V.4.4 Kenbaarheid van de taakverdeling

Het is van belang dat de taakverdeling binnen het bestuur kenbaar is. Zo is immers voor ieder van de bestuurders duidelijk welke taken tot zijn takenpakket behoren.1 Ik vraag mij evenwel af of voor de kenbaarheid van de taakverdeling een wettelijke of statutaire grondslag noodzakelijk is.

De wet schrijft niet voor dat de taakverdeling op schrift wordt gesteld. De taakverdeling kan derhalve ook mondeling worden overeengekomen. Zoals ik in § V.4.3 al schreef, is zelfs mogelijk dat de taakverdeling feitelijk gegroeid is. In de literatuur wordt niettemin aangeraden de taakverdeling adequaat op schrift te stellen.2 Ik sluit mij daar uiteraard bij aan.

In de eerste plaats komt de schriftelijke vastlegging de kenbaarheid van de taakverdeling ten goede. Een taakverdeling die op papier is gesteld, is eenvoudiger te raadplegen dan een ongeschreven taakverdeling.3 Bovendien is het met het oog op de bewijspositie van de bestuurders in eventuele aansprakelijkheidsprocedures raadzaam de taakverdeling op schrift te stellen.4 Het is op grond van art. 149-150 Rv namelijk aan de bestuurder die zich op de disculpatiemogelijkheid beroept om te stellen en zo nodig te bewijzen dat hem geen blaam treft van de onbehoorlijke taakvervulling door een collega bestuurder die met een specifieke taak belast was. Dit bewijs is eenvoudiger te leveren als de taakverdeling schriftelijk is vastgelegd. Ik sta hier in § VII.3.2.5.b uitvoerig bij stil.

De wet schrijft evenmin voor dat de taakverdeling openbaar wordt gemaakt. Dat is ook niet nodig, aangezien de taakverdeling primair van belang is voor de bestuurders zelf.5

De taakverdeling die is opgenomen in een bestuursreglement is in de regel niet openbaar. Hetzelfde geldt voor de taakverdeling die bij bestuursbesluit tot stand is gekomen.6 Uiteraard kan de vennootschap de taakverdeling openbaar maken als zij dat wenselijk acht. De verdeling van de taken kan bijvoorbeeld op de website van de vennootschap geplaatst worden.7 Het vastleggen van de taakverdeling in de statuten heeft daarentegen wél tot gevolg dat de regeling voor eenieder raadpleegbaar is. De statuten behoren immers ter inzage te liggen bij het handelsregister.8

Voor de kenbaarheid is het dus om het even of de taakverdeling op een statutaire grondslag berust of niet.9 Taakverdelingen die zijn vastgelegd in een bestuursreglement of bestuursbesluit zijn in beginsel niet openbaar, ongeacht of voor de taakverdeling een statutaire basis voorhanden is.10 Voor de kenbaarheid is slechts van belang dat de taakverdeling adequaat op schrift is gesteld. Dat geldt echter voor alle formele en informele taakverdelingen.11 Ik sluit mij dan ook aan bij de auteurs die betogen dat de statutaire basis geen enkel nut dient.12