Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers:onbenoemd 6.1

Beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers

6.1 Bewaartermijnen werkgever

Geldend

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

Als een werknemer slechts een korte periode ziek is geweest, heeft de werkgever weinig persoonsgegevens over het ziekteverzuim verzameld. Het gaat dan vooral om administratieve gegevens voor de loondoorbetalingsverplichting, zoals de datum van de ziekmelding, de duur van het verzuim en de datum van herstel. Deze gegevens mag de werkgever bewaren zolang dat nodig is voor de doeleinden waarvoor ze verzameld zijn. Een redelijke bewaartermijn voor de administratieve verzuimgegevens betreft maximaal twee jaar nadat de arbeidsrelatie is afgelopen. De werkgever kan de gegevens van een zieke ex-werknemer zo nodig langer bewaren als er sprake is van een arbeidsconflict of een geschil over de toekenning van een arbeidsongeschiktheidsuitkering.

Bij langdurige ziekte zijn er meer persoonsgegevens van de zieke werknemer verwerkt en heeft de werkgever een re-integratiedossier opgebouwd. Er bestaat geen wettelijke termijn voor het bewaren van een re-integratiedossier. Het is echter redelijk om een re-integratiedossier in beginsel niet langer dan twee jaar na afronding van de re-integratie te bewaren. Als een re-integratiedossier blijvende afspraken bevat, zoals blijvende aanpassingen in het gebruik van hulpmiddelen of in de taakinhoud, is het uiteraard wel noodzakelijk dat deze afspraken langer bewaard blijven. Deze afspraken kan de werkgever dan opnemen in het personeelsdossier van de betreffende werknemer.

Eigenrisicodragen Ziektewet en WGA

Wettelijk is bepaald dat wanneer de werkgever eigen risico draagt voor de Ziektewet, het medisch dossier van een werknemer tien jaar bewaard moet worden en de overige gegevens vijf jaar. Dit betekent dat een werkgever de gegevens die hij verzamelt voor het eigenrisicodragen vijf jaar moet bewaren. Aangezien de werkgever zelf geen medisch dossier mag aanleggen, is de bewaartermijn van tien jaar alleen van toepassing op het medisch dossier dat de bedrijfsarts over de werknemer voor het eigenrisicodragen heeft aangelegd.

Bij eigenrisicodragen WGA kiest een werkgever ervoor zelf het risico te dragen voor de WGA-uitkering van zijn (ex-)werknemers. Als een werknemer recht krijgt op een WGA-uitkering, moet de werkgever deze uitkering de eerste tien jaar zelf betalen. Omdat het hier gegevens van een medische keuring betreft die worden vastgelegd met een specifiek doel, geldt voor dergelijke gegevens een beperkte bewaartermijn, namelijk zolang als voor het doel noodzakelijk is. In dit geval voor de duur van het WGA-traject, namelijk tien jaar.

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.