Bijlage 3.2.1 Onderzoeksprotocol aanwending PPS-toeslag onderzoek en innovatie

PPS-toeslag, een subsidie gebaseerd op titel 3.2. van de Regeling nationale EZ subsidies (‘PPS-toeslagregeling’), wordt verleend en vastgesteld door de Minister van Economische Zaken en Klimaat (‘EZK’) aan Topconsortia voor Kennis en Innovatie (‘TKI’). Het TKI is aldus subsidieontvanger. Een TKI kan PPS-toeslag aanwenden voor innovatieactiviteiten of (zoals veelal het geval is) voor de uitvoering van samenwerkingsprojecten. In dat laatste geval ontvangen de deelnemers in samenwerkingsprojecten financiële middelen van het TKI (PPS-middelen, als gedefinieerd in paragraaf 1.2).

Dit onderzoeksprotocol heeft als doel het geven van aanwijzingen omtrent de reikwijdte en de intensiteit van de werkzaamheden aan de accountant van het TKI, belast met de controle van de door het TKI bij het Ministerie van EZK in te dienen aanvraag om vaststelling van de PPS-toeslag. De toepassing van het onderzoeksprotocol is beperkt tot het onderzoek ten aanzien van (het deel van) de vaststellingsaanvraag dat betrekking heeft op de PPS-toeslag die het TKI heeft aangewend voor samenwerkingsprojecten (artikelen 3.2.5 en 3.2.12 PPS-toeslagregeling). Dit onderzoeksprotocol ziet derhalve niet op controlewerkzaamheden voor (het deel van) de aanvraag tot vaststelling van PPS-toeslag die het TKI heeft aangewend voor eigen innovatieactiviteiten. Verder geldt dit onderzoeksprotocol enkel voor de consoliderende rol van de accountant in het kader van de vaststelling van PPS-toeslag (zowel programma- als projecttoeslagen) aangevraagd door het TKI, en geldt derhalve niet voor zijn (eventuele) eigen controlerol wanneer hij wordt ingeschakeld (a) door een TKI ter controle van de verantwoording van de aanwending van PPS-toeslag voor eigen innovatieactiviteiten of (b) door een deelnemer van een samenwerkingsproject ter controle van de verantwoording die deze deelnemer richting TKI moet aanleveren omtrent de besteding door die deelnemer van de ontvangen PPS-middelen.

Het Onderzoeksprotocol aanwending PPS-toeslag onderzoek en innovatie is opgesteld omdat deelnemers in samenwerkingsprojecten die PPS-middelen aanwenden hierover op verschillende wijzen tegenover het TKI verantwoording afleggen. In de praktijk zetten TKI’s de deelnemers in samenwerkingsprojecten er namelijk toe aan om de verantwoording van de besteding van de financiële middelen vorm te geven overeenkomstig de verantwoordingsmogelijkheden die voor subsidieontvangers gelden, al zijn deze deelnemers wat betreft de PPS-toeslag zelf geen subsidieontvanger. Zo kunnen bijvoorbeeld controleverklaringen aanwezig zijn. Of wordt de methodiek SiSa toegepast (single information, single audit). Het is ook mogelijk dat alleen bestuursverklaringen aanwezig zijn. Gegeven al deze verschillende wijzen van verantwoording, zou het eisen van een controleverklaring bij de aanvraag om subsidievaststelling door de accountant van een TKI conform bijlage 1.3 van de Regeling nationale EZ subsidies (RNES) resulteren in ongewenste administratieve lasten voor een TKI.

Voor de toepassing van dit onderzoeksprotocol wordt verstaan onder:

Waar in dit onderzoeksprotocol het begrip ‘PPS-toeslag’ wordt gehanteerd, wordt hieronder voor zover relevant tevens verstaan de toeslag die vóór de wijziging van titel 3.2 per 1 februari 2017 werd aangeduid als ‘TKI-toeslag’.

Een TKI is verplicht om na voltooiing van de activiteiten waarvoor de PPS-toeslag is verleend, een aanvraag tot vaststelling van de PPS-toeslag in te dienen.

Artikel 50, tweede lid, onderdeel c, Kaderbesluit nationale EZ-subsidies eist dat de subsidieontvanger bij de aanvraag om subsidievaststelling een controleverklaring van een accountant bijvoegt indien het subsidiebedrag € 125.000 of meer bedraagt. Uit deze controleverklaring moet blijken dat met de aanvraag wordt voldaan aan de voorschriften bedoeld in artikel 4:45 van de Algemene wet bestuursrecht.

De PPS-toeslagregeling biedt echter de mogelijkheid dat een TKI de aanvraag tot vaststelling van PPS-toeslag die wordt aangewend voor samenwerkingsprojecten vergezeld mag laten gaan van een rapport van feitelijke bevindingen dat met inachtneming van de voorschriften, opgenomen in het onderhavige onderzoeksprotocol (bijlage 3.2.1 bij de RNES), is vastgesteld. Dat rapport kan dan in plaats van de in het Kaderbesluit nationale EZ-subsidies bedoelde controleverklaring worden overgelegd. Voor de duidelijkheid wordt benadrukt dat indien het gaat om een verantwoording over PPS-toeslag van meer dan € 125.000 die is aangewend voor innovatieactiviteiten van een TKI zelf, voor dat specifieke deel nog altijd een controleverklaring bij de betreffende vaststellingsaanvraag moet worden gevoegd.

Hierboven is aangegeven dat TKI’s de PPS-toeslag veelal aanwenden door PPS-middelen te verstrekken aan de deelnemers in samenwerkingsprojecten. Deze deelnemers leggen aan een TKI verantwoording af over de aanwending van deze PPS-middelen middels een financiële kostenverantwoording. Een TKI stelt vervolgens een geconsolideerd overzicht op van alle samenwerkingsprojecten waarvoor het TKI de ontvangen PPS-toeslag heeft aangewend, waarbij is aangegeven welk deel van de ontvangen PPS-toeslag voor welk samenwerkingsproject is aangewend. Dit overzicht dient als basis voor de door het TKI in te dienen aanvraag tot subsidievaststelling voor de aanwending in samenwerkingsprojecten op grond van het Kaderbesluit nationale EZ-subsidies en de PPS-toeslagregeling.

In deze paragraaf worden aanwijzingen gegeven omtrent de reikwijdte en de intensiteit van de werkzaamheden aan de accountant van een TKI, indien het TKI de verleende PPS-toeslag geheel of gedeeltelijk heeft aangewend voor de uitvoering van samenwerkingsprojecten. Deelnemers in samenwerkingsprojecten worden in de praktijk door TKI’s ertoe aangezet om op zodanige wijze verantwoording af te leggen aan een TKI, dat het TKI in staat is om zelf te handelen in overeenstemming met de van toepassing zijnde RNES-bepalingen (met name wat betreft de informatieverstrekking aan Minister van EZK (de facto: de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl)). De mogelijke verantwoordingsvormen voor deelnemers jegens TKI’s worden beschreven in paragraaf 2.2 van dit document.

TKI’s consolideren alle financiële kostenverantwoordingen die ze van deelnemers in samenwerkingsprojecten hebben ontvangen. Op basis hiervan dienen TKI’s een aanvraag tot subsidievaststelling in bij RVO.nl. Deze aanvraag tot subsidievaststelling door een TKI dient vergezeld te gaan van een rapport van feitelijke bevindingen van de accountant van een TKI. Hiervoor wordt verwezen naar paragraaf 2.3 van dit onderzoeksprotocol.

De PPS-toeslag wordt op grond van artikel 3.2.2, RNES (PPS-programmatoeslag) of artikel 3.2.9, eerste lid, onderdeel a, RNES (PPS-projecttoeslag) toegekend aan een TKI, dat optreedt als subsidieontvanger. Aanwending van de PPS-toeslag door een TKI vindt met name plaats in de vorm van verstrekking van financiële middelen aan de deelnemers in samenwerkingsprojecten.

De daarop betrekking hebbende rapportage-structuur is als volgt ingericht:

Voor aanwending van PPS-toeslag door een TKI voor de uitvoering van samenwerkingsprojecten geldt qua verantwoording het volgende. Om het TKI in staat te stellen om jegens de Minister (RVO.nl) verantwoording af te leggen over de hier bedoelde aanwending van PPS-toeslag, stellen de afzonderlijke deelnemers in samenwerkingsprojecten ten behoeve van het TKI een financiële kostenverantwoording op met betrekking tot de aan hen (door het TKI) ter beschikking gestelde en door hen aangewende PPS-middelen. Tevens wordt door de afzonderlijke deelnemers in de financiële kostenverantwoording opgave gedaan van alle opbrengsten, waaronder subsidies, waarmee het programma/de activiteit waarop de PPS-toeslag betrekking heeft, mede is gefinancierd.

Voor deze financiële kostenverantwoording door de deelnemers in samenwerkingsprojecten is het volgende van belang. Met het oog op de door het TKI af te leggen verantwoording hanteert de accountant van het TKI bij het opstellen van een rapport van feitelijke bevindingen als uitgangspunt dat deelnemers in samenwerkingsprojecten die PPS-middelen hebben ontvangen, deze aanwending van PPS-middelen richting TKI verantwoorden volgens de hieronder beschreven controleregimes. Deze controleregimes zijn grotendeels equivalent aan de controleregimes die gelden in de relatie tussen subsidieverstrekker en subsidieontvanger:

Het TKI is verantwoordelijk voor de juiste en volledige toepassing van het door hem aan een deelnemer opgelegde verantwoordingsregime.

Onder stap 2 en in paragraaf 2.3 (opgesomde accountantswerkzaamheden) wordt nader uiteengezet hoe de TKI-accountant vervolgens omgaat met verantwoordingen van deelnemers in samenwerkingsprojecten die via het TKI aan de TKI-accountant ter beschikking zijn gesteld. In de kern geldt dat indien de accountant van het TKI vaststelt dat deelnemers, anders dan als uitgangspunt was genomen, niet op basis van bovenstaande controleregimes verantwoording afleggen richting TKI’s, dit als feitelijke constatering wordt opgenomen in het rapport van feitelijke bevindingen.

De TKI’s consolideren de financiële verantwoordingen van de kosten van de afzonderlijke deelnemers in samenwerkingsprojecten uit stap 1 tot één financiële kostenverantwoording. De TKI’s voegen de afzonderlijke financiële kostenverantwoordingen van de deelnemers in samenwerkingsprojecten dus samen tot één set en geven daarmee aan welk bedrag van de PPS-toeslag op basis van de financiële kostenverantwoordingen door een TKI als aangewend wordt beschouwd voor de kosten van de deelnemers in samenwerkingsprojecten.

Op de geconsolideerde financiële kostenverantwoording van alle partijen als geheel, wordt door de accountant van een TKI een NV COS 4400N-opdracht uitgevoerd. Dit betreft derhalve een opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden (zie verder paragraaf 2.3).

De uiteindelijke financiële rapportage die door een TKI aan de Minister (RVO.nl) wordt verstrekt bij de aanvraag tot vaststelling van PPS-toeslag die is aangewend voor samenwerkingsprojecten, bestaat in de kern vervolgens uit:

Het Kaderbesluit nationale EZ-subsidies en de PPS-toeslagregeling beschrijven welke eventuele overige stukken een TKI bij de betreffende vaststellingaanvraag dient te overleggen.

De accountant van een TKI is verantwoordelijk voor het opstellen van een rapport van feitelijke bevindingen bij de aanvraag om vaststelling van een PPS-toeslag die een TKI heeft aangewend voor de uitvoering van samenwerkingsprojecten. Deze opdracht betreft een Standaard 4400N opdracht. De werkzaamheden van de accountant moeten voldoen aan Standaard 4400N die onderdeel is van de nadere voorschriften Controle en overige standaarden (NV COS), die door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) zijn vastgesteld.

Het rapport van feitelijke bevindingen bevat de conform NV COS 4400N voorgeschreven elementen, beschrijft de werkzaamheden en bevindingen inzake de aspecten zoals genoemd in deze paragraaf van dit protocol. De accountant rapporteert conform de actuele NBA voorbeeldtekst HRAhoofdstuk 4.1: ‘Stramien voor een rapport van feitelijke bevindingen’. Een voorbeeldtekst is toegevoegd aan dit onderzoeksprotocol.

Het uitvoeren van een Standaard 4400N opdracht betekent dat de accountant van een TKI geen zekerheid verschaft, maar alleen onderzoeksbevindingen rapporteert. Dit protocol beschrijft de aandachtspunten voor het onderzoek. De gebruiker van het rapport moet zelf een oordeel vormen en zijn conclusies trekken. De accountant dient de aard, tijdfasering en omvang van de overeengekomen specifieke werkzaamheden met de opdrachtgever af te stemmen en in het rapport tot uitdrukking te brengen (zie Standaard 4400N).

De volgende werkzaamheden worden door de accountant verricht: