10.2 Verbetering communicatie en afstemming

De rechter vraagt partijen aan het begin van de zitting wat hen het meest dwars zit, wat hun behoeften en zorgen zijn en wat hun wensen zijn voor een verdere behandeling en beslissing. Aan de hand van deze belangen van partijen stemt de rechter met de aanwezigen af hoe de voor de zitting beschikbare tijd het beste besteed kan worden. Tijdens de zitting grijpt de rechter regelmatig terug naar deze afspraken en maakt hij overgangen in de zitting (naar een andere fase of onderwerp) inzichtelijk voor alle aanwezigen.

De ervaren procedurele rechtvaardigheid en het persoonlijk doelbereik van partijen is waarschijnlijk hoger als zij aan het begin van de zitting meteen mogen aangeven wat voor hen echt belangrijk is en zij (enige) invloed hebben op het verloop van de zitting (voice). Als de rechter tijdens de zitting teruggrijpt naar de aan het begin van de zitting gemaakte afspraken en bovendien de overgangen in de zitting inzichtelijk maakt, zal de ervaren informatieve rechtvaardigheid bovendien naar alle waarschijnlijkheid hoger zijn. Mensen begrijpen daardoor beter wat reeds aan de orde is geweest en wat nog gaat komen.

Ook het verkrijgen van inlichtingen verloopt mogelijk wat soepeler doordat de procesdeelnemers doorzien wanneer het de bedoeling is dat zij bepaalde informatie naar voren brengen (zij weten bijvoorbeeld dat de aanwezigen eerst samen zullen praten over het causaal verband en dat de schadeposten als zodanig pas daarna aan de orde zullen komen) en op welke momenten dat (nog) niet de bedoeling is. Bovendien zal het samen afstemmen hoe de beschikbare tijd ingedeeld gaat worden en hier tijdens de zitting regelmatig op terugkomen, er waarschijnlijk toe leiden dat de doelbereik- en rechtvaardigheidspercepties waarmee de aanwezigen de rechtszaal verlaten, meer op één lijn komen te liggen.

Het inventariseren van belangen van partijen en (op basis daarvan) samen met partijen (en advocaten) afstemmen hoe men te werk zal gaan op de zitting komt heel duidelijk naar voren in de pilot Conflictoplossing op maat. Ook Steenberghe (in: Verschoof e.a., 2008) heeft aandacht voor het samen afstemmen hoe de zittingstijd het beste besteed kan worden. Het vragen naar belangen komt — afgezien van de pilot Conflictoplossing op maat — aan de orde bij de voorstellen van Barendrecht & Van Beukering-Rosmuller (2000), de Civil Litigation Manual, geïntegreerde mediation, de Handleiding regie vanaf de conclusie van antwoord, Gottwald en Treuer (2005), Menkel-Meadow (1985), Pel (2008) en Tyler (2006a). Daarnaast benadrukt een aantal voorstellen dat het belangrijk is de verwachtingen van de aanwezigen ter sprake te brengen en/of daar rekening mee te houden (het Haags letselschadeproject; Steenberghe, in: Verschoof e.a., 2008; Pel, 2008). Ten slotte zijn er enkele voorstellen die wijzen op het belang van het inzichtelijk maken van overgangen in de zitting, met name de overgang van de inlichtingenfase naar de schikkingsfase (geïntegreerde mediation; Steenberghe, in: Verschoof e.a., 2008).

Een mogelijke uitwerking van dit voorstel kan de volgende zijn. De rechter is de regisseur in de zitting. Hij vraagt allereerst aan beide partijen wat hen het meest dwarszit, wat hun behoeften en zorgen zijn en wat hun wensen zijn voor een verdere behandeling en beslissing. De rechter kan in dit kader vragen stellen zoals: Wat zit u het meest dwars in deze zaak? U eist een bedrag van € ..., gaat het u alleen om het geld of speelt er meer een rol? Waar gaat het u echt om? Stel dat u gelijk krijgt, zijn de problemen tussen u beiden dan opgelost? Wat hoopt u dat deze zitting u brengt? Hoe zou uw conflict volgens u het beste opgelost kunnen worden? Wat betekent een vonnis voor u? Ziet u ook nadelen als u mij laat beslissen in plaats van het samen op te lossen? Heeft u nog wensen voor de rest van deze procedure?

Aan de hand van de antwoorden op dit soort vragen stemt de rechter met partijen en advocaten af hoe de beschikbare tijd het beste besteed kan worden. Daarbij kan ook aan de orde komen welke volgorde (van verkrijgen van inlichtingen, het beproeven van een schikking, doorverwijzing naar mediation, verdere procedure-afspraken) het beste is. Willen partijen echt iemand die een vonnis wijst, dan kan de nadruk vooral liggen op het verkrijgen van inlichtingen en/of het maken van goede afspraken over het vervolg van de procedure. Willen partijen vooral iemand die op één punt een knoop doorhakt zodat zij de overige punten mogelijk samen kunnen oplossen, dan kan het verkrijgen van inlichtingen en een voorlopig oordeel op dat ene punt worden toegespitst, zodat daarna veel tijd overblijft voor partijen om samen te onderhandelen. Geven partijen aan dat er belangen spelen waaraan in rechte niet tegemoet gekomen kan worden (bijvoorbeeld excuses of herstel van de relatie) of dat zij snel van de zaak af willen, dan zouden de aanwezigen eerst samen een schikking kunnen beproeven of samen kunnen onderzoeken of doorverwijzing naar mediation een mogelijkheid voor partijen is. Als dat niet lukt, kan alsnog worden overgegaan tot het verkrijgen van inlichtingen.

Het is natuurlijk mogelijk dat iedere partij iets anders wil, bijvoorbeeld dat eiser met name wil praten over het causaal verband en dat de gedaagde de zaak vooral snel samen met de eiser wil oplossen. In dat geval kan de rechter proberen om aan de behoefte van beide partijen tegemoet te komen, bijvoorbeeld door eerst samen over het causaal verband te praten, maar ook tijd te besteden aan het faciliteren van een schikking.

De rechter grijpt tijdens de zitting terug naar de gemaakte afspraken en maakt de overgangen inzichtelijk. Dit kan hij bijvoorbeeld doen door zoiets te zeggen als:

De rechter geeft aan het begin van de zitting op basis van de eerder ingediende stukken een korte samenvatting van de belangrijkste gezichtspunten van beide partijen zoals hij die uit de stukken heeft opgemaakt, waarbij hij zowel benadrukt waarover beide partijen in dezelfde richting denken als waar hun percepties verschillen. Door een enkel detail te noemen laat hij merken de zaak goed te kennen.

Hij checkt bij partijen of deze samenvatting juist is. Vervolgens geeft hij partijen door het stellen van een aantal open vragen de mogelijkheid te vertellen wat hen het meest dwars zit, wat hun behoeften en zorgen zijn en wat hun wensen zijn voor een verdere behandeling en beslissing. Ook geeft de rechter beide partijen en advocaten in ieder geval aan het einde van de inlichtingenfase de mogelijkheid om nog het woord te voeren als zij dat willen. Dat kondigt hij aan het begin van de zitting overigens ook aan. De rechter laat de aanwezigen merken dat hij hen gehoord heeft, in ieder geval door hun verhalen regelmatig samen te vatten en steeds na te gaan of zijn samenvatting juist is.

Het geven van een samenvatting van de zaak aan het begin van de zitting blijkt de ervaren informatieve rechtvaardigheid te verhogen (Van der Linden e.a., 2009). Bovendien geeft de rechter daarmee aan, dat hij het verhaal van partijen, voor zover dat in de eerdere schriftelijke stukken is opgenomen, gelezen heeft. Als partijen de mogelijkheid krijgen om aan het begin van de zitting te vertellen waar het volgens hen echt om gaat en alle procesdeelnemers aan het eind van de inlichtingenfase nog de mogelijkheid krijgen iets te zeggen en de rechter de aanwezigen bovendien via samenvattingen laat merken dat hij daadwerkelijk naar hen luistert, zal de ervaren procedurele rechtvaardigheid (voice) van de procesdeelnemers waarschijnlijk hoger worden.

Verder is een mogelijk neveneffect dat er, zeker door dat ‘laatste woord’, informatie op tafel komt die anders niet aan het licht zou zijn gekomen, wat tot een hoger wettelijk doelbereik zou kunnen leiden.

Er zijn behoorlijk wat voorstellen uit het vorige hoofdstuk die benadrukken dat partijen hun verhaal moeten kunnen doen en de rechter moet laten merken dat hij hen gehoord heeft (de ABA model gedragscode; de Code of Conduct of United States Judges; geïntegreerde mediation; Greacen, 2008; het Haags letselschadeproject; de Handleiding Regie vanaf de conclusie van antwoord; de pilot Conflictoplossing op maat; Tyler, 2006a; Van der Linden e.a., 2009; Wissler, 2002). Ook hebben de nodige voorstellen betrekking op het stellen van open vragen en/of samenvatten (Barendrecht & Van Beukering-Rosmuller, 2000; geïntegreerde mediation; Greacen, 2008; de Handleiding Regie vanaf de conclusie van antwoord; Pel, 2008; Van der Linden e.a., 2009).

De rechter geeft aan het begin van de zitting een korte samenvatting van de zaak op basis van de eerder ingediende stukken en vraagt partijen of zijn samenvatting, los van alle nuances en details, juist is. Dit alles hoeft niet meer dan een minuut of drie in beslag te nemen.

Een aantal mogelijke vragen dat de rechter vervolgens aan partijen zou kunnen stellen om te achterhalen wat hen het meest dwarszit, wat hun behoeften en zorgen zijn en wat hun wensen zijn voor een verdere behandeling en beslissing, heb ik geformuleerd in de eerste alinea van de concrete uitwerking bij voorstel 3. Het is belangrijk om hierbij open vragen te stellen om te voorkomen dat de belangen van partijen worden toegeschreven of ingevuld. Ook dit hoeft niet erg veel tijd, zeg maximaal een kwartier, in beslag te nemen. Het is voor de duidelijkheid ook niet mijn bedoeling dat deze vragen de feitenvergaring over de zaak vervangen. Feitenvergaring zal (in de meeste zaken) nog steeds aan de orde moeten komen. De rechter moet immers vonnis (kunnen) wijzen als partijen er samen niet uitkomen.

De rechter kondigt aan het begin van de zitting direct aan dat partijen en advocaten ‘het laatste woord’ zullen krijgen en dan kunnen vertellen wat nog niet besproken is, maar wat volgens hen wel belangrijk is. Dit geeft rust voor de aanwezigen tijdens de zitting, omdat zij weten dat ze nog aan bod zullen komen. Bovendien kunnen partijen en advocaten tijdens de zitting dan vast nadenken over wat zij nog willen zeggen en worden zij niet op het eind opeens overvallen.

Als de aanwezigen de rechter iets vertellen — of dit nu als antwoord op zijn vraag is of aan het eind van de zitting uit zichzelf — laat de rechter hen merken dat hij gehoord en begrepen heeft wat zij hebben gezegd. De rechter kan dit doen door gebruik te maken van luistervaardigheden, in het bijzonder door middel van samenvatten en doorvragen. Rechters die tijdens de zitting aantekeningen maken van hetgeen naar voren wordt gebracht — wat in veruit de meeste zittingen gebeurt moeten er extra op letten, dat partijen en advocaten merken dat de rechter naar hen luistert. Aanwezigen kunnen namelijk de indruk krijgen dat de rechter niet echt luistert naar wat zij zeggen, doordat hij steeds druk aan het schrijven is, veel naar beneden kijkt en weinig oogcontact maakt. De rechter geeft niet alleen samenvattingen op inhoud, maar ook — als dat aan de orde is — op intentie en emotie. Zeker als één van de aanwezigen duidelijk geëmotioneerd is (boos, verdrietig), is het belangrijk ook deze emotie samen te vatten (benoemen, niet negeren).

Als een partij de indruk wekt nog niet voldoende aan het woord te zijn geweest, terwijl deze partij feitelijk al lang aan het woord is geweest, begrenst de rechter door middel van samenvattingen de ruimte van deze partij. Door deze samenvattingen kan de rechter het verhaal van de desbetreffende partij als het ware afsluiten en duidelijk laten merken dat het verhaal van die partij is aangekomen. Als dat niet werkt, kan de rechter meer explicieter zijn door zoiets te zeggen als: ‘Ik merk dat u sterk behoefte heeft om uw verhaal te vertellen en ik vind het ook belangrijk om te horen wat u te zeggen heeft, maar ik wil ook graag horen wat de andere partij te zeggen heeft. Kunnen we met elkaar afspreken dat ik nu eerst even met de andere partij ga praten en dat ik dadelijk weer bij u terugkom?’ of ‘Ik merk dat u sterk behoefte heeft om uw verhaal te vertellen. Ik merk ook op dat de zittingstijd beperkt is en dat we samen een aantal doelen hadden gesteld voor deze zitting. Deze doelen gaan we zo niet halen. Hoe ziet u dat?’. Het is belangrijk dat de rechter in een dergelijke situatie niet overgaat tot het steeds opnieuw onderbreken van een partij. Uit onderzoek van Van der Linden e.a. (2009) bleek immers dat de ervaren procedurele en interpersoonlijke rechtvaardigheid met iedere onderbreking afneemt.

De rechter zorgt ervoor dat de communicatie op de zitting te volgen is voor de aanwezige partijen en dat zij geen moeite hoeven doen om de taal van de rechter en advocaten te begrijpen. Ook als het om (moeilijke) juridische kwesties gaat, zorgt de rechter ervoor, dat dit zo goed mogelijk te volgen is voor partijen.

Communicatie in een taal die de partijen begrijpen zal waarschijnlijk leiden tot een hogere ervaren informatieve rechtvaardigheid. Ook zal naar alle waarschijnlijkheid de ervaren interpersoonlijke rechtvaardigheid hoger zijn, omdat partijen zich met respect behandeld voelen als zij merken dat de rechter er waarde aan hecht dat zij begrijpen waarover gesproken wordt.

Er zijn slechts weinig voorstellen die specifiek betrekking hebben op het communiceren in een voor partijen begrijpelijke taal. De Civil Litigation Manual, Gottwald en Treuer (2005) en Tyler (2006a) zeggen hier wel wat over. Waarschijnlijk is het communiceren in een heldere taal echter bij veel voorstellen uit het vorige hoofdstuk een (niet expliciet benoemde) basisassumptie. Zo zal het weinig zin hebben om partijen over allerlei onderwerpen goede informatie te geven en hen via een agenda een goede structuur voor de zitting aan te bieden als partijen niet begrijpen wat hierover tegen hen wordt gezegd.

Veel begrippen die voor juristen vanzelfsprekend zijn, zijn voor partijen niet helder. Zo zal het voor veel partijen niet duidelijk zijn wat de rechter bedoelt met een comparitie van partijen, het verwijzen van de zaak naar de rol voor vonnis, repliek, het nemen van een akte of het executeren van een vonnis. Ook zullen veel partijen niet begrijpen wat de rechter (concreet) bedoelt als hij aan het begin van de zitting (of in het tussenvonnis) zegt dat hij inlichtingen over de zaak zal inwinnen en een schikking zal beproeven tijdens de zitting. Een goede benadering is daarom dergelijke begrippen zoveel mogelijk te vermijden en hiervoor woorden te gebruiken die ook voor niet-juristen duidelijk zijn. Het gaat erom, dat partijen geen moeite hoeven doen om de taal van de rechter en advocaten te begrijpen en dat zij zich vrij voelen om zich in hun eigen taal(gebruik) te uiten.