3.4.3.2 Vertegenwoordiging van de kapitaalvennootschap

Rechtspersonen zijn (op de wet gebaseerde) ficties en hebben daarom een fysieke component nodig om deel te nemen aan het rechtsverkeer. Wanneer gesproken wordt over de vennootschap die handelt, is er altijd sprake van een handeling van een of meer natuurlijke personen. Deze handeling kan een rechtshandeling of een andere handeling zijn en wordt aan de vennootschap toegerekend. In het geval dat de handeling een rechtshandeling is, heeft men te maken met vertegenwoordiging en is de fysieke component in eerste plaats de bestuurder van de rechtspersoon. Het bestuur is namelijk tot vertegenwoordiging bevoegd.1 De regeling van de vertegenwoordigingsbevoegdheid bij de NV en de BV is ontleend aan de Eerste Richtlijn 68/151/EEG2 en geregeld in artikel 2:130/240 BW. De vertegenwoordigingsbevoegdheid in de zin van artikel 2:130/240 BW wordt niet, zoals bij de maatschap, door interne verhoudingen bepaald maar is wettelijk gefixeerd.3

Op basis van het eerste lid van dit artikel komt de bevoegdheid tot vertegenwoordiging van de vennootschap toe aan het bestuur als zodanig; het bestuur, als orgaan van de vennootschap, is bevoegd tot vertegenwoordiging, tenzij de wet anders bepaalt. Omdat het onpraktisch zou zijn als het bestuur op grond van artikel 2:130/240 lid 1 BW bij het afsluiten van transacties altijd gezamenlijk of bij meerderheidsbesluit dient op te treden, zijn de bestuurders in beginsel ook individueel bevoegd: de vertegenwoordigingsbevoegdheid komt op grond van artikel 2:130/240 lid 2 BW toe aan iedere bestuurder afzonderlijk. Zowel het bestuur als iedere bestuurder afzonderlijk kan dus handelen namens de NV of de BV en daarmee rechten bedingen en verplichtingen aangaan voor de vennootschap. Lid 4 van artikel 2:130/240 BW bepaalt dat de vertegenwoordigingsbevoegdheid daarnaast tevens kan worden toegekend aan andere personen dan bestuurders. Dit kan op basis van een doorlopende volmacht, maar ook op grond van een bepaling in de statuten van de vennootschap. De persoon die op grond van lid 4 vertegenwoordigingsbevoegd is, wordt over het algemeen aangeduid met de term ‘procuratiehouder’.4 Voor de in een kapitaalvennootschap samenwerkende beroepsbeoefenaren die er, om aansprakelijkheidsredenen, voor kiezen om slechts als aandeelhouder (en niet als bestuurder) bij de vennootschap betrokken te zijn, is de mogelijkheid voortvloeiende uit lid 4 een interessante en veel voorkomende optie. Op grond van deze bepaling kunnen zij namelijk toch ook (naast de bestuurders) in naam van de vennootschap handelen en bijvoorbeeld bij de uitoefening van hun beroep namens de vennootschap opdrachten aannemen.

In artikel 2:130/240 lid 3 BW staat wat de omvang is van de vertegenwoordigingsbevoegdheid van bestuurders. Het uitganspunt is dat deze bevoegdheid van het bestuur en van de bestuurders geldt voor alle mogelijke transacties die een kapitaalvennootschap kan afsluiten. De vertegenwoordigingsbevoegdheid van bestuurders is onbeperkt en onvoorwaardelijk, tenzij uit de wet anders voortvloeit. Een voorbeeld van een dergelijke beperking c.q. voorwaarde is terug te vinden in artikel 2:130/240 BW zelf. Lid 2 van dit artikel bepaalt dat een of meer bestuurders in de statuten kunnen worden uitgesloten van vertegenwoordigingsbevoegdheid en tevens dat het mogelijk is om in de statuten een zogenoemde tweehandtekeningenclausule op te nemen. Op basis van deze clausule zijn bestuurders niet langer individueel bevoegd, maar slechts gezamenlijk handelend.5 Voorbeelden van niet-wettelijke beperkingen zijn statutaire beperkingen tot bepaalde transacties of transacties van een bepaalde omvang (tot een bepaald maximumbedrag). Deze beperkingen vloeien niet voort uit de wet en werken slechts intern; ze kunnen niet tegen derden worden ingeroepen.

Op wettelijke beperkingen van de vertegenwoordigingsbevoegdheid kan slechts door de vennootschap een beroep worden gedaan. Bovendien geldt voor een aantal wettelijke beperkingen dat de vennootschap zich hier slechts op kan beroepen als deze staan ingeschreven in het handelsregister. Op die manier kan de wederpartij van de vennootschap zien in hoeverre een bestuurder daadwerkelijk bevoegd is tot vertegenwoordiging (artikel 2:6 BW jo. artikel 25 Hrgw). Zolang de vennootschap zich tegenover haar wederpartij niet beroept op de wettelijke toegelaten of voorgeschreven beperking van de bevoegdheid van het bestuur of de bestuurders, blijft echter de rechtsverhouding in stand. De wederpartij kan (achteraf) geen beroep doen op de onbevoegdheid, hij is eenzijdig gebonden.6

Er zijn, samengevat, drie voorwaarden verbonden aan de beperking van de vertegenwoordigingsbevoegdheid van bestuurders van een kapitaalvennootschap:

Voor procuratiehouders geldt dat hun bevoegdheid ook door niet-wettelijke voorwaarden of beperkingen kan worden ingedamd. Deze beperkingen kunnen in de volmacht zelf of in de statuten worden opgenomen. Een doorlopende volmacht kan worden ingeschreven in het handelsregister. In dat geval (en in het geval dat de statuten staan ingeschreven) kan tegen derden op de daarin opgenomen beperkingen een beroep worden gedaan (artikel 25 Hrgw).7

Ook op de vertegenwoordiging van de kapitaalvennootschappen is de algemene vertegenwoordigingsleer van Boek 3 BW (als lex generalis) van toepassing. In geval van onbevoegde vertegenwoordiging door een bestuurder of procuratiehouder (bijvoorbeeld omdat een bestuurder bij de statuten was uitgesloten van vertegenwoordiging) moet deze dus jegens de derde instaan voor zijn volmacht en op grond van artikel 3:78 BW jo. 3:70 BW schade vergoeden. Ook tegenover de vennootschap kan de bestuurder aansprakelijk zijn bij overschrijding van zijn bevoegdheid. Dit geldt zowel in het geval van wettelijke als niet-wettelijke beperkingen van de vertegenwoordigingsbevoegdheid. Intern is de bestuurder gehouden tot een behoorlijke taakvervulling op grond van artikel 2:9 BW.8

Een belangrijke bepaling in het kader van vertegenwoordiging is ten slotte artikel 2:7 BW. Een rechtspersoon mag op basis van dit artikel in beginsel niet buiten zijn doel(omschrijving)9 handelen. Dit betekent dus dat een bestuurder in beginsel onbevoegd is om buiten het doel van de vennootschap te handelen. Op grond van artikel 2:7 BW kan de vertegenwoordigingshandeling door de rechtspersoon vernietigd worden, indien de wederpartij wist van de doeloverschrijding of dit zonder eigen onderzoek moest weten.

Omdat de statuten van de vennootschap in het handelsregister moeten worden ingeschreven (artikel 6 lid 1 Hrgw 2007), staat hiermee op basis van artikel 2:66/177 lid 1 BW ook het doel van de NV en de BV in het handelsregister. Op grond van artikel 2:7 BW heeft de wederpartij echter geen plicht om het doel van de rechtspersoon te onderzoeken. Hiermee heeft de wetgever willen bereiken dat een beroep op doeloverschrijding slechts in uitzonderlijke gevallen slaagt.10