Regeling SUWI:bijlage XI

Regeling SUWI

Bijlage XI Planning & control producten van BIDN

Geldend

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

behorende bij de artikelen 5.3 en 5.10a van de Regeling SUWI

In deze bijlage zijn de informatieproducten gespecificeerd die BIDN periodiek aan SZW dient te verstrekken op grond van artikel 5.3 en 5.10a van de Regeling SUWI. Het betreft de volgende producten:

I

jaarplan met begroting

II

tussentijds verslag

III

jaarverslag incl. jaarrekening

BIDN levert het conceptjaarplan met begroting vóór 1 oktober en het definitief jaarplan met begrotingvóór 1 november. Het definitief jaarplan van BIDN bevat in elk geval een omschrijving van de taak, bedoeld in artikel 1, onderdeel m, Wet SUWI en de andere taken die het BIDN ten behoeve van gemeenten op grond van artikel 5.24 van het Besluit SUWI verricht. BIDN dient zich op verschillende momenten te verantwoorden over de uitvoering van het jaarplan. Deze verantwoording vindt plaats in het tussentijdse verslag en het jaarverslag. Het tussentijdse verslag wordt uiterlijk zes weken na afloop van de verslagperiode (halfjaar) aan de minister verstrekt. Het jaarverslag wordt vóór 15 maart aan de minister aangeboden.

In die hierna volgende tabel worden de onderwerpen benoemd, die in de diverse producten van de P&C-cyclus aan de orde dienen te komen. Daaronder volgt, per onderwerp, een nadere toelichting.

Tabel: Inhoudsvoorschriften voor de producten van de P&C-cyclus

I

II

III

1. Volumeontwikkeling en fondsbelasting (n.v.t.)

2. Ontwikkelingen wetsuitvoering en andere taken

a. doelstellingen, activiteiten op hoofdlijnen, resultaten, kosten/baten

x

x

x

b. prestatie-indicatoren/kengetallen

x

x

x

c. speerpunten klantgerichtheid

x

x

x

d. speerpunten handhaving (n.v.t.)

3. Ontwikkelingen grote projecten en projecten ter invoering van nieuwe wet- en regelgeving

x

x

x

4. Ondersteuning ketens

x

x

x

5. Bedrijfsvoering

a. rechtmatigheid

x

b. doelmatigheid

x

c. totstandkoming niet-financiële informatie

x

d. financieel beheer (tekortkomingen)

x

x

x

e. ontwikkelingen t.a.v. o.a. HRM, ICT, huisvesting

x

x

x

6. Governance

a. Raad van Bestuur

x

x

b. Risicomanagement

x

7. Uitvoeringskosten

a. opbouw per product c.q. per groot project

x

x

x

b. opbouw per kostensoort

x

x

x

c. opbouw per wet/andere taken

x

x

x

d. prognose lopend jaar

x

e. vergelijking met begroting jaar t-1

x

f. vergelijking met begroting jaar t

x

x

g. vergelijking met laatst vastgestelde jaarrekening

x

8. Investeringen per categorie

x

x

9. Overzicht t.b.v. bevoorschotting/afrekening (nvt)

10. Jaarrekening

x

11. Aansluitingstabel (n.v.t.)

12. Verantwoordingsinformatie t.b.v. SZW jaarverslag (n.v.t.)

13. Kwantitatieve informatie (n.v.t.)

14. Toezichtbevindingen

x

x

Legenda

I

jaarplan met begroting

II

tussentijdse verslag

III

jaarverslag incl. jaarrekening

x

Opnemen

1. Volumeontwikkeling en fondsbelasting (n.v.t.)

2. Ontwikkelingen wetsuitvoering en andere taken

Het jaarplan gaat in op de volgende vragen:

•

Wat wil BIDN bereiken (doelstellingen en prestatie-indicatoren)?

•

Wat gaat BIDN daarvoor doen?

•

Wat mag het kosten (begroting)?

In het kader van de budgetverantwoordelijkheid van SZW voor BIDN dient BIDN zich tevens te verantwoorden over prestatie-indicatoren en prestatiegegevens op het gebied van:

−

Werking sectorloket gemeenten en andere ketenpartijen

−

Dienstverlening BIDN, waaronder klanttevredenheid

−

Financiën

In het jaarplan wordt ook aandacht besteed aan eventuele veranderingen in de taken van de organisatie. Gedacht kan worden aan:

•

Nieuwe wet- en regelgeving, waarbij aandacht wordt besteed aan de activiteiten om de nieuwe maatregelen in te voeren;

•

Andere taken die BIDN ten behoeve van de gemeenten verricht en die niet bekostigd worden uit de rijksbijdrage, bedoeld in artikel 5.25 van het Besluit SUWI .

In het tussentijdse verslag en het jaarverslag doet BIDN verslag van de uitvoering van het beleid en de geleverde prestaties. Het jaarplan en de daarin opgenomen prestatie-indicatoren vormen hierbij het uitgangspunt. De uitkomsten van de prestatie-indicatoren worden, voorzien van een toelichting, samen met de normen/streefwaarden per wet verantwoord. Indien van toepassing beschrijft BIDN zoveel als mogelijk de eigen bijdrage aan het behalen van de doelstellingen en geeft een verklaring als doelstellingen niet worden gehaald en de verbetermaatregelen die zijn/worden genomen. Bij klantgerichtheid wordt specifiek ingegaan op o.a. klachtenafhandeling, bereikbaarheid en klanttevredenheid.

3 Ontwikkelingen grote projecten en projecten ter invoering van nieuwe wet- en regelgeving

BIDN doet verslag van de uitvoering van het investeringsprogramma en de invoering van nieuwe wet- en regelgeving (indien van toepassing). Hierbij wordt ingegaan op de bereikte resultaten en de daarmee gepaard gaande kosten. BIDN legt hierbij een relatie met de planning en licht eventuele wijzigingen kort toe. BIDN dient tevens verslag te doen van de fte-bezetting (vast/tijdelijk/extern) per einddatum van de verslagperiode.

4. Ondersteuning ketens

BIDN doet verslag van de ontwikkelingen in de ketens voor werk, inkomen en schulden voor de dienstverlening van het BIDN.

5. Bedrijfsvoering

In de bedrijfsvoeringsparagraaf gaat BIDN in op de sturing en beheersing van de bedrijfsprocessen binnen BIDN voor zover van belang voor de uitvoering van de taken op grond van de Wet SUWI . Het doel is aan te geven in welke mate het management van BIDN haar bedrijfsprocessen beheerst. In de bedrijfsvoeringsparagraaf legt BIDN, mede gebaseerd op risicoanalyse, verantwoording af over de bedrijfsvoering. De bedrijfsvoeringsparagraaf bestaat ten minste uit de volgende onderdelen:

5a) Rechtmatigheid

De wijze waarop BIDN verantwoording dient af te leggen over de rechtmatigheid in het jaarverslag en de jaarrekening, alsmede de wijze waarop de accountant zijn controlewerkzaamheden dient te verrichten, zijn nader uitgewerkt in de artikelen 5.10b t/m 5.10e van de Regeling SUWI en met name in de daarbij behorende toelichting.

5b) Doelmatigheid

In artikel 5.10e, eerste lid, onderdeel c , van de Regeling SUWI is aangegeven dat BIDN inzicht moet bieden in de doelmatigheid van het beheer en de organisatie. Ten aanzien van BIDN wordt verslag uitgebracht van activiteiten die zijn ondernomen om de bedrijfsprocessen door te lichten, waarbij het kostenniveau wordt gerelateerd aan de (kwaliteit van de) geleverde prestatie. BIDN wordt geacht de uitgangspunten die zij hanteert met betrekking tot doelmatigheid te expliciteren. Een toelichting op artikel 5.10e, eerste lid, onderdeel c, van de Regeling SUWI, wordt gegeven in Bijlage XXIII bij de Regeling SUWI.

5c) Totstandkoming niet-financiële informatie

BIDN rapporteert in het jaarverslag over het totstandkomingsproces van de informatievoorziening (inclusief de daarbij gehanteerde criteria zoals vastgelegd in bijlage XVII van de Regeling SUWI) en de wijze waarop deze is gewaarborgd (conform artikel 5.16 tweede lid , van de Regeling SUWI).

5d) Financieel Beheer

In dit onderdeel rapporteert BIDN over eventuele tekortkomingen in het financieel beheer. Onder financieel beheer wordt verstaan het geheel van beslissingen, handelingen en regels die zijn bedoeld voor de sturing en beheersing van, alsmede de verantwoording over, de financiële transacties en de saldi waarvoor het management (mede)verantwoordelijkheid draagt. De administraties, die ten behoeve van het financieel beheer worden bijgehouden, worden eveneens tot het financieel beheer gerekend.

Het financieel beheer dient te voldoen aan de eisen ordelijkheid en controleerbaarheid. Onder ordelijk wordt verstaan dat het financieel beheer en de administraties in overeenstemming zijn met de in de administratieve organisatie vastgelegde procedureregels. Met controleerbaar wordt bedoeld dat de uitkomsten van het financieel beheer duidelijk worden vastgelegd, opdat achteraf controle efficiënt kan worden uitgevoerd.

BIDN rapporteert in het algemeen bij onvolkomenheden in het financieel beheer als die kunnen leiden tot disfunctioneren van het financieel beheer, betrekking hebben op kritieke processen, wijdverbreid zijn of kunnen leiden of hebben geleid tot aanzienlijke risico’s.

5e) Overige onderwerpen bedrijfsvoering

BIDN rapporteert over belangrijke ontwikkelingen ten aanzien van de volgende onderwerpen:

Sociaal beleid en HRM

BIDN rapporteert op dit punt over belangrijke personeelsaangelegenheden, waaronder in ieder geval de personeelsomvang, het personeelsverloop, de sociale plannen en de daarmee gemoeide kosten.

ICT en informatiebeveiliging

BIDN rapporteert over de voortgang, verbetering en vernieuwing van de geautomatiseerde ondersteuning van zowel haar primaire als ondersteunende processen. Ook de voortgang van projecten ter verbetering van gegevensbeheer en privacybescherming vallen hieronder. In het jaarverslag wordt ingegaan op het oordeel van de IT-auditor.

Deze geeft conform de artikelen 5.22 en 6.4 van de Regeling SUWI een oordeel over het stelsel van maatregelen en procedures gericht op het waarborgen van een exclusieve, integere, beschikbare en controleerbare gegevensverwerking en over het beveiligingsniveau van Suwinet. Indien van toepassing geeft BIDN inzicht in de verrichte inspanningen om de kwaliteit te verbeteren c.q. te consolideren.

Huisvesting

BIDN doet verslag van belangrijke ontwikkelingen ten aanzien van de huisvesting.

6. Governance

De onderwerpen die onder het onderdeel governance vallen hebben betrekking op de bestuurlijke inrichting van BIDN en de wijze waarop zij haar taken uitvoert.

Risicomanagement

BIDN gaat in op het risicobeheersingsmodel en rapporteert over de belangrijkste risico’s en de beheersmaatregelen met betrekking tot deze risico’s.

7. Uitvoeringskosten

In de toelichting wordt onder andere ingegaan op:

•

uitleg belangrijke posten

•

verklaring van verschillen (voorgaand jaar en begroting, in ieder geval indien sprake is van mutaties van meer dan 5% en ten minste € 50.000 ten opzichte van dezelfde begrotingspost voorafgaand jaar)

•

opvallende ontwikkelingen

•

omvang en samenstelling van buitengewone baten en lasten

•

omvang alsmede dotatie, onttrekking en vrijval van de voorzieningen

8. Investeringen per categorie

De indeling in categorieën volgt Titel 9 Boek 2 Burgerlijk Wetboek.

9. Overzicht t.b.v. bevoorschotting/afrekening (n.v.t.)

Ten behoeve van de bevoorschotting neemt BIDN in het jaarplan en de jaarrekening een overzicht op van de uitvoeringskosten welke ten laste komen van de rijksbijdrage.

10. Jaarrekening

De jaarrekening van BIDN geeft inzicht in de baten en lasten over het boekjaar, de balans aan het eind van het boekjaar en de cash flow, voor zover deze betrekking hebben op de rijksbijdrage, bedoeld in artikel 5.25 van het Besluit SUWI. De jaarrekening heeft betrekking op de balans en de resultatenrekening met de toelichting en op de in het jaarplan en modelverantwoording opgenomen financiële onderwerpen. De jaarrekening is zoveel als mogelijk gebaseerd op titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, tenzij hiervan in deze modelverantwoording wordt afgeweken.

De in de jaarrekening opgenomen informatie dient een zodanig betrouwbaar beeld te geven van de werkelijkheid als in de gegeven omstandigheden is vereist. Alle uitvoeringskosten worden in de budgetverantwoording opgenomen, ongeacht of er budget voor is toegekend. Het salderen van bijzondere baten en lasten is niet toegestaan, tenzij wetgeving anders voorschrijft.

De jaarrekening BIDN bestaat uit de volgende onderdelen:

•

Grondslagen waardering en resultaatbepaling

•

Balans met toelichting

•

Resultatenrekening met toelichting

Grondslagen waardering en resultaatbepaling

In verband met de versnelling van de verantwoording is het toegestaan het handelen in het verslagjaar te koppelen aan een jaarschijveninterpretatie. De te hanteren jaarschijf mag niet ouder zijn dan 3 maanden ten opzichte van het kalenderjaar waarop de verantwoording betrekking heeft. Indien de jaarschijven worden aangepast dan dient dit in de jaarrekening te worden vermeld evenals de vergelijkbare cijfers van het voorgaande jaar.

Controleverklaring en verslag van bevindingen

De accountant onderzoekt de verantwoording die het management van BIDN op grond van de Regeling SUWI heeft uitgebracht. De controleverklaring en het verslag van bevindingen zijn nader geregeld in artikel 5.10b t/m e en bijlage XXII van de Regeling SUWI.

Egalisatiereserve

BIDN vormt een egalisatiereserve met overeenkomstige toepassing van artikel 33 van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen en artikel 5.10a, zesde lid , van de Regeling SUWI. Deze reserve wordt ingezet voor:

•

Opvangen van schommelingen in de inkomsten en uitgaven

•

Reserveringen voor kosten die zich niet jaarlijks voordoen (bijvoorbeeld onderhoud bedrijfsmiddelen)

•

Opvangen van overlopende verplichtingen (bijvoorbeeld projecten wet- en regelgeving)

•

Onvoorziene uitgaven met een incidenteel karakter.

De vorming, besteding en vrijval van de egalisatiereserve moet toegelicht worden in de jaarrekening.

Bestemmingsfonds voor investeringen

BIDN beschikt gezien de aard van de dienstverlening over grootschalige ICT in verhouding tot de organisatiegrootte en het budget. De voorziene egalisatiereserve is onvoldoende groot om grootschalige (vervangings)investeringen te plegen. Het is BIDN derhalve toegestaan naast de egalisatiereserve een ‘bestemmingsfonds voor investeringen’ aan te houden. In het jaarplan neemt BIDN een ‘reservering investeringen’ op, in het jaarverslag het ‘bestemmingsfonds voor investeringen’, inclusief een toelichting en een meerjarig overzicht van de nog te plegen investeringen.

Balans BIDN per 31 december

• jaar t

• jaar t-1

• immateriële vaste activa

• materiële vaste activa

• financiële vaste activa

Totaal vaste activa

• vorderingen

• liquide middelen

• overige vlottende activa

Totaal vlottende activa

Totaal activa

• eigen vermogen

• voorzieningen

• bestemmingsfonds

• langlopende schulden

• kortlopende schulden

Totaal passiva

Toelichting

•

Verloopstaat immateriële vaste activa

•

Verloopstaat materiële vaste activa

•

Verloopstaat financiële vaste activa

•

Verloopstaat eigen vermogen

•

Verloopstaat voorzieningen

Resultatenrekening BIDN / Saldo van baten en lasten (met toelichting)

• jaar t Regulier

• jaar t Projecten

• jaar t Totaal

• jaar t-1 Regulier

• jaar t-1 Projecten

• jaar t-1 Totaal

• Rijksbijdrage

• Incidenteel budget

• Overige baten

• Totaal baten

• Loonkosten eigen personeel

• Kosten extern personeel

• Overige personeelskosten

• Totaal personeelskosten

• Afschrijvingskosten

• Huisvestingskosten

• Automatiseringskosten

• Kantoorkosten

• Vervoerskosten

• Overige beheerskosten

• Totaal overig beheer

• Beleidsbudgetten

• Totaal overige kosten

• Totaal lasten

• Saldo van baten en lasten

WNT verantwoording

BIDN doet jaarlijks verslag van de topinkomens op basis van de Wet normering topinkomens (WNT)

11. Aansluitingstabel (n.v.t.)

12. Verantwoordingsinformatie t.b.v. SZW jaarverslag (n.v.t.)

13. Kwantitatieve informatie (n.v.t.)

14. Toezichtbevindingen

BIDN gaat in de tussentijdse verslagen en het jaarverslag op hoofdlijnen in op de bevindingen van de Nederlandse Arbeidsinspectie, die zij doet op grond van artikel 37 Wet SUWI, en de Algemene Rekenkamer, en op de naar aanleiding van deze bevindingen genomen maatregelen.

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.