3.4.2.2 De Shareholder Proposal Rule

De Shareholder Proposal Rule is opgenomen in § 14a-8 Exchange Act. Op grond van het artikel hebben aandeelhouders onder voorwaarden het recht om voorstellen over bepaalde onderwerpen op de agenda van de algemene vergadering te laten plaatsen. Daarnaast verplicht § 14a-8 Exchange Act het bestuur om dit voorstel, inclusief de door de indiener opgestelde toelichting, op te nemen in het proxy statement en het form of proxy (volmachtformulier). Deze twee documenten dienen de in de VS gangbare praktijk van proxy sollicitation (volmachtverwerving). Volmachtverwerving is het openlijk door het bestuur en/of aandeelhouders verwerven van volmachten van aandeelhouders, om hen op de algemene vergadering te kunnen vertegenwoordigen.2 Voor het indienen van een agenderingsverzoek gelden drie alternatieve kapitaaldrempels. Op het moment van indienen moet de aandeelhouder ten minste houden: (i) stemgerechtigde aandelen met een beurswaarde van $2000,- voor een onafgebroken periode van ten minste drie jaar, of (ii) stemgerechtigde aandelen met een beurswaarde van $15.000,- voor een onafgebroken periode van twee jaar, of (iii) stemgerechtigde aandelen met een beurswaarde van $25.000,- voor een onafgebroken periode van één jaar.

Anders dan naar Nederlands recht moet de aandeelhouder zelfstandig aan ten minste een van deze kapitaaldrempels voldoen. Als een groep aandeelhouders een agenderingsverzoek doet, moet eenieder in de groep ten minste een van de gestelde drempels halen.

Het aandelenpakket van de verzoekende aandeelhouder dient ten tijde van de vergadering waarin het voorstel behandeld zal worden nog steeds ten minste een van de gestelde drempels te raken. Als de aandeelhouder op het moment van de vergadering niet ten minste een van de drempels haalt, mag de vennootschap gedurende de volgende twee kalenderjaren alle van de indiener afkomstige voorstellen weigeren (§ 14a-8(f)(2) Exchange Act).

Sinds 2020 moet degene die op grond van § 14a-8 Exchange Act een agenderingsverzoek indient, verklaren dat hij bereid is om niet eerder dan tien dagen, noch later dan dertig dagen na indiening van het verzoek met de vennootschap over het verzoek in discussie te treden. Het doel van dit nieuwe vereiste is het faciliteren van de dialoog tussen aandeelhouders en de vennootschap, waardoor de met het verzoek aangesneden kwestie efficiënter en goedkoper kan worden opgelost.6

Als het aandeelhoudersvoorstel in de agenda en in het volmachtformulier wordt opgenomen, moet de vennootschap op grond van § 14a-8(a) Exchange Act het volmachtformulier zo inrichten dat de aandeelhouders door middel van het aankruisen van een vakje kunnen laten weten of zij het voorstel al dan niet steunen. Met andere woorden: als een aandeelhoudersvoorstel in de agenda wordt opgenomen, wordt erover gestemd. Anders dan art. 2:114a BW zijn aandeelhoudersvoorstellen waarover slechts gediscussieerd wordt § 14a-8 Exchange Act vreemd.

In de VS zijn veruit de meeste aandeelhoudersvoorstellen geformuleerd als een verzoek of een aanbeveling aan het bestuur van de vennootschap om actie te ondernemen.7 Een stemming over dergelijke precatory proposals is niet-bindend. Als het voorstel wordt aangenomen, ligt er slechts een verzoek of aanbeveling van de meerderheid van het vertegenwoordigde geplaatste kapitaal om de actie in kwestie te ondernemen. Of het bestuur die actie ook onderneemt, is vervolgens een tweede.

De reden dat de meeste voorstellen zijn geformuleerd als een aanbeveling of een verzoek is dat aandeelhouders op grond van het recht van de staat of het land van incorporatie meestal niet de bevoegdheid hebben om het bestuur te dwingen tot actie over te gaan. Een voorstel dat actie van het bestuur vereist in plaats van die actie verzoekt of aanbeveelt, mag de vennootschap daarom doorgaans van de agenda houden. Als een dergelijk voorstel zou worden aangenomen, maakt dat inbreuk op de bestuursautonomie, zo is de gedachte.8

Een aandeelhouder mag slechts één voorstel per algemene vergadering indienen en de tekst van het voorstel mag inclusief toelichting niet meer dan vijfhonderd woorden bevatten. Degene die het voorstel indient, moet binnen die limiet zo nauwkeurig mogelijk aangeven welke actie het bestuur volgens hem zou moeten ondernemen.9 De uiterste datum voor indiening van het voorstel is, afhankelijk van voor welk ‘soort’ algemene vergadering het voorstel wordt ingediend, ofwel 120 dagen, ofwel een redelijke termijn voor het moment waarop ‘the company begins to print and send its proxy materials’.10

Als de vennootschap een voorstel wil weigeren, stuurt zij in de regel de SEC een zogeheten no-action request.11 De vennootschap zet daarin uiteen waarom zij het voorstel van de agenda wil houden. De SEC-divisie12 beoordeelt vervolgens het no-action request inclusief de eventueel door de indiener van het voorstel ingebrachte standpunten. Het oordeel van de SEC-divisie komt in de vorm van een no-action letter en luidt of zij al dan niet grond ziet voor weigering. Het komt ook voor dat de SEC-divisie geen standpunt inneemt.13 Het standpunt van de SEC-divisie is informeel, maar als zij grond ziet voor weigering, geeft dit de vennootschap de facto de zekerheid dat de SEC niet handhavend zal optreden als de vennootschap het voorstel van de agenda houdt.14 De gronden voor weigering kunnen formeel of materieel van aard zijn. Een voorbeeld van een formele grond voor weigering is het niet voldoen aan een van de kapitaaldrempels.15 Een voorbeeld van een materiële grond voor weigering is de ongepastheid voor actie door aandeelhouders naar het recht van de staat of het land waar de vennootschap is geïncorporeerd (de State Law Exclusion). In totaal staan de vennootschap dertien materiële weigeringsgronden ter beschikking.16

Partijen kunnen de SEC-divisie verzoeken een onwelgevallige no-action letter te heroverwegen. Daarnaast is het mogelijk de SEC-divisie te verzoeken de zaak door te verwijzen naar de SEC voor een herziening.17 Zowel verzoeken om heroverweging als verzoeken om doorverwijzing ter herziening worden weinig gehonoreerd.18 Omdat een no-action letter in feite slechts een mening is van een divisie van de SEC en geen finaal besluit van de Amerikaanse toezichthouder zelf, kan tegen een no-action letter in beginsel niet worden opgekomen bij de rechter.19