8.3.6 Samenvatting en conclusies

Het toezichtverslag is een belangrijk middel waarmee de raad van toezicht zich jegens interne en externe belanghebbenden verantwoordt. De raad van toezicht dient in zijn verslag de belangrijkste onderwerpen waarmee hij in het verslagjaar is geconfronteerd inhoudelijk toe te lichten. Zoals gezegd zal een sterke raad van toezicht, ook zonder daartoe verplicht te zijn, verantwoording willen afleggen over zijn toezicht aan de bij de stichting betrokken belanghebbenden.

Sommige onderdelen van het toezichtverslag kunnen redelijk gestandaardiseerd weergegeven worden, maar andere onderdelen dienen juist inhoudelijk en informatief te zijn en daadwerkelijk informatie te geven. In sommige sectoren kunnen brancheorganisaties of verenigingen van toezichthouders behulpzaam zijn met een eenvoudig voorbeeldverslag, waarin onderwerpen worden genoemd die (in ieder geval) inhoudelijk in het verslag van de raad van toezicht uitgewerkt moeten worden.

Wat betreft toezicht op het bestuursbeleid gaat het in het toezichtverslag, dat geen herhaling zou moeten zijn van het bestuursverslag, vooral om de procedurele aspecten van toezicht. Risicobeheersing is een belangrijk onderwerp dat in het bestuursverslag geadresseerd dient te worden, met name bij een stichting met een grote onderneming of een groot vermogen. De raad van toezicht kan in zijn toezichtverslag rapporteren hoe toezicht is gehouden op de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen. De raad van toezicht kan in het verslag voorts vermelden aan welke (belangrijke) bestuursbesluiten goedkeuring is verleend in het afgelopen boekjaar, waaronder besluiten waarbij sprake was van tegenstrijdige belang tussen de stichting en één of meer bestuurders. In verband met zijn “werkgeversrol” zal de raad van toezicht dienen te omschrijven of en op welke wijze het functioneren van bestuurders in het verslagjaar is beoordeeld. Met name als de stichting beschikt over overheidsgeld en/of geld van (andere) derden is het van belang dat het verslag vermeldt wat het beloningsbeleid inhoudt en welke beloningen aan bestuurders zijn toegekend.

De raad van toezicht licht in het verslag bovendien zijn eigen samenstelling en functioneren toe, waarbij deskundigheid en onafhankelijkheid van de leden aan de orde komen. Voorts licht de raad van toezicht zijn werkwijze en functioneren (zelfevaluatie) inhoudelijk toe. Daarnaast kunnen een eventuele taakverdeling, rooster van aftreden, frequentie van vergaderingen en aanwezigheid tijdens vergaderingen aan de orde komen. Tot slot kan de raad van toezicht informatie geven over beloning van leden van de raad van toezicht en eventuele tegenstrijdig belangsituaties tussen de stichting en leden van de raad van toezicht.

Vanwege het feit dat de raad van toezicht van veel soorten stichtingen zijn eigen leden benoemt, schorst en ontslaat en er vaak geen intern verantwoordingsorgaan aanwezig is, is het van belang dat de raad van toezicht zichzelf ten minste één keer per jaar evalueert, de uitkomsten van deze evaluatie bespreekt en vastlegt. Bij de zelfevaluatie kan, naast de beoordeling van de samenstelling en competenties van de raad van toezicht, aandacht besteed worden aan inhoudelijke aspecten van het toezicht, maar ook aan de onderlinge interactie tussen leden van de raad van toezicht en de interactie met het bestuur en eventuele andere stichtingsorganen. Voor veel soorten stichtingen is terecht in governancecodes of sectorregels voorgeschreven dat de zelfevaluatie één keer in de twee of drie jaar door een derde begeleid wordt. Het betrekken van een derde bij de (zelf)evaluatie kan in bepaalde omstandigheden ook voor andere soorten stichtingen raadzaam zijn teneinde bestaande patronen te doorbreken en het toezicht verder te professionaliseren.