Informatierechten van aandeelhouders (IVOR nr. 134) 2024/3.3.2.1:3.3.2.1 De formulering van de agenda

Informatierechten van aandeelhouders (IVOR nr. 134) 2024/3.3.2.1

3.3.2.1 De formulering van de agenda

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

De informatieverstrekking in de voorfase van de besluitvorming ter vergadering is gecentreerd rondom de agenda. De agenda dient voldoende duidelijk te worden geformuleerd, zodanig dat voor de opgeroepen aandeelhouder inzichtelijk is of een gegeven agendapunt zijn belangen raakt.1 Of aan dit eerste element van het inzichtelijkheidsvereiste is voldaan, is afhankelijk van alle omstandigheden van het geval. De rechtspraak op dit punt is zeer feitelijk en lijkt daardoor niet altijd even consistent. Ik geef een aantal voorbeelden.2

Er zijn bijvoorbeeld uitspraken te vinden waarin is geoordeeld dat een agendapunt als ‘positie commissarissen’3 of ‘samenstelling bestuur’4 voldoende duidelijk was om te stemmen over een voorgesteld ontslag. In een andere uitspraak werd het agendapunt ‘bestuurswijziging’ daarentegen niet toelaatbaar geacht, omdat daaruit niet bleek van een voornemen tot ontslag.5 Hetzelfde gold voor de samenhangende agendapunten ‘De inbreng van de Crystal activiteiten in de nieuw te vormen Comsys Groep’ en ‘De gevolgen van deze inbreng voor alle bij de Crystal Groep betrokken bedrijven en personen’.6 Omstreden is een uitspraak van de Rechtbank Groningen waarin zij het agendapunt ‘Bespreking van eventuele mogelijkheden, respectievelijk wenselijkheid van onderhandse kleine emissies met enige buitenlandse relaties’ voldoende achtte voor een stemming over een omvangrijke aandelenemissie7 aan Nederlandse partijen.8 Daartoe overwoog de Rechtbank Groningen dat “de in genoemd agendapunt gebezigde omschrijving zo ruim is, dat de mogelijkheid, dat de aangekondigde bespreking zou kunnen leiden tot een besluit als het litigieuze, voor [de aandeelhouder] wel degelijk voorzienbaar was.” In de literatuur is terecht als kritiek geuit dat dit agendapunt juist te breed was geformuleerd en bovendien was geagendeerd als discussiepunt en niet als stempunt.9 Daar komt nog bij dat de emissie die uiteindelijk in stemming is gebracht – een omvangrijke emissie aan Nederlandse partijen – significant afweek van de formulering van het agendapunt, die immers verwees naar kleine emissies aan buitenlandse relaties.

De ogenschijnlijke inconsistentie van deze rechtspraak illustreert de open aard van het inzichtelijkheidsvereiste, dat zich niet goed leent voor harde criteria. Wel kunnen enkele algemene richtsnoeren worden gegeven. In beginsel is niet vereist dat de letterlijke tekst van het voorgenomen besluit uit de agenda blijkt.10 Uit de formulering van een agendapunt dient duidelijk te zijn wat met dat agendapunt wordt beoogd en wat de uitkomst kan zijn van de behandeling van dat agendapunt. De formulering van de agendapunten mag beknopt zijn, maar zal in ieder geval voldoende concreet en duidelijk moeten zijn.11 Bij te brede agendapunten – zoals in het hiervoor aangehaalde voorbeeld van de Rechtbank Groningen – bestaat het risico dat de opgeroepene niet goed in staat is om te bepalen of de behandeling van het agendapunt zijn belangen raakt.12 Bovendien moet voor de opgeroepene steeds duidelijk zijn wat de uitkomst kan zijn van de behandeling van het agendapunt. Tegen die achtergrond verdient het ook aanbeveling om expliciet op te nemen of een agendapunt ter stemming of ter discussie op de agenda staat.13

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.