3.5 Te laat ingediende stukken

Als partijen voorafgaand aan de zitting, al dan niet op instructie van de rechter, nog nadere informatie naar de rechtbank willen sturen, moeten zij dat in beginsel uiterlijk twee weken voor de zitting doen. Dat volgt uit artikel 1.12 van het Landelijk Reglement voor de Civiele Rol bij de rechtbanken. In dit onderzoek is bekeken hoe de rechter tijdens de onderzochte zittingen omgaat met stukken die door partijen te laat zijn ingediend. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen stukken die voorafgaand aan de zitting te laat door partijen naar de rechtbank zijn gestuurd en stukken die partijen tijdens de zitting voor het eerst aan de rechter laten zien. De resultaten die in deze paragraaf worden gepresenteerd, zijn uitsluitend gebaseerd op observaties tijdens de onderzochte zittingen (wat zegt de rechter erover tegen de aanwezigen?). Er zijn over dit onderwerp dus geen vragen aan de procesdeelnemers of de rechter gesteld.

In totaal heeft de rechter bij negen zaken (12.0%) van de Rechtbank ‘ s-Hertogenbosch en tien zaken (13.3%) van de Rechtbank Utrecht stukken voorafgaand aan de zitting te laat ontvangen. Bij de Rechtbank ‘s-Hertogenbosch zijn de stukken in al deze zaken toegelaten. Bij de Rechtbank Utrecht is dat in zeven van de tien zaken gebeurd. In de overige drie zaken heeft de rechter in één zaak de stukken geweigerd, heeft hij in de tweede zaak een nieuwe comparitie gelast omdat de advocaat van de wederpartij bezwaar maakte tegen toelating van de stukken en heeft de rechter in de derde zaak gezegd dat hij eerst wilde afwachten of partijen tijdens de zitting een schikking zouden overeenkomen.

De onderzoekers hebben ook geobserveerd welke redenen de rechter tijdens de onderzochte zittingen noemde om een stuk al dan niet toe te laten. De (enige) rechter in Utrecht die de te laat toegestuurde stukken weigerde (en verder buiten beschouwing liet) deed dat omdat hij er zelf geen kennis meer van had kunnen nemen en de wederpartij ook niet. De redenen van de negen rechters in ‘ s-Hertogenbosch en de zeven in Utrecht die de te laat ingediende stukken wél toelieten, staan weergegeven in tabel 20. De totalen onderin de tabel zijn minder dan de optelling van de cijfers in de kolommen erboven omdat de rechter in een aantal zaken meerdere redenen/overwegingen heeft genoemd om stukken toe te laten. Wat opvalt, is dat bij vier van de zeven zaken van de Rechtbank Utrecht door de rechter niet werd verteld waarom hij de te laat toegestuurde stukken toeliet.

Als partijen stukken te laat indienen is het mogelijk dat de rechter daarop — afgezien van het verder buiten beschouwing laten van stukken — een sanctie stelt. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een kostenveroordeling in verband met een extra procedurehandeling of een kostenveroordeling bij voortzetting van de zitting op een andere datum. In dit onderzoek is een dergelijke sanctie bij geen enkele zitting op het te laat indienen van stukken gesteld.

Bij 18 zittingen van de Rechtbank ‘ s-Hertogenbosch (24.0%) en negen zittingen van de Rechtbank Utrecht (12.0%) werden ter zitting voor het eerst stukken getoond. Bij al deze zittingen van de Rechtbank Utrecht en bij 13 van de 18 zittingen van de Rechtbank ‘ s-Hertogenbosch werden deze stukken toegelaten. Bij één zaak werd slechts een deel van de stukken toegelaten. Bij twee zaken werden de stukken geweigerd. In één zaak liet de rechter zich hier niet over uit omdat hij eerst wilde kijken of partijen er samen uit zouden komen tijdens de zitting. Ten slotte merkte de rechter in één zaak op dat partijen alleen onderling van de stukken kennis hadden genomen.

Welke redenen noemden rechters om stukken die voor het eerst ter zitting getoond werden, al dan niet toe te laten? Bij de twee zaken bij de Rechtbank ‘s-Hertogenbosch waar de stukken geweigerd werden (en verder buiten beschouwing werden gelaten) gaf de rechter in één zaak geen reden aan en bij de andere zaak gaf de rechter als toelichting dat dat stuk reeds bij dagvaarding ingediend had moeten worden en dat de advocaat maar genoeg exemplaren van het stuk naar de zitting had moeten meebrengen. Bij de zitting in ‘s-Hertogenbosch waar de rechter slechts een deel van de stukken heeft toegelaten, werden alleen die stukken toegelaten waartegen de wederpartij geen bezwaar maakte. De redenen die de rechters gaven in de 13 zittingen in ‘s-Hertogenbosch en de negen zittingen in Utrecht waar de ter zitting ingediende stukken wél toegelaten werden, staan weergegeven in tabel 21. In deze tabel valt op dat de rechters bij beide rechtbanken in bijna de helft van de zaken niet vertellen waarom de pas ter zitting ingediende stukken worden toegelaten.

De rechters hebben bij geen enkele onderzochte zitting een sanctie gesteld op het te laat (in dit geval: ter zitting) indienen van stukken, afgezien van het buiten beschouwing laten van stukken.

Deze bevindingen zijn in lijn met de conclusies van Verschoof (2004) op basis van de vragenlijsten die hij heeft uitgezet onder comparitierechters. Meer dan de helft van de rechters in zijn onderzoek geeft aan dat er in een kwart of minder van de zaken stukken te laat naar de rechtbank worden gestuurd. Volgens 88% van de rechters geldt eenzelfde percentage voor stukken die voor het eerst ter zitting getoond worden. Ook komt uit Verschoof’ s (2004) onderzoek naar voren dat rechters het buiten beschouwing laten van een stuk zoveel mogelijk vermijden en dat de termijn voor het toesturen van stukken in de praktijk vaak wordt overschreden, maar dat de rechter daaraan slechts zelden de consequentie verbindt dat het stuk wordt geweigerd.