9.7 Organisatieplicht en organisatiebeginsel in het Nederlandse recht

331. De idee van een informatie- of kennisorganisatieplicht (hierna ook kortweg: organisatieplicht) spreekt mij aan. Het aannemen van een organisatieplicht sluit aan bij de ratio waaraan naar mijn mening bij kennisversplintering het meeste gewicht toekomt: de beheersbaarheid van het risico. Het is de rechtspersoon die, door een organisatie met meerdere functionarissen in het leven te roepen, het risico op kennisversplintering schept. Het is tevens de rechtspersoon die, doordat hij zelf zijn organisatie inricht, het beste in staat is het risico op kennisversplintering te beheersen. Hij heeft dan ook de plicht de organisatie zo in te richten dat het risico op kennisversplintering wordt geminimaliseerd. Doet hij dat niet op een juiste manier, dan komt dat voor zijn rekening.

Onder de organisatieplicht versta ik de gehoudenheid van de rechtspersoon om de interne communicatie en de opslag en beschikbaarheid van informatie op zodanige wijze te organiseren dat functionarissen van de rechtspersoon bij de uitoefening van hun taken steeds in voldoende mate beschikken over de informatie die daarvoor relevant is. De organisatie van de informatiestromen kan zowel geschieden via een (elektronisch) informatiemanagementsysteem als door middel van instructies aan en opleiding van medewerkers. In het hiernavolgende gebruik ik ook de term ‘organisatiebeginsel’. Daarmee duid ik op het beginsel (onderdeel van de verkeersopvattingen) waaruit de organisatieplicht voortvloeit. In deze paragraaf licht ik toe waarom het concept ‘organisatieplicht’ past binnen het Nederlandse recht. Welke rol de organisatieplicht kan vervullen en waarom die toegevoegde waarde heeft, komt aan de orde in par. 9.8.

332. Onuitgesproken opvattingen over de eisen die gesteld mogen worden aan de interne informatie-uitwisseling van organisaties maken naar mijn idee deel uit van de verkeersopvattingen. Evenals Löwensteyn denk ik dat in de maatschappij vrij sterk het idee leeft dat organisaties moeten zorgen voor een behoorlijk management van de informatie en communicatie.1 Om maar een paar voorbeelden te noemen: mensen raken niet voor niets geërgerd wanneer zij een dienst nodig hebben van een grote organisatie en merken dat bepaalde klantgegevens bij de ene afdeling wel beschikbaar zijn, maar bij de andere niet; bedrijven schermen er niet voor niets mee dat zij gecertificeerd zijn volgens de norm ISO 9001 inzake kwaliteitsmanagement (die norm stelt bepaalde eisen aan het interne informatiemanagement);2 tragedies die voortkomen uit een gebrekkige informatie-uitwisseling tussen overheidsdiensten, leiden niet voor niets tot politieke schandalen.3 Bovendien komt de opvatting dat rechtspersonen moeten zorgen voor een behoorlijk informatie- en communicatiemanagement tot uitdrukking in diverse uitspraken van de Hoge Raad en van lagere rechters. Sprekende voorbeelden zijn Haagse Gasfabriek4 en Rabobank Gorredijk5, die ik hierna beide behandel.

333. Haagse Gasfabriek betreft de vraag of de gemeente ’s-Gravenhage aansprakelijk is uit hoofde van onrechtmatige daad jegens een koper van een perceel voor schade wegens bodemverontreiniging. De koper heeft het perceel verkregen van een eerdere koper, die het perceel in 1980 rechtstreeks had gekocht van de gemeente onder aanvaarding van een bouwplicht en een exoneratiebeding. Het perceel behoort tot een terrein dat tussen 1907 en 1966 deel uitmaakte van de gemeentelijke gasfabriek. Het hof stelt vast dat de gemeente het perceel heeft gebruikt als stortplaats voor afval afkomstig van gasfabricage. De gemeente stelt zich op het standpunt dat de kennis hierover binnen haar organisatie in de loop der jaren verwaterd zal zijn en dat daarom van de gemeente(-ambtenaren) niet zou kunnen worden verlangd dat zij dat begin jaren tachtig nog wist(en). Mede om die reden zou de gemeente geen onrechtmatige daad kunnen worden verweten. Het hof oordeelt dat van de gemeente als exploitante van de gasfabriek en als overheidsinstantie zodanige waakzaamheid had mogen worden verwacht, dat de gemeente de stortingen te boek zou hebben gesteld op zo’n manier dat die eventueel tientallen jaren later aan het licht zouden zijn gekomen bij de uitgifte van het perceel als bouwgrond. Tot het bijhouden van een dergelijke registratie bestond des te meer aanleiding omdat voor dergelijke stortingen vergunningen behoorden te worden aangevraagd op grond van de Hinderwet. Ook acht het hof het van belang dat de gemeente in mei en juni 1980 in algemene zin was geattendeerd op de mogelijkheid van bodemverontreiniging van terreinen waarop een gasfabriek was geëxploiteerd of die als afvalstortplaats hadden gediend. In de genoemde periode was veel media-aandacht geweest voor de verontreiniging van het terrein van een voormalige gasfabriek in Utrecht en had de gemeente circulaires van de provincie ontvangen waarin werd afgeraden om op voormalige stortplaatsen bebouwing toe te staan. Volgens het hof trof de gemeente daarom een ernstig verwijt van haar onkunde over de stortingen en van het verzuim om de (eerste) koper van het perceel te waarschuwen. Daarmee had de gemeente ook onrechtmatig gehandeld jegens de rechtsopvolgers van die koper en kwam haar noch jegens de eerste, noch jegens de tweede koper een beroep toe op het exoneratiebeding.

De Hoge Raad acht niet onbegrijpelijk dat het hof hier een registratieplicht aanneemt. Van belang is daarbij ten eerste het risico dat terreinen die voorheen voor andere doeleinden bij de gemeente in gebruik zijn geweest, later worden uitgegeven als bouwgrond door ambtenaren bij wie geen kennis van dat eerdere gebruik mag worden verondersteld. Dit risico geldt specifiek voor overheidsinstanties als gemeentes. De Hoge Raad acht relevant dat ten tijde van de stortingen bekend was – ook bij de gemeente – dat afvalstoffen die vrijkwamen bij gasfabricage schadelijk waren voor de gezondheid. De Hoge Raad vindt het niet onbegrijpelijk dat het hof de plicht om de stortingen behoorlijk te registreren mede had afgeleid uit het feit dat de Hinderwet de gedane stortingen behoudens vergunning verbood.6

334. Rabobank Gorredijk is een klassiek geval van kennisversplintering. De heer Van Dam bankierde bij de Rabobank in Gorredijk. Hij had daarnaast een brandverzekering voor zijn boerderij afgesloten via dezelfde Rabobank Gorredijk als assurantietussenpersoon. Wanneer Van Dam komt te overlijden, meldt de notaris dit feit telefonisch aan een medewerker van de bancaire afdeling van Rabobank ten behoeve van de blokkering van de bankrekening van de heer Van Dam en de wijziging van de tenaamstelling daarvan. Notaris noch bancaire medewerker meldt het overlijden van de heer Van Dam aan de medewerker die bij Rabobank Gorredijk de assurantiebemiddelingswerkzaamheden verrichtte.7 Een kleine tien maanden na het overlijden brandt de boerderij af. De verzekeraar weigert uit te keren omdat de verzekering was vervallen wegens overgang van het verzekerde belang en omdat een risicoverzwarende omstandigheid (leegstand) niet was gemeld. De Hoge Raad stelt voorop dat het tot de taak van de assurantietussenpersoon behoort om, wanneer hij kennis krijgt van het overlijden van de verzekeringnemer, na te gaan of de verzekeringsovereenkomst ook na dit overlijden nog (voldoende) dekking biedt en welke maatregelen in dit verband nodig zijn. De assurantietussenpersoon behoort de erfgenamen tijdig op een en ander opmerkzaam te maken.8 Rabobank stelde dat het overlijden van Van Dam haar slechts als bank bekend was, en niet als assurantietussenpersoon. Dit houdt bij de Hoge Raad geen stand:

De woorden ‘in staat stellen’ wijzen erop dat de Hoge Raad vindt dat de bank haar interne communicatie op behoorlijke wijze moet organiseren.

335. Sporen van een dergelijke opvatting zijn ook terug te vinden in andere jurisprudentie. In een uitspraak uit 1996 sanctioneerde de Hoge Raad het oordeel van een rechtbank dat het voor rekening van de rechtspersoon moet blijven indien een brief aan de rechtspersoon die gestuurd is ‘ter attentie van’ een inmiddels vertrokken werknemer, niet terechtkomt bij de daartoe na het vertrek van die werknemer aangewezen persoon.10 In een arrest uit 2008 oordeelde het hof Arnhem dat wederpartij Hoogenboom “erop mocht vertrouwen dat Nijmidon zo was ingericht dat een zodanige informatie-uitwisseling plaatsvond, dat ook Duynie B.V. [een van de bestuurders van Nijmidon, BK] terzake op de hoogte was.”11 Het Hof Amsterdam oordeelde in 2016 in een verzekeringszaak dat tot de feiten die een rechtspersoon kent of behoort te kennen, ook feiten behoren die in het verleden ter kennis zijn gekomen van de (toenmalige) bedrijfsleiding van de rechtspersoon. Het hof acht het ongewenst dat de op een rechtspersoon rustende mededelingsplicht kan worden beperkt of inhoudsloos kan worden gemaakt door een bestuurswijziging of het niet of niet volledig bijhouden van de administratie.12

336. Het beoordelen van zaken aan de hand van het organisatiebeginsel brengt wat mij betreft niet mee dat de rechter telkens precies zal moeten beschrijven welke handelingen van (de medewerkers van) de rechtspersoon hadden mogen worden verwacht. Loesberg denkt daar anders over in zijn noot onder Rabobank Gorredijk. Volgens hem had de Hoge Raad specifieker moeten aangeven welk verwijt in die zaak tot toerekening leidde: 1) had de bancaire medewerker de informatie moeten doorgeven, 2) had de assurantiemedewerker uit de wijziging van de tenaamstelling moeten afleiden dat een ook voor zijn afdeling relevant feit had plaatsgevonden of 3) had de bank medewerkers onvoldoende geïnstrueerd? Ik vind het arrest niet onvoldoende gemotiveerd. De bank dient ervoor te zorgen dat de informatie bij de assurantiemedewerker terechtkomt. Er bestaan meerdere manieren om dat doel te bereiken; de keuze van de middelen is aan de bank.13 Binnen het kader van de regels van boek 2 BW kan de privaatrechtelijke rechtspersoon vrijelijk worden georganiseerd.14

337. Niet alleen in de jurisprudentie, ook bij diverse Nederlandse auteurs is steun te vinden voor het organisatiebeginsel, ook al is dit concept door niemand uitgediept. Reeds Scholten stelde als regel “dat de derde kan verlangen, dat binnen de rechtspersoon de handelende menschen hun collega’s inlichten over al datgene, wat voor hun optreden noodzakelijk is.”15 Wachter vindt dat een gebrekkige interne communicatie aan een rechtspersoon mag worden tegengeworpen.16 Löwensteyn is er een uitgesproken voorstander van om aan de hand van een organisatieplicht te beoordelen of een rechtspersoon onrechtmatig heeft gehandeld. Löwensteyn meent dat:

Volgens De Graaf dient een verzekeraar te zorgen voor een goede interne informatievoorziening, waarop de aspirant-verzekeringnemer mag vertrouwen. De gedachte dat defecten daarin voor risico van de verzekeraar komen, spreekt De Graaf aan.18 Volgens Van Dam moeten bedrijven en overheidsinstanties hun organisatie ten behoeve van derden zodanig inrichten dat de kennis en kunde die hoort bij hun rol in het maatschappelijk verkeer op de juiste tijd en plaats beschikbaar is en gebruikt wordt.19 Tjittes sluit zich aan bij Van Dam. Een organisatie is naar zijn mening verplicht om te zorgen voor een zodanige interne informatie-uitwisseling als redelijkerwijs van een vergelijkbare organisatie in het maatschappelijk verkeer mag worden verwacht. Ter bescherming van derden moet een organisatie zo zijn ingericht dat de kennis die nodig is voor het zorgvuldig uitoefenen van haar activiteit, op de juiste plaats en tijd aanwezig is en wordt gebruikt. Volgens Tjittes geldt als regel dat indien de functionaris die de informatie verkrijgt, weet of behoort te weten dat de informatie van belang kan zijn voor andere onderdelen van de organisatie, de functionaris die informatie dient door te geven aan laatstgenoemde onderdelen. Laat hij dit na, dan wordt zijn veronderstelde kennis toegerekend aan de organisatie. De wederpartij mag erop vertrouwen dat een organisatie zo is ingericht dat de kennisdrager de genoemde plicht vervult.20 Lennarts neemt aan, onder verwijzing naar Duits recht, dat rechtspersonen en concerns ook in Nederland de verplichting hebben om te zorgen voor een behoorlijk informatiemanagement, althans dat die gedachte sterk in opkomst is. De invulling van die verplichting zal volgens Lennarts wel per geval verschillen.21 A-G Wissink stelt in zijn conclusie voor Ponzi-zwendel dat het nodig kan zijn dat de rechtspersoon, met het oog op door hem in acht te nemen belangen van derden, zijn organisatie zo inricht dat kennis op de juiste plaats en tijd aanwezig is en wordt gebruikt om te voorkomen dat de rechtspersoon onrechtmatig handelt jegens deze derden.22

338. Timmerman benadrukt het belang van het beschouwen hoe een rechtspersoon is georganiseerd in een ander verband bij zijn bespreking van Anthony Veder. Daarin stond de aanvaardbaarheid van een beroep op een exoneratiebeding ter discussie.23 In die zaak lag de focus volledig op de vraag of de opzet of bewuste roekeloosheid van de kapitein en gasdeskundige die het ongeval hadden veroorzaakt, gold als opzet of bewuste roekeloosheid van de werkgever. Timmerman acht het onbevredigend dat niet aan de orde is gekomen of de rechtspersoon een veiligheidsbeleid voerde waarin gasexplosies zo veel mogelijk werden verhinderd. Als het niet-adequate optreden van de kapitein en de gasdeskundige hierop terug te voeren zou zijn, waren er volgens Timmerman betrekkelijk sterke argumenten geweest om verhaal op de rechtspersoon toe te staan.24

339. Tegenstanders van een organisatieplicht heb ik in de literatuur niet aangetroffen. Gezien de hiervoor besproken jurisprudentie en literatuur, kan veilig worden geconcludeerd dat de organisatieplicht past binnen de Nederlandse rechtsopvattingen.

In het Duitse recht bestaan wel tegenstanders. Een van hun kritiekpunten is dat de kosten die de rechtspersoon moet maken voor het voldoen aan de Organisationspflicht niet altijd zullen opwegen tegen het voordeel dat wederpartij heeft bij naleving van de Organisationspflicht.25 Hun kritiek lijkt echter te veronderstellen dat de Organisationspflicht vrijwel ongelimiteerd is, en dat is niet zo. De hoogte van de kosten en inspanningen die zijn gemoeid met het opslaan, doorgeven en opvragen van gegevens kunnen er in Duitsland juist toe leiden dat voor die gegevens geen plicht tot opslag en doorgifte bestaat.26 Doorslaggevend acht ik dat bezwaar dan ook niet. Het andere bezwaar dat in de Duitse literatuur wordt geuit, over de onbepaalbaarheid van de Organisationspflicht, behandel ik in de volgende paragraaf.