6.3.1 De ambtsinstructie voor de griffier

In § 4.4 is uitgebreid ingegaan op de Modelinstructie voor de griffier van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). In deze paragraaf wordt bezien op welke wijze de Nederlandse gemeenten het voorschrift uit het tweede lid van artikel 107a van de Gemeentewet in de praktijk brengen.

Uit de enquête komt naar voren dat ruim vier van de vijf1 respondenten daadwerkelijk over een ‘ambtsinstructie voor de griffier ’ beschikken. Dat de gemeenten, die niet over een dergelijke ambtsinstructie beschikken de potentiële doorwerking van deze ambtsinstructie niet doorgronden, blijkt uit de alternatieven, die ze voor deze instructie in hun systeem hebben opgenomen: ze hebben deze aanwijzingen grotendeels verwerkt in de taakomschrijving van de griffier of in werkafspraken. In procedurele regelingen dus, zonder inhoudelijke richtlijnen, die niet kunnen sturen in de inhoudelijke ondersteuning van de gemeenteraad.

Enkele gemeenten, zoals Amstelveen en Veghel, hebben de ambtsinstructie opgenomen in een andere, bredere verordening. Daarmee voldoen ze weliswaar aan de bedoeling van de wetgever, maar gaan ze voorbij aan de imperatief opgelegde opstelling van een ambtsinstructie uit het tweede lid van artikel 107a van de Gemeentewet. Weer andere gemeenten beschikken wel over een ambtsinstructie, maar laten er geen misverstand over bestaan welk belang hieraan wordt gehecht:

Opmerkelijk is de invloed van de grootte van de gemeente qua inwoners op de aanwezigheid van een ambtsinstructie voor de griffier. Waar nagenoeg alle3 kleine gemeenten4 over een dergelijke ambtsinstructie beschikken, is dit bij de gemeenten met meer dan 100.000 inwoners niet meer dan twee derde. Deze gemeenten geven geen verklaring voor het niet hebben van een ambtsinstructie. Enkele hebben een aantal regelingen – zoals hierboven al gezegd – verwerkt in een bredere verordening, maar dit is geen afdoende verklaring voor de relatief grote afwijking.

De verschillen per provincie zijn bij de ambtsinstructie voor de griffier nauwelijks aanwezig. Een verband tussen het beschikbaar hebben van een vastgestelde ambtsinstructie voor de griffier en de politieke samenstelling van de gemeenteraad is evenmin aantoonbaar.

Veruit de meeste5 gemeenten sluiten bij het opstellen van de ambtsinstructie voor de griffier inhoudelijk aan bij de modelinstructie van de VNG,6 ofschoon één op de acht7 gemeenten met een instructie, deze instructie sinds de eerste vaststelling niet meer geüpdatet hebben. Een vijftal respondenten verwijst naar de handreiking van de Vereniging voor Griffiers8 uit 2009, die in juli 2011 door het College voor Arbeidszaken van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten naar alle colleges (sic!) werd toegestuurd. Deze handreiking bevat eveneens een ‘Modelbesluit instructie griffier’,9 dat gezien kan worden als ambtsinstructie voor de griffier. Ofschoon de handreiking dus duidelijk door de VNG gepropageerd wordt, zal dit ‘modelbesluit’ nooit als officieel VNG-model in de daartoe bestaande databank worden opgenomen.