6.3.3.1 Uitstel van behandeling op grond van de responstijd

Op grond van bpb 4.1.6 en 4.1.7 NCGC is het mogelijk om in bepaalde gevallen de behandeling van een agendapunt uit te stellen tot een volgende vergadering. Deze mogelijkheid bestaat slechts bij vennootschappen die bpb 4.1.6 en 4.1.7 toepassen en die ook de responstijd kunnen inroepen,1 en wel uitsluitend als de agenderingsgerechtigde heeft aangegeven een ingeroepen responstijd te zullen respecteren.2

Het bestuur kan de responstijd inroepen in reactie op een voornemen de agendering te verzoeken van een onderwerp dat kan leiden tot wijziging van de strategie van de vennootschap.4 Als voorbeeld wordt genoemd het ontslag van één of meer bestuurders of commissarissen. Het is lastig vast te stellen wanneer een onderwerp precies kan leiden tot wijziging van de strategie van de vennootschap.5 Niet vereist is in elk geval dat het voornemen is om een stemming over het onderwerp te verzoeken; een responstijd kan ook worden ingeroepen in reactie op het voornemen tot het doen agenderen van een bespreekpunt dat kan leiden tot een wijziging van de strategie van de vennootschap.6 De aan te leggen toets is zodanig ruim dat het bestuur zich mijns inziens al snel op het standpunt kan stellen dat het onderwerp in kwestie kan leiden tot een wijziging van de strategie van de vennootschap.7 De mogelijkheid tot het inroepen van de responstijd geldt ook voor een voornemen dat strekt tot rechterlijke machtiging voor het bijeenroepen van een algemene vergadering om daarin een onderwerp te behandelen dat kan leiden tot een wijziging van de strategie. In par. 5.5.2.5 schreef ik reeds dat dit zo moet worden begrepen dat het bestuur de respons­tijd kan inroepen in reactie op het voornemen tot het doen van een convocatieverzoek en niet in reactie op het voornemen tot het doen van een machtigingsverzoek.

De responstijd bedraagt een redelijke periode die niet langer duurt dan 180 dagen, gerekend vanaf het moment waarop het bestuur door één of meer aandeelhouders op de hoogte wordt gesteld van het voornemen tot agendering tot aan de dag van de algemene vergadering waarop het onderwerp zou moeten worden behandeld (bpb. 4.1.7 NCGC). De wettelijke indieningstermijn voor agenderingsverzoeken maakt onderdeel uit van de responstijd.8 Het bestuur moet beargumenteren waarom het een bepaalde periode kiest. Het is niet altijd gerechtvaardigd om een periode van 180 dagen te kiezen.9

De zin dat de responstijd een redelijke periode is die niet langer duurt dan 180 dagen, gerekend vanaf het moment waarop het bestuur op de hoogte wordt gesteld van het voornemen tot agendering tot aan de dag van de algemene vergadering waarop het onderwerp zou moeten worden behandeld, moet in samenhang worden gelezen met de zin dat het bestuur aan het einde van de responstijd aan de algemene vergadering verslag doet van het overleg dat hij voerde met in elk geval de aandeelhouder die het voornemen tot agendering had (zie bpb 4.1.7 NCGC). Aan het einde van de responstijd wordt dus een algemene vergadering gehouden.10 Heeft het tijdens de responstijd gevoerde overleg (waarover hierna meer) niets opgeleverd en heeft de aandeelhouder (met het oog daarop) het agenderingsverzoek alsnog ingediend dan zal het onderwerp, behoudens een weigeringsmogelijkheid,11 in deze vergadering moeten worden behandeld.12

De aandeelhouder dient de ingeroepen responstijd te respecteren (bpb 4.1.6 NCGC). Als blijkt dat het overleg dat tijdens de responstijd gehouden wordt nergens toe leidt, kan de aandeelhouder, als gezegd, het agenderingsverzoek alsnog willen indienen. Deze indiening zal tijdig moeten geschieden. Een niet tijdig ingediend agenderingsverzoek kan immers worden geweigerd. Maar wat houdt, tegen deze achtergrond, het respecteren van de responstijd precies in als het voor de tijdigheid van de indiening noodzakelijk is dat dat tijdens de ingeroepen responstijd gebeurt?14 Mijns inziens houdt het in dat de aandeelhouder het agenderingsverzoek eerst op de uiterlijke indieningsdatum indient. Tot die tijd (dus tussen het moment dat het bestuur op de hoogte is gesteld van het voornemen en de uiterlijke indieningsdatum) is de inzet van het overleg van het bestuur met de aandeelhouder (zie bpb 4.1.7 NCGC) het voorkomen van de indiening van het verzoek. Leidt het overleg nergens toe en dient de agenderingsgerechtigde het verzoek toch in, dan is in de periode lopend vanaf de 60ste dag voor die van de vergadering tot aan de dag van de oproeping (de 42ste dag voor die van de vergadering) het overleg erop gericht de indiener ervan te overtuigen het agenderingsverzoek in te trekken (waarover par. 5.2.2.6). Lukt ook dat niet en wordt de oproeping inclusief het aangedragen onderwerp verstuurd, dan is het overleg tot aan de algemene vergadering erop gericht de indiener ervan te overtuigen het agendapunt in te doen trekken (waarover par. 2.4.2.3). Kortom: het respecteren van de responstijd houdt in het uitstellen van de indiening van het agenderingsverzoek tot de 60ste dag voor die van de vergadering, en het zich gedurende de gehele responstijd openstellen voor constructief overleg met het bestuur.

De aandeelhouder die gebonden is aan een ingeroepen responstijd en die voornemens is om een onderwerp te doen agenderen dat kan leiden tot wijziging van de strategie van de vennootschap zal tijdig in overleg met het bestuur moeten treden, zo blijkt uit het voorgaande. Maakt hij zijn voornemen bijvoorbeeld pas op de 65ste dag voor de vergadering bekend en roept het bestuur op de 64ste dag een responstijd van 180 dagen in, dan kan hij op de 63ste dag niet met recht verlangen dat zijn onderwerp in de agenda wordt opgenomen. Als het constructieve overleg nergens toe heeft geleid en de aandeelhouder het agenderingsverzoek alsnog heeft ingediend, zal het onderwerp wel moeten worden opgenomen in de agenda voor de eerstvolgende vergadering na afloop van de responstijd.15 Normaliter zal dat de algemene vergadering zijn waarin het bestuur verslag doet van het tijdens de responstijd gevoerde overleg. Het bestuur kan ten aanzien van het onderwerp niet nogmaals de responstijd inroepen (bpb 4.1.7 NCGC). In reactie op het agenderingsverzoek kan mogelijk wel de bedenktijd van art. 2:114b (waarover par. 6.3.3.2) worden ingeroepen, of een andere beschermingsmaatregel worden aangewend.

Als gezegd gebruikt het bestuur de responstijd voor nader beraad en constructief overleg, in ieder geval met de aandeelhouder(s) die het voornemen hebben het agenderingsverzoek in te dienen. Voorts verkent het bestuur de alternatieven. Aan het einde van de responstijd doet het bestuur aan de algemene vergadering verslag van dit overleg en de verkenning. De rvc ziet hierop toe (bpb 4.1.7 NCGC). Dit laatste wil zeggen dat de rvc toeziet op het nader beraad, constructief overleg, en de verkenning van de alternatieven tijdens de responstijd, alsmede op het verslag doen aan de algemene vergadering na afloop van de responstijd. Voor het doen van het verslag aan de algemene vergadering dient een vergadering te worden bijeengeroepen. Nu het verslag ‘aan het einde van de responstijd’ dient te geschieden, moet uiterlijk 42 dagen voor het einde van de responstijd worden opgeroepen. Art. 2:8 lid 1 BW brengt met zich dat de vergadering ook enkele dagen na afloop van de responstijd mag plaatsvinden. Bpb 4.1.7 NCGC moet evenwel niet zo worden begrepen dat het bestuur eerst na afloop van de responstijd overgaat tot het bijeenroepen van de algemene vergadering om verslag uit te brengen.

Op grond van bpb 4.1.7 NCGC wordt de responstijd per algemene vergadering slechts eenmaal ingeroepen. Dat wil zeggen dat als er twee verschillende aandeelhouders zijn die elk afzonderlijk het voornemen hebben om voor een bepaalde vergadering de agendering te verzoeken van een onderwerp dat kan leiden tot een wijziging van de strategie, de responstijd maar tegenover een van deze aandeelhouders kan worden ingeroepen. Wordt de responstijd ook tegenover de andere aandeelhouder ingeroepen dan hoeft deze de responstijd niet te respecteren. In bpb 4.1.7 NCGC is verder bepaald dat de responstijd niet geldt ten aanzien van een aangelegenheid waarvoor reeds eerder een responstijd is ingeroepen. Van een aangelegenheid waarvoor reeds eerder een responstijd is ingeroepen, is naar mijn mening niet al te snel sprake. Het zal moeten gaan om (nagenoeg) hetzelfde voornemen tot agendering. Als bijvoorbeeld al eens een responstijd is ingeroepen in reactie op een voornemen tot agendering van het ontslag van CEO X, kan de responstijd nog steeds worden ingeroepen als reactie op een voornemen tot agendering van het ontslag van CEO Z. Dat het in beide gevallen gaat om een voornemen de agendering te verzoeken van het ontslag van een CEO van de vennootschap, maakt niet dat sprake is van eenzelfde aangelegenheid.16 Blijkens de bepaling maakt het niet uit hoeveel eerder de respons­tijd voor dezelfde aangelegenheid is ingeroepen. Ook als er tussen het eerste en het tweede voornemen vijf jaar verstreken is, kan naar de letter van de NCGC in reactie op het tweede voornemen geen beroep op de responstijd worden gedaan. Toch meen ik dat het bestuur in een dergelijke situatie op grond van art. 2:8 lid 2 BW alsnog een beroep op de responstijd kan doen.

Tot slot geldt de responstijd niet wanneer een aandeelhouder als gevolg van een geslaagd openbaar bod over ten minste driekwart van het geplaatste kapitaal beschikt.