18.1 Inleidende opmerkingen

Conversie vereist in veel gevallen de tussenkomst van een notaris. Zowel de statutenwijziging waarbij conversie van aandelen van een bepaalde soort of aanduiding in aandelen van een andere soort of aanduiding plaatsvindt of een conversiemechanisme in de statuten wordt opgenomen, als een emissie waarbij een reserve of een schuld in aandelen wordt omgezet, vereisen een daartoe bestemde, ten overstaan van een in Nederland standplaats hebbende notaris verleden akte. Een statutenwijziging is geen partij-akte in de zin dat de vennootschap partij zou zijn bij die akte (37 Wet op het Notarisambt, hierna: Wna). Een akte van uitgifte is wel een partij-akte waarbij de betrokkenen, de vennootschap die aandelen uitgeeft en degene die de aandelen verkrijgt, partij zijn (2:86/196 lid 1 BW). In diverse bepalingen van het Burgerlijk Wetboek is de tussenkomst van de notaris voorgeschreven. De wijze waarop de notaris zijn taak moet uitoefenen is in de Wna en een aantal aanvullende regelingen bepaald. Anders dan het Burgerlijk Wetboek geeft de Wet op het notarisambt niet alleen concrete vormvoorschriften, maar ook uitgangspunten voor de uitoefening van het notarisambt welke richtsnoeren vormen voor het handelen in concrete gevallen. Het is aan de notaris om in concrete gevallen te bepalen hoe deze algemene uitgangspunten in het gegeven geval dienen te worden gewogen in het krachtenveld van de casus in kwestie. Het handelen van de notaris is toetsbaar. Hij is onderworpen aan het tuchtrecht en hij kan aansprakelijk worden gesteld op grond van wanprestatie jegens zijn cliënten of op grond van een onrechtmatige daad. Daarop ga ik hierna onder 18.3 in. Daaraan voorafgaand behandel ik de voor de rol van de notaris bij conversie meest relevante wettelijke bepalingen en regelingen. Ten slotte sta ik stil bij de regels omtrent interdisciplinaire samenwerking. Dit hoofdstuk over de rol van de notaris bij conversie staat in directe relatie tot de voorgaande hoofdstukken, maar heeft een enigszins andersoortig onderwerp. Dit hoofdstuk is dan ook enigszins anders van opzet dan de voorgaande hoofdstukken.