3.3 Wetshistorie artikel 2:10 lid 4 BW

Als hiervoor vermeld werd per 1 januari 1994 een nieuw lid 4 toegevoegd aan artikel 2:10 BW. Het nieuwe lid 4 luidde als volgt:1

De tot 1 januari 1994 geldende bewaarplicht van artikel 2:10 lid 3 BW werd in de praktijk als knellend ervaren omdat de gangbare uitleg was dat de wettelijke verplichting zich verzette tegen het overbrengen van gegevens van op papier ontvangen brieven of papieren kopieën van verzonden brieven op gegevensdragers met vernietiging van de originelen (hetzelfde gold overigens voor de bewaarplicht op grond van artikel 6 WvK).2

Zonder duidelijkheid van de zijde van de wetgever was het onduidelijk of overbrenging van tot de administratie behorende bescheiden op elektronische gegevensdragers geoorloofd was, althans of daarmee werd voldaan aan de vereisten van artikel 2:10 BW (en artikel 6 WvK). Die duidelijkheid werd gegeven met de aanpassing van de terminologie in artikel 2:10 BW tot brieven, bescheiden en andere gegevensdragers en de toevoeging van lid 4, waarmee de bewaarplicht werd gemoderniseerd.3

Voorgesteld werd om – behalve voor de balans en de staat van baten en lasten – overbrenging van gegevens van originelen op andere gegevensdragers4 toe te staan mits overbrenging integraal zou geschieden en raadpleging gedurende de gehele bewaartermijn mogelijk zou blijven. Expliciet werd ervan afgezien om de administratieplichtige – gegeven de vrijheid van overbrenging op elektronische gegevensdragers – toch te verplichten de originelen gedurende een bepaalde termijn, korter dan de gehele bewaartermijn van artikel 2:10 lid 2 BW, als originelen te bewaren.5 Expliciet werd ook toegelicht dat degene die de administratie op elektronische gegevensdragers ter beschikking stelt, voldoet aan de stelplicht die in diverse wettelijke bepalingen rust op de administratieplichtige.6 Uitgangspunt is hierbij wel dat naast de elektronische gegevensdragers ook de voor de raadpleging ervan noodzakelijke middelen ter beschikking worden gesteld, hoewel dat in de Memorie van Toelichting niet als zodanig wordt benoemd. Dat volgt wel uit de tekst van artikel 2:10 lid 4 BW.

In de Asser/Maeijer uit 1994 is opgemerkt dat de zinsnede “naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden” in artikel 2:10 lid 1 BW is opgenomen mede met het oog op de juiste en volledige overbrenging van de originelen op andere gegevensdragers omdat (technische en organisatorische) waarborgen moeten worden gecreëerd ten aanzien van de veiligheid van de bewaarde gegevens.7 Dat binnen de rechtspersoon gezorgd moet worden voor waarborgen voor het juist en volledig overbrengen van gegevens, lijkt mij een terechte vaststelling. De zinsnede “naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden” maakt echter al sinds 1922 deel uit van artikel 6 WvK. Het alsnog opnemen van deze zinsnede in artikel 2:10 BW lijkt daarom eerder het gevolg te zijn van het harmoniseren van de administratieplicht van artikel 2:10 BW aan die van artikel 6 WvK/3:15a BW.

De bewijslast dat de op de gegevensdragers overgebrachte documenten inderdaad juist en volledig zijn overgebracht en bewaard, berust op de administratieplichtige. Wanneer deze besluit om geen originelen te bewaren, zal hij de juistheid en volledigheid op een andere manier moeten kunnen bewijzen. Hierover wordt in de Memorie van Toelichting opgemerkt dat daarbij de getroffen technische en organisatorische waarborgen een belangrijke rol zullen spelen.8 Hierbij kan gedacht worden aan onderzoek en verklaringen door deskundigen van zowel de administratieve organisatie en interne controle als van de waarborgen die de elektronische systemen bieden.

Met de toevoeging van het vierde lid aan artikel 2:10 BW werd voldaan aan de wens van de vaste Commissie van Justitie in het kader van de wetswijziging per 1 januari 1992, toen verzocht werd om een aanpassing van de bewaarplicht aan de mogelijkheden van de moderne techniek.9 Dat was voorafgaande aan 1 januari 1992 nog in studie maar per 1 januari 1994 kon aan de wens van de vaste Commissie van Justitie worden voldaan en is duidelijk dat de administratie ook in digitale vorm mag worden bewaard.10

Artikel 2:10 lid 4 BW heeft sinds de inwerking per 1 januari 1994 geen wijziging meer ondergaan.