De uitvoering van Europese subsidieregelingen in Nederland (R&P nr. SB6) 2012/5.6.5:5.6.5 Meest voorkomende Europese subsidieverplichtingen

De uitvoering van Europese subsidieregelingen in Nederland (R&P nr. SB6) 2012/5.6.5

5.6.5 Meest voorkomende Europese subsidieverplichtingen

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

In deze paragraaf wordt ingegaan op belangrijkste subsidieverplichtingen die ingevolge de Europese subsidieregelgeving op de eindontvanger van de Europese subsidie rusten dan wel door het nationaal uitvoeringsorgaan moeten worden opgelegd.

Voor de Europese subsidies die in de vorm van kostensubsidies worden verstrekt, gelden allerlei administratieverplichtingen. De lidstaten kunnen namelijk alleen de daadwerkelijk gedane uitgaven van gesubsidieerde projecten declareren.1 Voorts moeten deze uitgaven binnen de programmaperiode zijn gedaan. Uit de Europese subsidieregelingen volgt doorgaans hoe moet worden aangetoond dat de subsidiabele uitgaven daadwerkelijk door de eindontvangers zijn gedaan, bijvoorbeeld door middel van facturen of boekhoudkundige stukken met gelijkwaardige bewijskracht.2 Nationale uitvoeringsorganen moeten ervoor zorgdragen dat eindontvangers van de Europese subsidie kunnen aantonen dat de uitgaven voor een project daadwerkelijk binnen de programmaperiode zijn gedaan, overeenkomstig de door de EU gestelde eisen.3 Daarnaast is in de meeste Europese subsidieregelgeving neergelegd dat door eindontvangers van Europese subsidies een afzonderlijk boekhoudsysteem of een passende boekhoudkundige code moet worden gebruikt voor alle transacties die verband houden met het gesubsidieerde project.4

In een uitspraak van 30 september 2003 overweegt het Gerecht ten aanzien van een Europese subsidie uit het EOGFL-0 die rechtstreeks door de Europese Commissie was verstrekt aan de Aristoteles-Universiteit van Thessaloniki dat het aan de eindontvanger van de Europese subsidie staat om het project uit te voeren, zoals dit is goedgekeurd en om de volledige naleving te verzekeren van de voorwaarden voor toekenning van de bijstand, zoals deze in de toekenningsbeschikking en de daarbij behorende bijlagen zijn opgenomen.5 Indien de Europese Commissie in het kader van haar onderzoek op informatie stuit die op het bestaan van onregelmatigheden duidt, moet de eindontvanger van de Europese subsidie kunnen aantonen dat het project volledig in overeenstemming met de toepasselijke bepalingen en in het bijzonder met de toekenningsbeschikking is uitgevoerd.6 Hij moet met name aantonen dat de uitgaven daadwerkelijk zijn verricht, dat zij rechtstreeks verband houden met de verschillende in het project voorziene acties en dat zij evenredig zijn in verhouding tot de doelstellingen van het project. Op grond van de op hem rustende loyaliteitsplicht, die voortvloeit uit de verplichting om het project in een geest van partnerschap en wederzijds vertrouwen uit te voeren, dient de eindontvanger van de Europese subsidie de Europese Commissie alle bewijsstukken over te leggen en haar alle uitleg te verschaffen die hem, gelet op de bijzonderheden van het project en de in de bijlagen bij de toekenningsbeschikking opgenomen financieringsvoorwaarden, noodzakelijk kunnen lijken om de twijfel van de Europese Commissie weg te nemen.7

De EU vindt het voorts erg belangrijk dat voor de burgers van de EU duidelijk is welke projecten door de EU worden (mede)gefinancierd. Vandaar dat ten aanzien van de meeste Europese subsidies is bepaald dat de eindontvangers zich aan zogenoemde 'publiciteitsverplichtingen' moeten houden. Deze verplichtingen gaan zover dat exact is bepaald welke soorten bordjes bij projecten moeten worden geplaatst en welke kleur blauw de Europese vlag daarop moet hebben.8

Wanneer eindontvangers van een Europese subsidie ervoor kiezen om derden in te schakelen bij de uitvoering van een project door middel van een overeenkomst tot opdracht, zijn zij verplicht de Europese aanbestedingsregels in acht te nemen. In vorige programmaperioden was in de structuurfondsen-verordeningen expliciet bepaald dat de door de EU gefinancierde acties in overeenstemming dienden te zijn met het beleid inzake overheidsopdrachten.9 De toepasselijkheid van de verplichting tot aanbesteding vloeit in de huidige programmaperiode vaak voort uit de algemene regel dat de gedeclareerde uitgaven in overeenstemming met de communautaire voorschriften moeten zijn.10 Voor zover de eindontvangers van de Europese subsidies aanbestedende diensten zijn, geldt immers dat de Europese aanbestedingsregels automatisch van toepassing zijn. Het lastige is dat het aanbestedingsrecht voortdurend in beweging is. Zo heeft het Hof van Justitie uitgemaakt dat het transparantiebeginsel ook in acht moet worden genomen indien een opdracht niet behoeft te worden aanbesteed, bijvoorbeeld omdat de drempel niet is gehaald.11 Uit het arrest van het Gerecht van 14 april 2011 blijkt bijvoorbeeld dat de Europese Commissie een forfaitaire financiële korting van 10% toepast op het door Nederland gedeclareerde uitgavenbedrag, omdat de eindontvangers van de Europese subsidies bij het laten uitvoeren van projecten onder de drempel het transparantiebeginsel niet hadden nageleefd.12 Voorts is in veel Europese subsidieregelgeving neergelegd dat ook niet-aanbestedende diensten bij de selectie van uitvoerders een procedure in acht moet nemen die garandeert dat potentiële uitvoerders gelijk worden gehandeld.13

Soms is in de Europese subsidieregelgeving expliciet bepaald dat de subsidieverplichtingen die aan de eindontvanger van de Europese subsidie worden opgelegd, ook gelden voor de partners die bij de uitvoering van een project zijn betrokken.14 Dit heeft tot gevolg dat het nationaal uitvoeringsorgaan aan de eindontvanger van de Europese subsidie de subsidieverplichting moet opleggen, dat hij ervoor zorgdraagt dat de subsidieverplichtingen ook door ingeschakelde derden worden nageleefd.

Hiervoor is á even ingegaan op de bewijsstukken die in het kader van de structuurfondsen, het ELFPO, de migratiefondsen, Een Leven Lang Leren en Jeugd in Actie moeten worden overgelegd om te bewijzen dat de gedeclareerde uitgaven daadwerkelijk zijn gedaan en daarom subsidiabel zijn. Voor ELGF-subsidies geldt dat bewijsstukken moeten worden overgelegd om aan te tonen dat de producten daadwerkelijk uit de EU zijn uitgevoerd.15

Voorts is in veel Europese subsidieregelgeving de verplichting neergelegd dat het project dat met een Europese subsidie is gefinancierd gedurende vijf jaren in stand moet blijven zonder dat het project belangrijke wijzigingen ondergaat.16 Het gaat hier om een subsidieverplichting die voortduurt nadat het project is afgerond en de Europese subsidie is uitbetaald. Hetzelfde geldt voor de bewaarplicht die in veel Europese subsidieregelgeving is neergelegd. Alle bewijsstukken betreffende uitgaven en audits dienen ter beschikking van de Europese Commissie en de Europese Rekenkamer worden gehouden tot een periode van drie tot vijf jaar na afsluiting van het (operationeel) programma.17 De bewijsstukken mogen als originele stukken, maar ook voor authentiek gewaarmerkte versies op algemeen aanvaarde gegevensdragers worden bewaard.18 Hoewel deze verplichting in de Europese subsidieregelgeving is gericht tot de lidstaat, wordt in de praktijk deze verplichting neergelegd bij de eindontvanger van de Europese subsidie.

In het kader van de Europese landbouwsubsidies zijn voorts de randvoorwaarden van groot belang. Deze randvoorwaarden bestaan uit beheerseisen — milieuvoorschriften, eisen inzake de identificatie en registratie van dieren en eisen inzake de goede landbouw- en milieuconditie.19 Zij zijn neergelegd in Europese verordeningen en moeten door de eindontvanger van de Europese subsidie in aanmerking worden genomen op straffe van administratieve sancties en maatregelen.20

Ten slotte mogen ook niet onvermeld blijven de verslagleggingsverplichtingen,21 de verplichtingen tot het in acht nemen van bepaalde termijnen,22 de verplichting om een zekerheid te stellen,23 de verplichting tot cofinancierine24 en verplichtingen in het kader van de plaats van uitvoering van het project.25

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.