Regeling nationale EZ-, LVVN- en KGG-subsidies:bijlage 1.3

Regeling nationale EZ-, LVVN- en KGG-subsidies

Bijlage 1.3 Controleprotocol Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies

Geldend

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

behorende bij artikel 1.5 van de Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies

1. Uitgangspunten

1.1. Doelstelling

Dit protocol heeft als doel het geven van aanwijzingen over de reikwijdte en de diepgang van de controle aan de accountant, belast met de controle van de door de subsidieontvanger bij het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) en het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) in te dienen financiële verantwoording opgenomen in de aanvraag om subsidievaststelling. Financiële afrekening door EZK of LNV vindt plaats op basis van de in de aanvraag tot subsidievaststelling opgenomen financiële verantwoording als bedoeld in artikel 50 van het Kaderbesluit nationale EZK-en LNV-subsidies, voorzien van een controleverklaring van de accountant.

1.2. Definities

–

accountant: een Registeraccountant of Accountant-Administratieconsulent als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek aan wie de subsidieontvanger de opdracht heeft verleend de aanvraag tot subsidievaststelling te controleren;

–

subsidieontvanger: een natuurlijke of rechtspersoon of diens gemachtigde aan wie namens EZK of LNV een subsidie is verstrekt

–

object van controle: de financiële verantwoording;

–

controleverklaring: een schriftelijke verklaring van de accountant inhoudende een oordeel omtrent de naleving van de verplichtingen en voorwaarden in de individuele beschikking tot subsidieverlening (en wijzigingen daarin) door de subsidieontvanger en voor zover die een financieel effect op de financiële verantwoording hebben.

1.3. Wet- en regelgeving

Voor de controle van de financiële verantwoording is de volgende wet- en regelgeving van toepassing, voor zover deze financiële verantwoording onderdeel van het verzoek tot subsidievaststelling van de subsidieontvanger is:

–

de voorwaarden en verplichtingen in (de bijlage(n) bij) de beschikking tot subsidieverlening (of wijzigingen daarin), voor zover die een financieel effect op de financiële verantwoording hebben;

–

indien de subsidieontvanger een aanbestedende dienst is volgens artikel 1.1 van de Aanbestedingswet 2012: de Aanbestedingswet 2012, het Aanbestedingsbesluit en de Gids Proportionaliteit.

Bij de uitvoering van de controle stelt de accountant vast dat:

a.

in het financieel verslag:

1°

geen kosten als subsidiabel zijn opgenomen die niet voor subsidie in aanmerking komen op grond van het toetsingskader in de beschikking tot subsidieverlening;

2°

uitsluitend kosten als subsidiabel zijn opgenomen die zijn gemaakt binnen de subsidiabele periode en voor rekening komen van de subsidieontvanger;

b.

de subsidieontvanger opgave doet van alle opbrengsten, waaronder subsidies, waarmee het programma/de activiteit waarop de subsidie betrekking heeft, mede is gefinancierd;

c.

ingeval de subsidie strekt tot uitvoering van een project, kosten en opbrengsten aantoonbaar zijn gemaakt in het kader van de uitvoering van het projectplan en in overeenstemming met de bijbehorende projectbegroting waarop de beschikking tot subsidieverlening betrekking heeft.

2. Controleaanpak

2.1. Eisen voor de controleaanpak

De controle van de financiële verantwoording moet voldoen aan de controlestandaarden die onderdeel zijn van de Nadere voorschriften controle- en overige standaarden (NV COS), die door de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) zijn vastgesteld en aan de aanwijzingen zoals opgenomen in dit protocol. De controle van de financiële verantwoording is een opdracht die wordt uitgevoerd op basis van Standaard 800 ‘Bijzondere overwegingen – controles van financiële overzichten die zijn opgesteld in overeenstemming met de stelsels voor bijzondere doeleinden’ en Standaard 805 ‘Bijzondere overwegingen – controles van enkel financieel overzicht en controles van specifieke elementen, rekeningen of posten van een financieel overzicht’.

Bij de uitvoering van de controle stelt de accountant vast dat:

a.

de informatie in de financiële verantwoording geen afwijkingen van materieel belang bevat;

b.

in de financiële verantwoording:

1°

geen kosten als subsidiabel zijn opgenomen die niet voor subsidie in aanmerking komen;

2°

uitsluitend kosten als subsidiabel zijn opgenomen die zijn gemaakt binnen de subsidiabele periode en voor rekening komen van de subsidieontvanger;

3°

ingeval interne kosten als subsidiabele kosten zijn aangemerkt:

–

voor personeel, de verantwoorde uren te relateren zijn aan de prestatie, aansluiten op de urenregistratie en er voldoende waarborgen zijn dat geen uren van andere projecten onder het gesubsidieerde project zijn geschoven;

–

voor het gebruik van specifieke apparatuur, de gehanteerde (uur)tarieven voor het gebruik van apparatuur gebruikelijk zijn binnen de onderneming en geen kosten bevatten die ook separaat in rekening zijn gebracht.

De accountant dient voldoende en geschikte controle informatie te verkrijgen om de juistheid van de verantwoorde interne kosten (personeelskosten en interne kosten voor het gebruik van specifieke apparatuur) vast te kunnen stellen. De accountant bepaalt zelf, op basis van onder andere zijn risicoanalyse, aanwijzingen vanuit de jaarrekeningcontrole of andere onderzoeken, hoe hij zijn controle inricht en op welke wijze hij voldoende en geschikte controle-informatie verzamelt. Daarbij wordt de Handleiding subsidiecontroles van de Subsidy Audits Community (SAC) gehanteerd.

De accountant mag er van uitgaan dat de subsidieverstrekker zich ervan bewust is dat bij interne kosten (personeelskosten en interne kosten voor het gebruik van specifieke apparatuur) een tolerantie van 2% niet altijd toepasbaar is maar dat naar mate het aandeel van deze kosten in de verantwoording groter is de diepgang van de controle door de accountant groter wordt.

c.

ingeval de subsidie strekt tot uitvoering van een project, kosten en opbrengsten aantoonbaar zijn gemaakt en in overeenstemming en vergelijkbaar zijn met de informatie verstrekt ten behoeve van de beschikking tot subsidieverlening, zoals het projectplan met bijbehorende projectbegroting. Daarbij geldt dat vastgesteld moet worden dat de prestatie aantoonbaar is geleverd maar dat niet beoordeeld wordt of het gewenste resultaat is bereikt;

d.

de subsidieontvanger – ter voorkoming van dubbelfinanciering – opgave heeft gedaan van alle opbrengsten, waaronder subsidies (ook die van het subsidieverstrekkend departement), waarmee het programma/de activiteit waarop de subsidie betrekking heeft, mede is gefinancierd;

e.

ingeval de subsidieontvanger een aanbestedende dienst is, kosten aantoonbaar zijn gemaakt in overeenstemming met aanbestedingswet- en regelgeving. Voor de controle wordt de Handleiding subsidiecontroles van de SAC gehanteerd.

3. Betrouwbaarheid en materialiteit

Betrouwbaarheid betreft de mate van zekerheid. Materialiteit of tolerantie betreft de vereiste nauwkeurigheid die de accountant hierbij moet hanteren.

Bij zijn oordeelsvorming over de naleving van de subsidievoorwaarden streeft de accountant naar een redelijke mate van zekerheid. Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, wordt een betrouwbaarheid van 95 procent gehanteerd.

Een controleverklaring met een goedkeurende strekking impliceert dat, gegeven eerder genoemde betrouwbaarheid, de som van de afwijking en de onzekerheid niet groter is dan twee procent van het totaalbedrag aan subsidiabele kosten dat in de financiële verantwoording wordt verantwoord. De hierna vermelde materialiteitsgrenzen zijn in dit kader van toepassing voor de bepaling van de strekking van de af te geven controleverklaring.

Materialiteitstabel

Goedkeurende controleverklaring

Verklaring met beperking

Verklaring van oordeelonthouding/Afkeurende verklaring

Fouten (afwijkingen) in de financiële verantwoording en onzekerheden in de controle

≤ 2%

> 2% en ≤ 4%

> 4%

4. Verslaglegging

De accountant legt de uitkomsten van de controle vast in een controleverklaring. Hiervoor wordt de meest actuele NBA-voorbeeldtekst als basis gehanteerd.

5. Reviewbeleid

De minister heeft als subsidieverstrekker altijd de mogelijkheid een review uit te voeren of te laten uitvoeren bij de accountant belast met het onderzoek naar de informatie opgenomen in de aanvraag tot subsidievaststelling, teneinde na te gaan of het onderzoek met inachtneming van de relevante regelgeving van de NBA en dit controleprotocol is uitgevoerd. Deze reviews komen niet in de plaats van andere controles dan wel reviews uitgevoerd door de Algemene Rekenkamer.

De accountant die belast is met het onderzoek en verantwoordelijk is voor het verstrekken van het accountantsproduct bij de aanvraag tot subsidievaststelling stemt er mee in dat de onderzoeksdossiers ten behoeve van bovengenoemde reviews integraal aan de reviewers ter inzage worden gegeven. Voorts zal de accountant, schriftelijk dan wel mondeling, alle gevraagde gegevens verstrekken die in het kader van voornoemde reviews worden opgevraagd. In dit kader wordt verwezen naar de bepalingen in hoofdstuk 6, paragraaf 1, van de Comptabiliteitswet 2016.

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.