennootschappen zijn omzet en winstgevendheid plotseling fors dalen, met alle gevolgen van dien voor de algehele financiële gezondheid van deze vennootschappen. Logischerwijs is de aandacht van de bestuurders en commissarissen van deze vennootschappen in een paar weken tijd geheel komen te liggen op het waarborgen van de continuïteit van de bedrijfsvoering. Calamiteitenplannen moeten uit de kast worden gehaald. Vennootschappen zullen alert moeten zijn op bedrijfskritische processen die geraakt kunnen worden door (de overheidsmaatregelen ter bestrijding van) het coronavirus. Hieronder gaan wij daar nader op in.

Op de eerste plaats komen de gezondheid, de beschikbaarheid en de productiviteit van de eigen werknemers. Om besmettingsrisico’s te minimaliseren en te voldoen aan de overheidsmaatregel om thuis te werken als het kan, zal ten minste een deel van de werknemers vanuit huis werken. Gelet hierop zal de nodige aandacht moeten uitgaan naar goede beveiliging van de netwerkverbindingen, zodat eventuele ‘cyberaanvallen’ kunnen worden doorstaan. Productiviteitsverlies kan optreden wanneer werknemers door het virus ziek worden en/of in quarantaine moeten.

Een ander bedrijfskritisch proces dat beïnvloed kan worden is de waardeketen. In dat kader zal er geïnventariseerd moeten worden wat de situatie is bij de toeleveranciers en de klanten. Is de aanvoer van grondstoffen en onderdelen geborgd of zitten er haperingen in de productieketen door tijdelijke sluitingen van productielocaties, gesloten grenzen en (financiële) problemen bij de toeleveranciers? Klantcontacten zullen moeten worden geïntensiveerd om hen op de hoogte te houden van eventuele problemen in de levering van producten en diensten. Anderzijds kunnen klanten ervoor kiezen om hun bestellingen uit te stellen of te annuleren in verband met een mogelijke economische neergang als gevolg van de coronacrisis.

In de derde plaats zal gewaakt moeten worden over de continuïteit van het bedrijf. Deze is in belangrijke mate afhankelijk van de financiële soliditeit van de vennootschap en de daarmee verbonden onderneming(en). Vennootschappen zullen continu bezig zijn met scenarioanalyses voor de omzet- en winstontwikkeling op de korte en middellange termijn waarbij rekening wordt gehouden met de (mogelijke) gevolgen van (de overheidsmaatregelen ter bestrijding van) het coronavirus. Dit geeft de vennootschappen de mogelijkheid om – indien de omstandigheden daartoe nopen – versneld de noodzakelijke maatregelen te treffen. Om de kasstroombehoefte te bepalen zullen de vennootschappen de liquiditeitsprognoses voor de korte en middellange termijn gebruiken die voortkomen uit deze scenarioanalyses. Een complicerende factor daarbij is dat het moeilijk in te schatten is hoe lang de coronacrisis zal voortduren en hoe groot de impact hiervan zal zijn op de financiële soliditeit. In zulke onzekere tijden is de toegang tot voldoende liquide middelen essentieel.

Vennootschappen zullen er dagelijks op toe moeten zien of zij op going concern-basis gedurende twaalf maanden de verwachte operationele kosten kunnen dekken en aan de financiële verplichtingen kunnen voldoen. Bekeken zal moeten worden welke noodzakelijke maatregelen getroffen moeten worden om ervoor te zorgen dat er voldoende liquide middelen voorhanden zijn. In dat kader zal moeten worden bezien of het over boekjaar 2019 geplande (slot)dividend nog wel kan worden uitgekeerd aan de aandeelhouders. Verschillende vennootschappen zijn tot de conclusie gekomen dat maatregelen op dat terrein wenselijk zijn. Zo hebben onder meer Randstad, ABN AMRO, ING Groep, Aegon, ASR Nederland, NN Group, Arcadis, Signify, Intertrust, Eurocommercial Properties en Westfield-Unibail-Rodamco aangekondigd het eerder in het vooruitzicht gestelde (slot)dividend te passeren, op te schorten of fors te verlagen. Ook bestaande aandeleninkoopprogramma’s zullen onder de loep moeten worden genomen. Zo hebben bijvoorbeeld Arcadis, TomTom en Royal Dutch Shell hun inkoopprogramma’s tot nader order opgeschort. Daarnaast zullen vennootschappen moeten beoordelen welke niet-noodzakelijke investeringen kunnen worden uitgesteld en welke operationele kostenreducties kunnen worden doorgevoerd. Bezien zal moeten worden of gebruik kan worden gemaakt van de door de overheid aangeboden regelingen, zoals de tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid (NOW) waarmee een (substantiële) tegemoetkoming in de loonkosten kan worden verkregen. Daarnaast zullen vennootschappen, indien nodig, een gesprek moeten voeren met hun bank over een verruiming van de voorwaarden van de kredietfaciliteit en met de Belastingdienst over bijzonder uitstel van betaling van de inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, omzetbelasting en loonbelasting.

Zoals in paragraaf 2 al is opgemerkt, wordt van institutionele beleggers verwacht dat zij ‘toezien’ op (onder meer) de Nederlandse beursvennootschappen waarin is belegd ten aanzien van relevante aangelegenheden (‘monitoring’). Het gaat hierbij (onder meer) om de strategie, de financiële en niet-financiële prestaties en risico’s, de kapitaalstructuur en de maatschappelijke effecten. Het moge duidelijk zijn dat de coronacrisis en de gevolgen daarvan van invloed zijn op al deze punten. De vraag is op welke wijze verantwoorde en betrokken institutionele beleggers het aan hen toebedeelde ‘toezicht’ in tijden van corona uitoefenen en wat zij in dat kader van de beursvennootschappen verwachten.

In de eerste plaats is het van belang dat de vennootschap voldoende communiceert en transparant is over de effecten van de coronacrisis op het reilen en zeilen van de vennootschap.4 Natuurlijk zullen beleggers er begrip voor hebben dat de vennootschappen in de eerste plaats hun aandacht richten op het intern aanpakken van de crisis en op het inventariseren van de impact van de crisis op hun divisies, werknemers, klanten en toeleveranciers. Wanneer het moment echter daar is om de kapitaalmarkt te informeren,5 moet deze communicatie zo helder mogelijk zijn. Zo moet er duidelijk gecommuniceerd worden over de impact van de coronacrisis op de dagelijkse bedrijfsvoering en over de maatregelen die worden genomen om deze crisis te doorstaan. Daarnaast zou er een schets moeten worden gegeven van de vooruitzichten. Ook kan het nuttig zijn om informatie te verschaffen over de wijze waarop de calamiteitenplannen werken en hoe ervoor wordt gezorgd dat het bestuur en de raad van commissarissen zo goed mogelijk kunnen blijven functioneren. Het verzoek om heldere communicatie moet niet worden verward met het geven van hele gedetailleerde informatie. Beleggers zullen er begrip voor hebben dat het zeer uitdagende en volatiele omstandigheden zijn en dat het gelet daarop veelal nog niet mogelijk is om cijfermatige inzichten te geven van de effecten van de coronacrisis.

Verantwoorde en betrokken institutionele beleggers zullen verder van het bestuur verwachten dat de gezondheid en de veiligheid van de werknemers de eerste prioriteit is.6 Voornoemde groep beleggers zal blijven onderstrepen dat werknemers van het grootste belang zijn voor het korte- en langetermijnsucces van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming(en) en dat aanpassingen in het personeelsbestand zoveel mogelijk moeten worden voorkomen, eventueel door een beroep te doen op de NOW-regeling. Indien op die regeling een beroep wordt gedaan en/of indien het onvermijdelijk is dat van werknemers een offer moet worden gevraagd7 dan verwachten beleggers van bestuurders dat zij deze ‘pijn’ delen door ten minste tijdelijk een korting door te voeren op hun vaste salaris. Er zijn verschillende vennootschappen die dat al hebben gedaan, zoals Unibail-Rodamco-Westfield, Air France-KLM, Koninklijke BAM Groep, Aalberts en Kendrion.

De tweede prioriteit van een bestuur zou in de ogen van verantwoorde en betrokken institutionele beleggers het onderhouden van de goede relaties met de toeleveranciers en de klanten moeten zijn. Dit ziet niet alleen op nauwe contacten over mogelijke problemen in de levering van diensten en producten in de gehele productieketen, maar ook op het tijdig betalen van leveranciers en het in gesprek gaan met klanten die betalingsproblemen hebben. Zo hebben Nederlandse banken verschillende steunmaatregelen voor hun klanten (particulieren en ondernemers) getroffen. Zo kunnen deze klanten rekenen op uitstel van aflossing en rente op hun leningen en is de rente op consumptief krediet verlaagd. Ook kunnen bedrijven gebruikmaken van het borgstellingskrediet. Ook andere vennootschappen hebben steunmaatregelen getroffen. Zo helpt bijvoorbeeld Unilever haar kleine en middelgrote toeleveranciers door hen vroeg te betalen en bepaalde kleine klanten door hen krediet te verschaffen.

Verantwoorde en betrokken institutionele beleggers achten financiële prudentie de derde prioriteit. Deze groep beleggers beseft zich terdege dat bepaalde sectoren meer door de coronacrisis zullen worden getroffen dan andere. Ten aanzien van de vennootschappen in de ‘getroffen sectoren’, zoals luchtvaartmaatschappijen, cruiseschepen en verhuurders van winkelpanden, zullen beleggers er veelal begrip voor hebben dat het op dit moment het meest prudent is om (voorlopig) geen dividend uit te keren en om eventuele aandeleninkoopprogramma’s op te schorten.8 In ‘ruil’ hiervoor zullen beleggers dan wel terughoudendheid bij bonusbetalingen en voorgenomen stijgingen van de vaste bezoldiging van bestuurders verlangen.9 Het veranderen van prestatiecriteria, het aanpassen van de uitoefenprijzen van aandelenopties of het toekennen van extra prestatieaandelen door de recente koersdalingen kunnen al helemaal niet aan de orde zijn.

Het zal voor sommige vennootschappen waarschijnlijk onvermijdelijk zijn om op korte of middellange termijn een aandelenemissie te doen om de financiële soliditeit te verbeteren, om de bankconvenanten te kunnen nakomen en/of om de investment grade credit rating te behouden. Britse institutionele beleggers hebben zich reeds bereid getoond om hun eigen stemrichtlijnen ten aanzien van het verlenen van machtigingen aan besturen om nieuwe aandelen uit te geven, onder voorwaarden te versoepelen zodat vennootschappen relatief snel kunnen handelen.10 Pre corona was het voor Britse beleggers gebruikelijk om het bestuur te machtigen om de komende 15 maanden 5% nieuwe aandelen uit te geven voor algemene doeleinden en 5% voor specifieke overnames en investeringen, zonder dat hierop het voorkeursrecht voor bestaande aandeelhouders hoeft te worden behouden. Deze gebruikelijke machtiging voor aandelenemissies is nu verhoogd naar 20%. Voorwaarden hierbij zijn wel dat de vennootschappen goed kunnen motiveren waarom een dergelijke hogere machtiging in het belang van de vennootschap en haar stakeholders is en dat een representatief aantal grote(re) aandeelhouders van tevoren over een dergelijke verhoogde machtiging is geconsulteerd. Ook moet bij de allocatie van de aandelen ernaar worden gestreefd om alle aandeelhouders in de gelegenheid te stellen pro-rata aan de emissie deel te nemen (soft pre-emption). Het is onze verwachting dat verantwoorde en betrokken institutionele beleggers die een belang houden in Nederlandse beursvennootschappen dezelfde beleidslijn zullen hanteren. Cruciaal hierbij is dat het bestuur overtuigend uitlegt waarom een verhoogde emissiemachtiging nodig is voor de desbetreffende vennootschap.

Tot slot zullen verantwoorde en betrokken institutionele beleggers verwachten dat vennootschappen zich juist in deze tijd maatschappelijk verantwoord opstellen. Van alle vennootschappen wordt verwacht dat zij waar enigszins mogelijk een bijdrage leveren aan de bestrijding van de coronapandemie en de overheidsmaatregelen ter bestrijding daarvan zullen ondersteunen. Verschillende initiatieven zijn al door de beursvennootschappen genomen. Zo hebben supermarkten, waaronder die van Koninklijke Ahold Delhaize, een speciaal uur voor seniore mensen ingesteld zodat die in relatieve rust en veiligheid boodschappen kunnen doen. Unilever heeft ter waarde van € 100 miljoen zeep, ontsmettingsmiddel, bleekmiddel en voedsel gedoneerd. Bierbrouwers, zoals Heineken en AB Inbev, maken momenteel van restbier desinfecterende handgels voor ziekenhuizen en zorginstellingen. ABN AMRO schonk samen met IBM tweeduizend laptops aan kinderen die nu noodgedwongen thuis les krijgen, maar geen laptop hebben. Just Eat Takeaway.com verstrekt voor meer dan € 4 miljoen aan gratis maaltijden aan ziekenhuispersoneel in heel Europa. Zeker als een vennootschap een beroep gaat doen op één of meer door de overheid aangeboden regelingen, zullen verantwoorde en betrokken institutionele beleggers naar verwachting ook het belastingbeleid en de effectieve belastingvoet van de desbetreffende vennootschap aan de orde stellen.

De Nederlandse overheid heeft verschillende maatregelen getroffen om het coronavirus in te dammen. Eén van die maatregelen is dat wettelijk verplichte bijeenkomsten, zoals AV’s, momenteel alleen kunnen plaatsvinden als er maximaal 100 personen zijn die 1,5 meter afstand kunnen houden. Veel beursvennootschappen worstelen met de vraag op welke wijze zij moeten omgaan met hun jaarlijkse (geplande) AV. Deze AV moet, wettelijk gezien, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar van de vennootschap worden gehouden.12 Deze worsteling wordt veroorzaakt door het feit dat de wet bepaalt dat de AV moet worden gehouden in een Nederlandse plaats en dat aandeelhouders het recht hebben om de AV bij te wonen, daarin het woord te voeren en het stemrecht uit te oefenen.13

Vennootschappen gaan verschillend om met hun geplande AV. Het merendeel van de vennootschappen wil de geplande AV door laten gaan maar heeft maatregelen genomen om het risico op besmetting in te perken. Verschillende vennootschappen roepen hun aandeelhouders op om niet fysiek naar de AV te komen en op afstand (via een volmacht) te stemmen. Aandeelhouders worden uitgenodigd om de vragen die zij anders fysiek tijdens de AV zouden stellen, voorafgaand aan de AV per mail te stellen zodat deze tijdens de AV kunnen worden beantwoord. Veel beursvennootschappen hebben daarnaast aangekondigd dat zij hun AV zullen livestreamen zodat aandeelhouders deze vergadering op afstand kunnen volgen. Dat betekent in de praktijk veelal niet dat zij ook live (vervolg)vragen kunnen stellen of een statement kunnen maken. Uitzonderingen hierop zijn onder meer ASM International, Alfen, DPA Group en TIE Kinetix. Er is ook een groep vennootschappen die de geplande AV op dit moment niet laat doorgaan. Ten tijde van het schrijven van deze bijdrage hebben al 19 Nederlandse beursvennootschappen besloten om hun jaarlijkse AV uit te stellen. ICT Group, Aalberts, Nedap, Brill, Corbion, Boskalis, GrandVision en Ordina gaan nu in de laatste week van juni hun AV houden. Sligro Food Group heeft haar AV verschoven van 18 maart naar 9 juni en Ctac ging van 13 mei naar 10 juni. Randstad, IMCD, Flow Traders, OCI, Kendrion, TomTom, Vastned Retail, Hydratec en Koninklijke Porceleyne Fles hebben nog geen nieuwe datum bekendgemaakt, maar de AV zal in ieder geval na 1 juni plaatsvinden. Daarnaast hebben Esperite en Arcona Property Fund hun eerder uitgeschreven buitengewone AV’s uitgesteld. De besturen en raden van commissarissen van deze vennootschappen achten het fysiek bijeenkomen met aandeelhouders momenteel niet verantwoord. Verantwoorde en betrokken institutionele beleggers zullen hier begrip voor hebben. Wel vinden zij het belangrijk dat de AV’s zo snel mogelijk plaatsvinden. Vooral bij die vennootschappen waar nieuwe (uitvoerende) bestuurders moeten worden benoemd en in het bijzonder de bestuursvoorzitter, zoals bij ABN AMRO, ASM International, Aegon, Heineken en Koninklijke Ahold Delhaize, is het juist in deze crisistijd van belang dat er continuïteit in (statutaire) bestuursbesluitvorming is. Daarnaast zou het onwenselijk zijn als veel beursvennootschappen hun jaarlijkse AV verschuiven naar eind juni. Het gevolg hiervan is dat de convocaties en de agenda’s voor al die AV’s ook in dezelfde periode worden gepubliceerd. Dit leidt tot een piek in de werkbelasting van institutionele beleggers hetgeen op zijn beurt afbreuk kan doen aan het uitgangspunt dat het stemrecht op een geïnformeerde manier wordt uitgeoefend.14

Om verder uitstel van AV’s (en daarmee een piek in de werkbelasting van institutionele beleggers) en rechtsonzekerheid over de besluitvorming op AV’s te voorkomen,15 zijn institutionele beleggers voorstander van tijdelijke spoedwetgeving die het mogelijk maakt dat AV’s volledig online kunnen worden gehouden. Verschillende landen zijn al tot dergelijke wetgeving overgegaan (zoals Duitsland, Frankrijk, Spanje, Italië en Luxemburg).16 Wij zijn verheugd dat de minister voor Rechtsbescherming, de minister van Justitie en Veiligheid en de staatssecretaris van Justitie en Veiligheid op 8 april 2020 een wetsvoorstel dat daarin voorziet naar de Tweede Kamer hebben gestuurd (hierna: wetsvoorstel).17

Zoals hierboven al is opgemerkt, zijn beursvennootschappen jaarlijks wettelijk verplicht om een AV te houden. In de memorie van toelichting wordt erop gewezen dat het fysiek bijeenkomen voor een AV onwenselijk kan zijn gelet op de beperking van de verspreiding van het coronavirus. Het wetsvoorstel strekt ertoe om tijdelijk afwijkingen van wettelijke en statutaire bepalingen inzake het houden van fysieke vergaderingen en daarmee verband houdende termijnen en sancties toe te staan. Het doel is om te voorkomen dat er twijfel bestaat over de rechtsgeldigheid van genomen besluiten indien een AV niet volgens de wet en de statuten verloopt18 en om te voorkomen dat uitstel van een AV kan leiden tot het niet-naleven van wettelijke termijnen.

In het wetsvoorstel wordt geregeld dat in afwijking van de wettelijke bepaling die voorschrijft dat de AV moet worden gehouden in een Nederlandse plaats, besturen van beursvennootschappen kunnen bepalen dat een AV wordt gehouden die uitsluitend toegankelijk is langs elektronische weg.19 Daarnaast wordt geregeld dat in afwijking van het wettelijke recht van aandeelhouders om fysiek bij de AV aanwezig te mogen zijn, besturen van beursvennootschappen kunnen bepalen dat vergadergerechtigden geen fysieke toegang tot de AV hebben.20 Aan het gebruik van hiervan worden verschillende voorwaarden gesteld.21 Zo moeten aandeelhouders de AV via een elektronisch communicatiemiddel kunnen volgen, bijvoorbeeld via een livestream (via audio of video). Daarnaast moeten aandeelhouders in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die op de agenda voor de AV staan. Deze vragen moet de beursvennootschap uiterlijk op de AV zelf beantwoorden en op de website plaatsten of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk maken voor de aandeelhouders. In de memorie van toelichting wordt erop gewezen dat aandeelhouders op deze wijze de antwoorden kunnen betrekken bij het uitoefenen van hun stemrecht. Verder wordt opgemerkt dat het denkbaar is dat het bestuur vóór de AV een e-mail stuurt met gestelde vragen en antwoorden, zodat aandeelhouders kennis kunnen nemen van de vragen van andere aandeelhouders en de antwoorden daarop. Voor aandeelhouders die op afstand via een volmacht stemmen – en dat doen de meeste institutionele beleggers – heeft het de voorkeur dat de vennootschap de gestelde vragen voorafgaand aan de AV beantwoordt. Verder valt in de memorie van toelichting te lezen dat het denkbaar is dat beursvennootschappen bepaalde aandeelhouders of vertegenwoordigers van aandeelhouders (VEB, VBDO, Eumedion) de mogelijkheid bieden om tijdens de vergadering nadere vragen in te dienen via een door de vennootschap aangewezen elektronisch communicatiemiddel (bijvoorbeeld e-mail of chat).22 Wij vinden dat vennootschappen deze mogelijkheid zouden moeten benutten. Immers ook in crisistijd is de AV een verantwoordings- en overlegorgaan, waar het bestuur en de raad van commissarissen jaarlijks verantwoording af dienen te leggen over het gevoerde beleid respectievelijk het gevoerde toezicht.23 Daar komt bij dat de AV momenteel in formeel-juridische zin nog steeds de enige plaats is waar bestuurders en commissarissen in beginsel verplicht zijn alle door aandeelhouders verlangde inlichtingen te verschaffen.24

Als het bestuur gebruikmaakt van zijn bevoegdheid om een AV te houden die uitsluitend toegankelijk is langs elektronische weg, dient dit bij de oproeping voor de AV te worden vermeld. Het kan voorkomen dat de oproeping reeds is uitgegaan en het bestuur zich vanwege het coronavirus genoodzaakt ziet de AV in elektronische vorm te houden. In dat geval kan het bestuur tot uiterlijk 48 uur voor het tijdstip van de AV, de wijze van vergaderen of de plaats van de AV wijzigen.25

Aan de voorgestelde bepalingen inzake het houden van AV’s van beursvennootschappen kan terugwerkende kracht worden gegeven tot en met 16 maart 2020. Deze bepalingen vervallen in principe weer per 1 september 2020. In het wetsvoorstel wordt geregeld dat dit laatste tijdstip bij koninklijk besluit kan worden verlengd.26