5.5.2 Beperkingen van verzoeken

Zoals hiervoor al kort aan de orde kwam, biedt de AVG (beperkte) mogelijkheden voor de verwerkingsverantwoordelijke om in bepaalde gevallen zijn reactietermijn te verlengen, een vergoeding te vragen of een verzoek te weigeren. De AVG stelt dat informatie in beginsel kosteloos wordt verstrekt en maatregelen kosteloos worden genomen. Wanneer een verzoek van een betrokkene echter kennelijk ongegrond of buitensporig is, mag de verwerkingsverantwoordelijke ofwel een redelijke vergoeding in rekening brengen ofwel weigeren gevolg te geven aan het verzoek.1

Een verzoek wordt niet snel aangemerkt als ‘kennelijk ongegrond’.2 Het gebruik van de term ‘kennelijk’ duidt erop dat het zonder meer duidelijk moet zijn dat een verzoek ongegrond is. De Britse toezichthouder voor gegevensbescherming (ICO) spreekt bijvoorbeeld over verzoeken die kwaadwillig zijn of worden gebruikt om een organisatie lastig te vallen met geen ander doel dan het veroorzaken van verstoring.3 In enkele rechterlijke uitspraken is een verzoek ook afgewezen vanwege misbruik van recht. Een geslaagd beroep op misbruik van recht leidt tot ongegrondheid van het verzoek.4 Ongegrondheid moet niet te snel worden aangenomen; de verwerkingsverantwoordelijke zal feiten en omstandigheden moeten aandragen waaruit volgt dat sprake is van misbruik van bevoegdheid.5 Aangezien de betrokkene een verzoek om inzage niet hoeft te motiveren, kan het lastig zijn om voldoende bewijs te leveren.6

Buitensporige verzoeken zijn met name repeterende verzoeken: identieke of overlappende verzoeken die elkaar zeer snel opvolgen.7 Verzoeken waarbij om grote hoeveelheden informatie wordt gevraagd zijn niet per definitie buitensporig.8 Als de administratieve lasten voor een bedrijf ‘extreem hoog’ worden, kan een verzoek ook worden afgewezen vanwege buitensporigheid. Volgens de AP moet de verwerkingsverantwoordelijke dan wel laten zien welke afweging is gemaakt tussen de betrokken belangen van de betrokkene die een verzoek doet en degene die het verzoek moet afhandelen.9

De verwerkingsverantwoordelijke moet in alle gevallen kunnen aantonen dat een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.10 Als een besluit kennelijk ongegrond of buitensporig is, kan de curator op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding bepalen.11 De AP heeft nog geen standpunt ingenomen omtrent de hoogte van een ‘redelijke vergoeding’.12 Het is voor de curator wellicht aantrekkelijker om dergelijke verzoeken simpelweg te weigeren. Dit levert waarschijnlijk een grotere besparing van tijd en kosten op dan de redelijke vergoeding.

Wanneer een verzoek niet kennelijk ongegrond of buitensporig is, moet de curator in beginsel binnen een maand reageren op dat verzoek. Als een verzoek complex is of er een groot aantal verzoeken wordt ingediend, kan hij deze termijn met twee maanden verlengen.13 Tijdens faillissement is het voorstelbaar dat in één keer een groot aantal verzoeken binnenkomt. Daarnaast kunnen deze verzoeken wellicht als complex worden beschouwd voor de curator, omdat hij nog overzicht moet verkrijgen over de verwerkte persoonsgegevens. De curator moet de betrokkenen die een verzoek hebben ingediend wel van de verlenging op de hoogte stellen. Deze verlenging biedt de curator ruimte om verzoeken te verzamelen en dan gecombineerd af te handelen. Dit kan kosten- en tijdbesparend werken. Ook hierdoor kan de curator verzoeken doelmatiger afhandelen.