3.7 Openbaarmakingsvoorwaarde

De ‘eigen’ jaarrekening van de vrijgestelde vennootschap (de summiere jaarrekening zoals bedoeld in artikel 2:403 lid 1 sub a) hoeft niet openbaar te worden gemaakt.

Dat levert een lastenverlichting en kostenbesparing op. Daarnaast biedt de mogelijkheid om de cijfers van een dochter niet te hoeven publiceren enige discretie.

De geconsolideerde jaarrekening die is goedgekeurd door een accountant1 dient wel openbaar te worden gemaakt. Deze jaarrekening wordt gedeponeerd door de consoliderende rechtspersoon. Naast de geconsolideerde jaarrekening moet jaarlijks een instemmingsverklaring worden gedeponeerd door de vrijgestelde rechtspersoon. Verder dient de 403-verklaring door de consoliderende rechtspersoon te worden gedeponeerd. De openbaarmaking van voornoemde stukken moet ervoor zorgen dat derden deze stukken kunnen controleren. Dat zou in principe vrij snel moeten kunnen. Dat valt in de praktijk tegen. Bij het Handelsregister dienen 403-verklaringen telefonisch opgevraagd te worden. Er kunnen enkele dagen overheen gaan voordat de verklaring wordt verstrekt en er zijn kosten aan verbonden.2

Helaas komt het voor dat 403-verklaringen, intrekkingsverklaringen en beëndigingsverklaringen niet meer in de dossiers van het Handelsregister aanwezig zijn. Met name wat oudere stukken zijn met enige regelmaat ‘zoek’. Een kwalijke zaak.

Soms zijn bedoeld of onbedoeld meerdere 403-verklaringen gedeponeerd. Het raadplegen van de (juiste) 403-verklaring wordt daardoor bemoeilijkt. De 403-verklaring wordt doorgaans in het dossier van de vrijgestelde rechtspersoon bij de Kamer van Koophandel opgeslagen. Dit brengt enige nadelen met zich mee. Wie op de hoogte wil raken welke 403-verklaring in het verleden door een bepaalde vennootschap is afgegeven, moet op de hoogte zijn van het bestaan van de vennootschappen waarvoor deze in het verleden is afgegeven. Een andere mogelijkheid is om alle voorgaande jaarrekeningen te controleren en te kijken of daar melding is gemaakt van eerder gedeponeerde 403-verklaringen. Dan nog zou het kunnen zijn dat eerdere jaarrekeningen niet steeds vermelden of en welke 403-verklaringen zijn afgegeven. Vooral bij due dilligence-onderzoeken kan dit voor problemen zorgen.

Het zou handig zijn wanneer de Kamer van Koophandel alle 403-verklaringen zowel opslaat in het dossier van de consoliderende rechtspersoon die de 403-verklaring deponeerde alsook in het dossier van de vennootschap die is vrijgesteld.

Buitenlandse consoliderende rechtspersonen staan in beginsel niet ingeschreven bij de Nederlandse Kamer van Koophandel, maar kunnen wel een inschrijfnummer/ dossiernummer krijgen. Onder dat dossiernummer kan de buitenlandse entiteit stukken bij het Nederlandse Handelsregister deponeren en onder dat nummer kunnen stukken door derden worden teruggevonden.