6.7.5.6 Het aanvullen van de projectadministratie na de indiening van de einddeclaratie

Indien bij de controle van de einddeclaratie blijkt dat de projectadministratie niet op orde is, rijst de vraag in hoeverre het subsidieverstrekkende bestuursorgaan de eindontvanger van de Europese subsidie in de gelegenheid moet stellen om aanvullingen in te dienen. Uit de jurisprudentie blijkt dat deze mogelijkheid regelmatig door het bestuursorgaan wordt geboden1 en in sommige gevallen ook moet worden geboden.2 Het bieden van deze mogelijkheid wordt lastiger naarmate de programmaperiode op het einde loopt, nu het Nederlandse bestuursorgaan voor een bepaalde datum bij de Europese Commissie een eindverslag dient in te leveren, waarin alle uitgaven aan projecten moeten worden verantwoord. In een tweetal uitspraken van 2 augustus 2006 accordeert de ABRvS dan ook dat het subsidieverstrekkende bestuursorgaan als vaste gedragslijn kan hanteren dat geen aanvullingen van de projectadministratie worden geaccepteerd die pas in bezwaar worden overgelegd, tenzij sprake is van een geval waarin de gevoerde procedure voorafgaand aan de vaststelling van de subsidie niet voldoende zorgvuldig is geweest.3 Volgens de ABRvS heeft de minister, mede met het oog op zijn rapportageplicht jegens de Europese Commissie, een gerechtvaardigd belang bij het verbinden van consequenties aan het niet (tijdig) naleven van de verplichtingen uit de subsidieregeling.4 Dat uit de stukken en het verhandelde ter zitting is gebleken dat de minister in een beperkt aantal gevallen te coulant is geweest met het accepteren van administratieve gegevens in bezwaar, leidt niet tot het oordeel dat hij op grond van het gelijkheidsbeginsel (nogmaals) was gehouden een met de vaste gedragslijn strijdige beslissing te nemen.5