6.7 De UNCITRAL Notes on Organizing Arbitral Proceedings

In dit verband valt nog te wijzen op de UNCITRAL Notes on Organizing Arbitral Proceedings1 uit 1996. Deze Notes zijn ontworpen door de United Nations Commission for International Trade Law (UNCITRAL), die we in hoofdstuk 2 zijn tegengekomen. Zij zijn ontstaan naar aanleiding van de behoefte in de wereld van de internationale arbitrage aan meer regelgeving. Intussen zijn zij in de internationale arbitragewereld algemeen aanvaard, met dien verstande dat de onderwerpen van overleg én de agenda van de in internationale arbitrages gebruikelijke regiezitting (Preparatory Conference), die aan het eigenlijke geschil vooraf pleegt te gaan tegenwoordig bijna altijd gebaseerd zijn op deze Notes.2 Onder de negentien onderwerpen die in de Notes worden behandeld betreft onderwerp nr. 8: 'Telefax and Electronic means of sending documents'.

Over deze elektronische middelen merken de Notes op: 'It might be agreed that documents, or some of them, will be exchanged not only in paper-based form but in addition also in an electronic form. Since the use of electronic means depends on the aptitude of the persons involved and the availability of equipment and computer programs, agreement is necessary for such means to be used. If both paper-based and electronic means are to be used, it is advisable to decide which one is controlling and, if there is a time-limit for submitting a document, which act constitutes submission'.

Dit sluit aan bij de herhaalde waarschuwing in het voorgaande, dat gebruik van elektronische middelen tevoren goed (waar mogelijk tot in de detail) moet zijn geregeld. Voor de waarschuwing dat men moet afspreken 'which act constitutes submission' zij verder verwezen naar de in 4.3. (het bereiken van een geadresseerde langs elektronische weg) beschreven valkuilen.

Het is de taak van partijen, de arbiters en het administrerend instituut om dit alles goed te regelen. Die instituten zouden hierbij zelfs het voortouw kunnen nemen.

De Note over de telefax kan hier buiten beschouwing blijven. Brieven en mededelingen worden tegenwoordig standaard per e-mail ingediend. De fax en de bevestigende brief zijn aan het verdwijnen. Memories en producties worden nog wel in 'hard copy' overgelegd, doch steevast verzoeken scheidsgerechten ook om de elektronische versie (Word of PDF), per e-mail en/of cd-rom/dvd of flash drive (usbstick), met een hyperlinked inhoudsopgave en in zoekbare vorm. Vijf jaar geleden was dat in internationale arbitrage nog allemaal nieuw en uitzonderlijk. Tegenwoordig kan het bijna niet meer anders, aldus A.J. van den Berg.3