11.3 Bijlage 3: Modelinstructie gemeentesecretaris

De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.

Hij draagt er desgevraagd of eigener beweging zorg voor dat de leden van de raad informatie wordt verstrekt omtrent onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan burgemeester en wethouders of de burgemeester kennis heeft genomen en voor zover bedoelde leden, in hun hoedanigheid van raadslid daarover beschikking behoeven.

De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is met de wens van de leden van de raad rekening wordt gehouden.

Het bepaalde in het Reglement van orde voor de gemeenteraad en de regeling ambtelijke bijstand zijn op het vorige lid van overeenkomstige toepassing.

De secretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd technische bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke in het Reglement van orde voor de gemeenteraad voorziene initiatieven van leden van de raad.

Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen met betrekking tot het bepaalde in het tweede en vierde lid. Deze nadere regels mogen niet in strijd zijn met deze verordening, niet met het Reglement van orde voor de gemeenteraad noch met de regeling ambtelijke bijstand.

De secretaris staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van burgemeester en wethouders.

De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan burgemeester en wethouders. Zo nodig adviseert de secretaris burgemeester en wethouders ten behoeve van de door dat college te nemen besluiten.

Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van burgemeester en wethouders.

De secretaris draagt er zorg voor dat door burgemeester en wethouders genomen besluiten worden vastgelegd (in een besluitenlijst) en dat een presentielijst wordt bijgehouden.

De secretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met het managementteam.

Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kunnen burgemeester en wethouders de secretaris nadere regels stellen.

De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.

Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

Het bepaalde in artikel 2 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voor zover het de op hem rustende taken betreft.

een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden onderdelen;

een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;

het op doelmatige wijze ter zijde staan van de bestuursorganen door het ambtelijk apparaat.

Ter bewaking van de eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voeren de secretaris respectievelijk de directeuren regelmatig gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming 'managementteam'.

De secretaris is voorzitter van het managementteam.

De secretaris heeft het recht bij alle aan burgemeester en wethouders ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per organisatorische eenheid, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet, in overleg met de directeuren, voorstellen aan burgemeester en wethouders ter zake.

Voor zover hij zulks in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze instructie is bepaald nodig acht, stelt de secretaris in overleg met managementteam procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

De secretaris bevordert, onverminderd de verantwoordelijkheden van de directeuren, een goede samenwerking en samenhang tussen de diensten/sectoren. Hij doet, indien noodzakelijk, voorstellen aan burgemeester en wethouders tot het geven van aanwijzingen aan directeuren om die samenwerking en samenhang te verzekeren.

Indien de secretaris (meer dan ... dagen) verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan burgemeester en wethouders.

Voor een afwezigheid van langer dan (...) (b.v. vijf) dagen behoeft de secretaris toestemming van burgemeester en wethouders.

Hij draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld.

1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de gemeentesecretaris voor zoveel nodig met burgemeester en wethouders en/of de burgemeester overleg.

2. Deze instructie treedt in werking op de dag van de vaststelling.

3. Met ingang van de in het tweede lid bedoelde datum vervalt de instructie van de gemeentesecretaris vastgesteld bij raadsbesluit van .....