3.3.1 De aard en functie van de informatieverstrekking

Het is in het belang van de vennootschap dat de algemene vergadering behoorlijk functioneert. Daarnaast is in het belang van de aandeelhouders dat zij hun rechten en bevoegdheden op geïnformeerde wijze kunnen uitoefenen. Behoorlijke informatieverstrekking draagt bij aan het functioneren van de algemene vergadering en waarborgt de kwaliteit van haar besluitvorming. Dit rechtvaardigt een ruim informatierecht in de voorfase van de besluitvorming. De belangen van de vennootschap en haar aandeelhouders bij die informatieverstrekking zullen immers veelal parallel lopen. Ook het hieruit voortkomende informatierecht is echter niet onbeperkt, en wordt begrensd door het zwaarwichtig belang van de vennootschap1 en, in meer algemene zin, de redelijkheid en billijkheid.2

De informatieverstrekking in de voorfase van de besluitvorming ter vergadering vangt aan met het oproepingsbericht en eindigt bij de stemming over het voorstel (bij een stempunt) of de beëindiging van de bespreking van het betreffende agendapunt (bij een discussiepunt). De informatie wordt verstrekt door middel van het oproepingsbericht, eventueel nagestuurde informatie en de discussie ter vergadering. Een deel van de informatie wordt verstrekt voorafgaand aan de algemene vergadering, namelijk de agenda, de toelichting daarop en eventuele achterliggende documenten. Daarnaast kan een deel van de informatie (in beginsel) ter vergadering worden verstrekt, bijvoorbeeld tijdens de beraadslaging voorafgaand aan een stemming. De regulering van die informatieverstrekking geschiedt hoofdzakelijk via de band van artikel 2:8 BW,3 in ieder geval voor zover de wet niet voorziet in een specifieke regeling.

De verstrekte informatie stelt de aandeelhouder in staat om op geïnformeerde wijze deel te nemen aan de discussie en besluitvorming ter vergadering. Hierin uit zich de zeggenschapsfunctie van het informatierecht. Ik verwijs naar de conclusie van A-G Timmerman bij Boskalis/Fugro:

Iedere aandeelhouder dient derhalve toegang te krijgen tot voldoende financiële en operationele informatie om hem in staat te stellen een weloverwogen standpunt te vormen over onderwerpen die aan de algemene vergadering worden voorgelegd.5

Daarvoor moet aan twee vereisten zijn voldaan. Ten eerste moet de aandeelhouder redelijkerwijs in staat zijn te bepalen of een agendapunt zijn belangen raakt.6 De aandeelhouder kan dan besluiten al dan niet deel te nemen aan de aandeelhoudersvergadering, hetzij in persoon hetzij bij gevolmachtigde. Ten tweede dient de aandeelhouder op basis van die informatie redelijkerwijs in staat te zijn om een eigen, verantwoord en geïnformeerd standpunt te bepalen over de voorliggende agendapunten.7 De aandeelhouder kan dan op geïnformeerde wijze deelnemen aan de beraadslaging ter vergadering, zijn stem uitbrengen en/of een stemvolmacht met steminstructie geven. Daarmee komt groot gewicht toe aan de informatieverstrekking in de voorfase van de besluitvorming. Ik duid de twee hiervoor genoemde vereisten gezamenlijk aan als het inzichtelijkheidsvereiste.

Ook bij besluitvorming buiten vergadering geldt het inzichtelijkheidsvereiste. De aandeelhouder zal immers ten aanzien van een voorgesteld besluit in staat moeten worden gesteld om vast te stellen of dat voorstel zijn belangen raakt en een eigen, verantwoord en geïnformeerd standpunt ter zake van dat voorstel te bepalen. Daarbij dient de aandeelhouder ook in overweging te nemen of hij ermee instemt dat over een gegeven voorstel buiten vergadering wordt besloten, of dat hij noodzaak ziet voor een behandeling ter vergadering.

Of het vereiste inzicht voldoende is gewaarborgd, is afhankelijk van alle omstandigheden van het geval, waaronder hetgeen gebruikelijk is bij de betreffende vennootschap, redelijke verwachtingen van de aandeelhouders, hun maatschappelijke achtergrond en de mate waarin zij betrokken zijn bij de vennootschap.8 Indien niet aan het inzichtelijkheidsvereiste is voldaan, dan leidt dit gebrek tot vernietigbaarheid van het betreffend besluit.9