3.3.2.2 De toelichting op de agenda en achterliggende documenten

Als gezegd, wordt ter verdere duiding van de agenda veelal een toelichting opgenomen bij de agenda1 en/of kunnen achterliggende documenten worden bijgevoegd. In bepaalde gevallen volgt een dergelijke verplichting uit (het systeem van) de wet of de statuten.2 Onder omstandigheden kan artikel 2:8 BW nopen tot het geven van een nadere toelichting op de agenda en/of het verstrekken van achterliggende documenten.3 Deze informatie kan van belang zijn om aandeelhouders in staat te stellen een eigen, verantwoord en geïnformeerd standpunt te bepalen over het betreffende agendapunt; het tweede element van het inzichtelijkheidsvereiste. Aandeelhouders dienen daartoe tijdig over voldoende informatie te beschikken, en wel op een wijze dat die informatie voor hen begrijpelijk is.4

Behoudens die gevallen waarin de gehoudenheid tot het overleggen van achterliggende documenten volgt uit de wet of statuten, zal van geval tot geval moeten worden bekeken of artikel 2:8 BW noopt tot het verstrekken van achterliggende documenten. In ieder geval dienen de achterliggende documenten te worden verstrekt indien de precieze inhoud van dat document bepalend is voor het besluit, bijvoorbeeld bij een statutenwijziging of het vaststellen van de jaarrekening. Indien het handelen van de vennootschapsleiding onder een vergrootglas ligt, kan dit ook een reden zijn om achterliggende documenten te verstrekken. Te denken valt bijvoorbeeld aan de goedkeuring van gevoelige transacties, waarbij een bijzondere zorgvuldigheidsplicht rust op de vennootschapsleiding.5 Waar de toelichting weergeeft welke informatie de vennootschapsleiding relevant acht en welke conclusie zij daaraan verbindt, bieden de achterliggende documenten immers primaire informatiebronnen. Het verstrekken van een primaire bron stelt aandeelhouders bijvoorbeeld in staat om hun eigen conclusies aan de betreffende informatie te verbinden en de toelichting van de vennootschapsleiding te toetsen en te verifiëren. Om die reden kan het verstrekken van achterliggende documenten mogelijk ook helpen bij het bevorderen van de onderlinge verhoudingen. Het verstrekken van feitelijke en verifieerbare informatie kan in bepaalde gevallen helpen om onnodige discussie te voorkomen bij wantrouwen en achterdocht.6 Tegelijkertijd moet worden bedacht dat het verstrekken van te veel informatie juist averechts kan werken en afbreuk kan doen aan de begrijpelijkheid van die informatie.7 Daarbij komt dat de vennootschap belang kan hebben bij geheimhouding van bepaalde informatie.

Ook bij besluitvorming buiten vergadering kan een nadere toelichting op de voorgestelde besluiten worden gegeven en kunnen achterliggende stukken worden meegestuurd. Ik merkte hiervoor op dat besluitvorming buiten vergadering in de praktijk veelal wordt ‘voorgekookt’ doordat aandeelhouders van tevoren betrokken worden bij de voorbereiding van die besluitvorming. In die gevallen zal de benodigde informatieverstrekking organisch als onderdeel van dat proces plaatsvinden. In andere gevallen kan met het voorgestelde besluit een informatiepakket worden meegestuurd.