Tekst

Hierbij wil ik uw aandacht vragen voor het in werking treden per 1 juni a.s. van de Wet op de identificatieplicht (Staatsblad 1993, 660). Met deze wet, in het vervolg van deze brief aangeduid als WID, wordt onder meer beoogd een betere bestrijding van sociale zekerheidsfraude en illegale arbeid te effectueren. In verband daarmee worden onder andere de Wet op de loonbelasting en de Organisatiewet Sociale Verzekering aangepast. Deze wijzigingen hebben consequenties voor zowel werkgevers als werknemers. Aangezien de wet van algemene strekking is, en dus ook van toepassing op werkgevers en werknemers bij overheid, zal per 1 juni a.s. ook bij de sector rijk rekening moeten worden gehouden met de verplichtingen die voortvloeien uit de WID. Voor werknemers zal met ingang van die datum een identificatieplicht gelden en voor werkgevers een verificatie- en zorgplicht. In deze circulaire wil ik u nader informeren over de inhoud van deze plichten.

(De tekst van de wet treft u aan als bijlage I). 1.

Ingevolge de WID is men in bepaalde situaties verplicht om desgevraagd aan de hand van een daartoe aangewezen document aan te tonen dat men degene is voor wie men zich uitgeeft.

De situaties waarin men een identificatieplicht heeft zijn onder andere bij de indiensttreding en op de werkplek.

Bij indiensttreding dient de nieuwe werknemer aan zijn werkgever een officieel identiteitsbewijs te tonen. Deze verplichting geldt overigens niet alleen voor ‘gewone’ werknemers maar ook voor stagiaires. Als officieel identiteitsbewijs zijn in de WID een aantal documenten aangewezen. Deze documenten zijn: het Nederlands paspoort; een toeristenkaart; de gemeentelijke identiteitskaart; een verblijfsdocument van de vreemdelingendienst; het vluchtelingenpaspoort; het vreemdelingenpaspoort; een niet-Nederlands paspoort waarin door de vreemdelingendienst een ‘vergunning tot verblijf’ is aangetekend.

Ter zake van deze documenten dient te worden gewezen op het feit dat de geldigheidsduur daarvan niet mag zijn verstreken.

Na indiensttreding heeft men ook op de werkplek nog een identificatieplicht. Bij controle op de werkplek door de bedrijfsvereniging, de Sociale Verzekeringsbank, de Belastingdienst, de afdeling Informatie en Inspectie van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en de vreemdelingendienst van de politie, is de werknemer verplicht om desgevraagd een officieel identiteitsbewijs te tonen. Deze identificatieplicht brengt met zich dat werknemer in elk geval op de werkplek een dergelijk identiteitsbewijs onder handbereik moeten hebben. Overigens kan bij de identificatieplicht op de werkplek ook worden volstaan met een geldig Nederlands rijbewijs.

N.b. Eventuele door de werkgever verstrekte toegangspasjes/legitimatiebewijzen zijn geen officiële identiteitsbewijzen en dus niet voldoende.

Ter betere effectuering van de identificatieplicht van de werknemer, zijn ingevolge de WID ook aan de werkgever verplichtingen opgelegd.

De werkgever heeft bij indiensttreding van een werknemer een verificatieplicht.

De verplichting houdt in dat de werkgever de identiteit van de werknemer dient vast te stellen aan de hand van een officieel identiteitsbewijs. Veelal zal de werkgever bij indienstneming naar een dergelijk bewijs moeten vragen. De werkgever is verder verplicht de aard en het nummer, en een afschrift van het getoonde bewijs op te nemen in zijn personeels- en/of loonadministratie. De werkgever kan, door de bedrijfsvereniging of de Belastingdienst, worden gecontroleerd op een deugdelijke administratie van de persoonsgegevens van zijn werknemers.

Ter zake van de verificatieplicht zij gewezen op het feit dat niet alleen van personeel dat in dienst wordt genomen op of na 1 juni 1994 de persoonsgegevens moeten worden gecontroleerd en geregistreerd, maar dat ook ten aanzien van reeds in dienst zijnd personeel verificatie dient te geschieden. In de WID wordt een termijn van één jaar, ingaande op 1 juni 1994, gesteld waarbinnen werkgevers persoonsgegevens, van werknemers die reeds in dienst zijn, moeten controleren en registreren.

M.b.t. de loonbelasting geldt dat de werkgever verplicht is om voor personeel dat zijn identiteit niet op de voorgeschreven wijze door de werkgever laat controleren het tarief voor zogenaamde anonieme werknemers te hanteren (60%).

Naast de verificatieplicht rust ingevolge de WID ook nog een zorgplicht op de werkgever. De werkgever dient ervoor zorg te dragen dat werknemers aan hun identificatieplicht op de werkplek kunnen voldoen. De invulling van deze zorgplicht kan afhankelijk van de bedrijfsomstandigheden op velerlei wijze geschieden. Ten eerste kan de werkgever zijn werknemers wijzen op de identifcatieplicht op de werkplek door bijvoorbeeld bekendmaking in personeelsbladen, info-bulletins, e.d.

Verder kan de werkgever zelf steekproefsgewijs controle op het onder handbereik hebben van een identiteitsbewijs of rijbewijs (laten) uitvoeren bij het betreden van de werkplek. Overigens houdt de zorgplicht ook in dat de werkgever, bij controle door de voornoemde instanties, de werknemer in de gelegenheid moet stellen om zijn werkzaamheden te onderbreken ten einde aan de identificatieplicht te voldoen.

Bij niet naleven van de identificatie-, verificatie- of zorgplicht, gelden de sanctiebepalingen uit de Wet op de loonbelasting (LB), de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen (AWR) en de Organisatiewet Sociale Verzekering (OSV). Voor een uitgebreid sanctie-overzicht verwijs ik u gaarne naar bijlage II.

Hierbij attendeer ik u erop dat de verplichtingen ingevolge de OSV en de daaraan verbonden sancties thans beperkte gelding hebben voor het rijkspersoneel c.q. de rijkswerkgevers. De OSV is namelijk alleen van toepassing op een klein gedeelte van het rijkspersoneel, te weten het personeel dat geen ambtenaar is in de zin van de Algemene Burgerlijke Pensioenwet.

Tot slot wijs ik u nog op twee algemene informatiefolders. Het betreft de brochures ‘Alles over de identificatieplicht’ te bestellen bij het Ministerie van Justitie, Directie Voorlichting, Postbus 20301, 2500 EH Den Haag, telefoon 070-3706855 en ‘Uw bedrijf en de identificatieplicht. Wat moet u weten?’ te bestellen bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, Centrale Directie Voorlichting, Postbus 90801, 2509 LV Den Haag, telefoon 070-3334455.

Ik hoop u met het vorenstaande voldoende te hebben geïnformeerd en ik ga er vanuit dat u voor bekendmaking aan het personeel zult zorg dragen.