8.3.5 Zelfevaluatie

Vanwege het ontbreken van een algemene vergadering kennen stichtingen niet noodzakelijkerwijs een “derde orgaan” dat de bevoegdheid heeft om leden van de raad van toezicht te schorsen en te ontslaan indien zij onvoldoende functioneren. Om die reden is het zelfreinigend vermogen van de raad van toezicht extra van belang. Als gezegd benoemt de raad van toezicht bij veel soorten stichtingen, in ieder geval bij semipublieke instellingen, zijn eigen leden en is er geen intern verantwoordingsorgaan. Om die reden dient de raad het functioneren van zijn eigen leden en van de commissies die uit zijn midden zijn samengesteld regelmatig zelf te evalueren en te beoordelen.

Wat betreft woningcorporaties heeft de Vereniging van toezichthouders in woningcorporaties (VTW) enkele jaren geleden terecht opgemerkt, dat naar mate interne toezichthouders van woningcorporaties serieus invulling geven aan het proces van zelfevaluatie en de belangrijkste conclusies en verbeterpunten uit de zelfevaluatie vermelden in hun jaarlijkse verslag, de politiek en de samenleving meer vertrouwen hebben in het functioneren van corporaties en het interne toezicht hierop.1 Ook voor wat betreft pensioenfondsen wordt in de Code Pensioenfondsen 2014 en de VITP-Toezichtcode 2014 zelfevaluatie als een continu aandachtspunt voor de raad van toezicht genoemd.2

Naar aanleiding van onderzoek in 2016 naar de verantwoording door de raad van toezicht van culturele instellingen, is opgemerkt dat uit jaarverslagen van culturele instellingen niet of nauwelijks blijkt dat sprake is geweest van kritische reflectie door de raad van toezicht op het eigen functioneren en de eigen samenstelling.3 Ik meen dat het voor alle stichtingen van belang is dat de raad van toezicht regelmatig voldoende aandacht besteed aan kritische en inhoudelijke zelfevaluatie. Hiervoor bestaan allerhande handreikingen, zowel van commerciële organisaties als van brancheorganisaties.4

De evaluatie dient bij voorkeur plaats te vinden aan de hand van een vooraf vastgestelde procedure, waarin een aantal beoordelingscriteria is opgenomen en een gemeenschappelijk referentiekader is geformuleerd, bijvoorbeeld aan de hand van normen die zijn opgenomen in de toepasselijke sectorcode. Voor wat betreft woningcorporaties bepaalt artikel 30 lid 11 Woningwet dat de statuten van de woningcorporatie voorschriften bevatten omvat omtrent de beoordeling van het functioneren van de raad van toezicht. Ik meen echter dat een reglement een meer geëigende plek is voor de uitwerking van een procedure van zelfevaluatie.

Een periodieke zelfevaluatie dient volgens de meeste codes en sectorregels ten minste eenmaal per jaar plaats te vinden.5 In diverse rapporten en handreikingen wordt genoemd dat niet elk jaar alles geëvalueerd hoeft te worden. Variatie in aanpak kan soms nuttig zijn: beter jaarlijks één of meer onderwerpen grondig evalueren dan ieder jaar alles een beetje.

Een evaluatie van de raad van toezicht geschiedt buiten de aanwezigheid van het bestuur, maar de raad van toezicht kan zich van tevoren wel op de hoogte stellen van de visie van het bestuur op het functioneren van de raad van toezicht en zal het bestuur naderhand informeren over de uitkomsten van de evaluatie.

In het kader van de zelfevaluatie dienen onder meer aan de orde te komen of de geschiktheid en beschikbaarheid van de leden van de raad van toezicht op niveau is en of de leden voldoende complementair zijn, of zij zich individueel en collectief voldoende onafhankelijk hebben opgesteld en of de onderlinge samenwerking goed is geweest. Bovendien kan aandacht worden besteed aan inhoudelijke aspecten van het toezicht en kunnen lessen worden getrokken uit zaken die zich hebben voorgedaan.6

De VITP-Toezichtcode 2014 noemt ook de wijze van vergaderen als een punt dat in het verslag aan de orde moet komen, waarbij het functioneren van de voorzitter aparte aandacht dient te krijgen. Volgens DNB, die toezicht houdt op financiële instellingen, waaronder pensioenfondsen, zou een onderdeel van de zelfevaluatie moeten zijn dat wordt nagegaan of er collectieve gedragspatronen binnen de raad van toezicht bestaan die effectief functioneren belemmeren.7 In de VITP-Toezichtcode 2014 is ten slotte de suggestie opgenomen dat de raad van toezicht elementen uit de zelfevaluatie die de interactie met het bestuur en het verantwoordingsorgaan of het belanghebbendenorgaan betreffen, met deze organen bespreekt.

De hoofdlijnen van de uitkomsten van de evaluatie en de wijze waarop de evaluatie heeft plaatsgevonden worden, als gezegd, opgenomen in het toezichtverslag.

Voor sommige soorten stichtingen waaronder in ieder geval woningcorporaties, zorginstellingen, hogescholen en pensioenfondsen geldt dat zij de zelfevaluatie periodiek door een onafhankelijke derde moeten laten begeleiden: wat betreft woningcorporaties minimaal eenmaal per twee jaar en wat betreft zorginstellingen, hogescholen en pensioenfondsen eenmaal per drie jaar.8 De Woningwet schrijft zelfs voor dat de statuten van een woningcorporatie voorschriften bevatten over de aan te wijzen derde, de wijze en de frequentie van de evaluatie (met inachtneming van de genoemde minimumfrequentie) (artikel 30 lid 11 Woningwet). De begeleiding door een derde is voor hogescholen voorgeschreven in de toepasselijke sectorcode en is opgenomen naar aanleiding van een aanbeveling van de commissie Goed bestuur in het HBO uit 2012. De commissie constateerde dat, hoewel zelfevaluatie bij hogescholen inmiddels goed gebruik was, de meerderheid van de raden van toezicht nog niet werkte met externe begeleiding. Dat beschouwde de commissie als een gemis en een risico: vreemde ogen dwingen, een derde kan met een frisse blik kijken naar ingesleten gewoontes en patronen.9

De GCZ 2017 noemt voor zorginstellingen als de bij de zelfevaluatie te betrekken derde: de onafhankelijke, externe deskundige. De Code Pensioenfondsen 2014 is minder strikt en licht de begeleiding door een derde als volgt toe: “Een evaluatie wordt effectiever als er ook personen van buiten de eigen kring bij worden betrokken, om het proces te begeleiden of het functioneren te observeren. Dat geeft andere inzichten dan wanneer een raad van toezicht strikt intern evalueert. Een derde partij kan op verschillende manieren bij het proces worden betrokken. Het betekent niet per definitie dat een extern bureau moet worden ingeschakeld. Een onafhankelijke voorzitter of een deskundige uit de directe omgeving is ook een optie.”

Niet voor iedere stichting zal een evaluatie onder begeleiding van een derde nodig zijn. Bovendien heeft niet elke stichting voldoende financiële middelen om dat te kunnen doen. In bijzondere omstandigheden kan het echter van belang zijn, ook voor kleinere stichtingen: met name als de raad van toezicht zelf dreigt “vast te lopen”. Dat wil zeggen: als de raad van toezicht de kwaliteit en professionaliteit van zijn eigen functioneren niet meer kan garanderen.