10.5.1 Overbrenging moet juist en volledig plaatsvinden

Dat in artikel 2:10 lid 4 BW is opgenomen dat de administratie elektronisch mag worden bewaard mits deze juist en volledig op de gegevensdrager wordt overgebracht, is logisch. Zelfs wanneer dit niet expliciet in dit artikel zou zijn opgenomen, zou het voor de hand liggen. Het is niet goed voorstelbaar dat aan de elektronisch uitgevoerde bewaarplicht inhoudelijk andere eisen zouden mogen worden gesteld dan aan de fysiek uitgevoerde bewaarplicht. Op grond van artikel 2:10 lid 1 BW is duidelijk dat alle in dat lid bedoelde tot de administratie behorende bescheiden moeten worden bewaard. Dat geldt dus zowel voor fysieke als elektronische opslag.

Door niettemin expliciet in lid 4 op te nemen dat de overbrenging op de gegevensdragers met juiste en volledige weergave van de gegevens moet plaatsvinden, wordt de naleving ervan in de risicosfeer van de administratieplichtige gebracht, voor de naleving van welke verplichting het bestuur van de rechtspersoon verantwoordelijk is. Het ligt daarmee op de weg van de (bestuurder van de) gefailleerde om te stellen en zo nodig te bewijzen dat de administratie inderdaad juist en volledig is overgebracht op de gegevensdrager. Dit zou bijvoorbeeld kunnen door de accountant van de rechtspersoon zich daar jaarlijks over te laten uitlaten. In het kader van de controle van de jaarrekening onderzoekt de accountant ook of hij voor zijn controle kan steunen op de administratieve organisatie en interne controle en beheersingsmaatregelen bij de gecontroleerde huishouding. In het verlengde daarvan zou een verklaring kunnen liggen over de juiste en volledige overbrenging van administratieve gegevens op elektronische gegevensdragers.

In het geval de administratieplichtige zekerheid wenst op dit punt, is het aan te raden naast de elektronisch gegevensdragers ook de fysieke administratie te bewaren. In dat geval zal – uitgaande van de situatie dat alle administratie fysiek wordt bewaard – altijd kunnen worden vastgesteld dat de overbrenging op de gegevensdrager juist en volledig heeft plaatsgevonden.