2.8.3.2 Rekening en verantwoording van de kosten van het onderzoek

Er is geen ruimte voor de Ondernemingskamer de kosten van het onderzoek vast te stellen op een bedrag hoger dan het beschikbare onderzoeksbudget.1 Dat geldt overigens tenzij gelijktijdig met de vaststelling van de kosten van het onderzoek een verzoek tot verhoging van het onderzoeksbudget wordt toegewezen. Mijns inziens mag een verhoging van het onderzoeksbudget echter niet zo laat in de onderzoeksfase worden verzocht, waarover par. 2.6.2. Wordt de vergoeding van de onderzoeker vastgesteld op een bedrag lager dan het onderzoeksbudget en heeft de geënquêteerde rechtspersoon of een directe financier de onderzoeker een voorschot verstrekt, dan zal de onderzoeker het te veel ontvangen bedrag moeten terugbetalen aan de rechtspersoon of directe financier als onverschuldigd betaald op grond van art. 6:203 BW. Verstrekte zekerheden kunnen worden beëindigd nadat de onderzoeker volledig is betaald. De Ondernemingskamer stelt de vergoeding van de onderzoeker ook vast als de onderzoeker reeds volledig is betaald. Ook dan kan de Ondernemingskamer de vergoeding van de onderzoeker nog op een lager bedrag vaststellen dan het bedrag dat de geënquêteerde rechtspersoon of een directe financier reeds heeft voldaan. De onderzoeker zal dan het te veel ontvangen bedrag moeten terugbetalen, als onverschuldigd betaald.

De declaratie van de onderzoeker moet ten minste inzicht verschaffen in de aard en omvang van de verrichte werkzaamheden, de daaraan bestede tijd, het gehanteerde uurtarief en, indien van toepassing, de verdere kosten waaronder die van het inschakelen van derden, zo volgt uit bepaling 4.5 van de Leidraad. Ook de begroting van de onderzoeker dient ten minste inzicht te verschaffen in deze onderdelen (par. 2.5.2.1).

In bepaling 5.4 van de AAS was eenzelfde voorschrift opgenomen. Hermans heeft opgemerkt dat in de AAS – nu Leidraad – verduidelijking kan worden geboden ten aanzien van de aard en omvang van de verrichte werkzaamheden. Volgens Hermans kunnen in ieder geval worden onderscheiden: de organisatie van het onderzoek, de behandeling van procedures door de Ondernemingskamer of raadsheer-commissaris, de oriëntatiefase, datacollectie en data-analyse, het voeren van formele gesprekken en de voorbereiding daarvoor, het opstellen van het concept onderzoeksverslag, hoor en wederhoor en het opstellen van het definitieve onderzoeksverslag, en nawerkzaamheden.2 Ik vraag mij af of een dergelijke verduidelijking nodig is. Belangrijk is dat de onderzoeker de aard en omvang van de door hem verrichte werkzaamheden duidelijk omschrijft. Generieke omschrijvingen van werkzaamheden als voorgesteld door Hermans kunnen daarbij behulpzaam zijn, maar mijns inziens doet de onderzoeker er vooral goed aan de door hem verrichte werkzaamheden nauwkeurig te beschrijven. Zo zal de onderzoeker niet alleen moeten administreren ‘het voeren van formele gesprekken en de voorbereiding daarvoor’, [aantal uren] x [uurtarief], maar moet hij bijvoorbeeld ook administreren wie hij wanneer heeft gesproken.